Gestionnaire Administratif F / H

KEDGE BS; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

KEDGE Business School is seeking a Gestionnaire Administratif for a 3-month contract in Marseille. The role involves coordinating educational activities, managing juries, and overseeing budgetary tasks. Ideal candidates should have significant experience, strong organizational skills, and proficiency in accounting software.

Prestations

Carte ticket restaurant

Prime de transport

Accès salle de sport

Mutuelle et prévoyance

30 jours ouvrés de congés payés / an

20 JRTT / an

Qualifications

• Expérience significative souhaitée sur un poste similaire.
• Niveau d’anglais B1 minimum, B2 souhaité.

Responsabilités

• Coordination des activités pédagogiques avec les Directeurs de programme.
• Organisation des jurys de passage et de diplômes.
• Gestion budgétaire et administrative.

Connaissances

Comptabilité

Communication

Organisation

Autonomie

Flexibilité

Outils

Oracle

Cegid

Sage

Office 365

Description du poste

KEDGE Business School est une Ecole de management française de référence présente sur 4 campus en France (Paris, Bordeaux, Marseille et Toulon), 2 en Chine (Shanghai et Suzhou), 2 en Afrique (Sénégal et Cote d'Ivoire) et 6 campus associés (Avignon, Bastia, Bayonne, Mont-de-Marsan,Dakar, Abidjan).

KEDGE BS propose une offre de 38 formations en management et en design, pour étudiants et professionnels, et déploie des formations sur-mesure pour les entreprises au niveau national et international.

Les enseignants chercheurs de KEDGE contribuent à l'avancée des connaissances en management à travers des travaux de recherche appliquée et fondamentale. Ils sont à l'origine d'une production de publications, ouvrages, colloques... qui place l'école au premier rang des Business Schools françaises en matière de recherche.

Classée par le Figaro Etudiant et Challenges8e meilleure Business School en France et 34e Europe du classement Financial Times,KEDGE Business School est accréditée AACSB , EQUIS et AMBA , reconnue et visée par l'Etat français, et membre de la Conférence des Grandes Ecoles .

Au sein de la Direction des Opérations des Programmes, nous recrutons un Gestionnaire Administratif (F / H) en contrat à durée déterminée sur notre campus de Luminy pour une durée de 3 mois.

Vous trouvaillerez au sein d’une équipe de 5 personnes réparties sur les campus de Talence et Marseille.

VOS MISSIONS PRINCIPALES SERONT LES SUIVANTES :

1 / Coordination des activités pédagogiques avec les Directeurs de programme et la Faculté pour tous les programmes :

• Préparation des plans de formation et des calendriers en relation avec les Directeurs de programme et la Faculté
• Etre référent.e du service planification sur tout changement / modification des plans de formation

2 / Gestion des Jurys de passage et de diplômes :

Organisation des jurys de passage et de diplômes et établissement des documents dédiés (matrice des tableaux de jury, décisions, PV)

Préparation des PV de sortie pour le Rectorat et pour le service de la Pédagogie

Etablissement et suivi des courriers des décisions pour les étudiants, en redoublement, ajournés ou non diplômés

Suivi de la facturation des décisions en lien avec le service comptable

Gestion des démissions, exonérations et suivi des dossiers

En cas de réinscription, établissement des devis et suivi de la procédure

3 / Gestion budgétaire et administrative :

Etablissement des demandes d’achats et suivi budgétaire des factures pour tous les programmes

Gestion des Intervenants Occasionnels (bons de commande pour les prestataires)

Reporting des dépenses

4 / Gestion des missions règlementaires :

Conseils de disciplines : préparation, convocations et suivi

5 / Assistanat de Direction :

Organisation des déplacements de deux directeurs

Organisation de l’agenda de deux directeurs

Saisie des notes de frais de deux directeurs

PROFIL RECHERCHE ET COMPETENCES METIER :

Expérience significative souhaitée sur un poste similaire

Connaissances en comptabilité

Utilisation d’un logiciel comptable et / ou d’un logiciel de recouvrement (Oracle, Cegid, Sage)

Compétences relationnelles et en négociation clients via différents canaux de communication (mails, téléphone, face à face)

Maitrise d’Office 365, notamment Excel

Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance

Capacité d’organisation, priorisation et rigueur

Niveau d’anglais B1 minimum, B2 souhaité

SOFT SKILLS :

Autonomie

Rigueur

Sens du service client

Adaptabilité, flexibilité

Diplomatie

Réactivité

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Statut : Non cadre

Rémunération fixe sur 13 mois

30 jours ouvrés de congés payés / an + 20 JRTT / an

Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance

Prise de poste : Mai 2025

L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité / pérennité et inclusivité.