Assistant direction

JR France; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fondation à taille humaine recherche un(e) assistant(e) de direction pour son siège à Caluire et Cuire, proche de Lyon. Le candidat idéal devra assurer l'organisation de l'accueil, le secrétariat de direction, et la gestion de divers dossiers administratifs. Ce poste requiert des qualités relationnelles, une grande rigueur et une maîtrise des outils bureautiques.

Prestations

Prime Ségur

Remboursement des titres de transport (50%)

Qualifications

• Confidentialité absolue et discrétion exigées.
• Maîtrise des outils de bureautique, notamment Word et Excel.
• Capacité d’adaptation et gestion du stress.

Responsabilités

• Organiser la fonction accueil et assurer le secrétariat de direction.
• Gérer les dossiers administratifs et la circulation de l’information.
• Assurer le suivi des dossiers de Legs et d’Assurance Vie.

Connaissances

Confidentialité

Diplomatie

Organisation

Gestion du stress

Outils

Word

Excel

Description du poste

Vous aimez aller à la rencontre des autres ? Vous avez envie de travailler dans une entreprise à taille humaine dans le secteur social ?

Alors nous vous attendons !

La Fondation AJD recrute un/une assistante de direction pour son siège social à Caluire et Cuire (proche de Lyon).

L’assistant(e) de direction est basé(e) au siège de la Fondation. Sous la responsabilité directe des trois membres du directoire et en dernier recours du Directeur Général, l’Assistant(e) de direction est une clé du fonctionnement de la Fondation dont il/elle assure :

• D’une part l’organisation de la fonction accueil
• D’autre part le suivi puis le classement des différents dossiers
• Enfin la réalisation de certaines activités spécifiques

Description du Poste

Il/elle organise la fonction accueil :

• L’accueil physique et téléphonique au 3 montée du petit Versailles ; la qualité de vie des équipes résidentes ou venant sur le site (en lien avec le DGA) ; la participation des mécènes et donateurs (en lien avec la responsable des partenariat et responsable communication)
• L’accueil téléphonique avec le filtrage qui en découle

Il/elle assure le secrétariat de direction pour le compte des 3 membres du directoire :

• Gestion agenda, planning, rendez-vous, suivi des différentes instances et notamment préparation des dossiers, convocations, ….
• Maîtrisant l’outil numérique, il/elle se dote d’un chrono et de tableaux de bord pour la gestion des différents dossiers dont il/elle a la charge du suivi.
• Gestion Electronique des documents du siège et de la Fondation
• Rédaction des courriers
• Suivi des procédures légales à mettre en œuvre : information Préfecture, si besoin porter le point aux instances idoine, votes, procès-verbaux, etc.
• Participation aux réunions mensuelles de fonctionnement des salariés du siège et au Conseil de Surveillance dont elle rédige les comptes rendus ou procès-verbaux
• Organisation logistique des différentes réunions (salle, repas, prise de contact avec les prestataires)

Il/elle assure la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différents services (fonctions supports, établissements et partenaires)

Il/elle apporte un soutien particulier au service communication dans la gestion des dons notamment.

Il/elle a en charge le suivi des dossiers de Legs et d’Assurance Vie :

• Constitution des dossiers et analyse des projets d’acte à destination ou en provenance des notaires en vue de leur acceptation par Directoire et/ou Conseil de Surveillance ; relations avec les intervenants impliqués dans les dossiers (notaires, assurances, préfecture, impôts, colégataires, agents immobiliers, …)
• Suivi des Dossiers de succession et d’assurance vie de l’ouverture jusqu’à l’encaissement
• Suivi de l’exécution des charges testamentaires

Il/elle met en place les procurations bancaires en lien avec les établissements et réalise les ouvertures de comptes

Il/elle gère des dossiers administratifs transversaux pour l’ensemble de la Fondation et les plateformes

Il/elle organise les évènements liés à l’activité de la Fondation

Profil souhaité

• Confidentialité absolue, discrétion, rigueur
• Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
• Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
• Savoir être réactif et disponible – Autonomie – Sens aigu de l’initiative
• Capacité d’adaptation et gestion du stress
• Maîtrise des outils de bureautique : connaissance des principaux logiciels : Word, Excel
• Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
• Bonne expression orale et écrite
• Respect des procédures et des normes
• Capacité à faire circuler l’information

Informations importantes

• Poste à pourvoir dès que possible
• Poste basé à Caluire et Cuire
• Rémunération en fonction du profil et de l’expérience selon la grille de la CCN66

Les avantages

• Prime Ségur
• Remboursement des titres de transport (50%)