chargé.e de mission événementiel

Ville de L'Île-Saint-Denis; L'Île-Saint-Denis; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une commune dynamique et engagée recherche un Chargé.e événementiel pour orchestrer des événements festifs et culturels. Vous serez au cœur de l'organisation, de la planification à la mise en œuvre, en garantissant la qualité et la sécurité des manifestations. Ce rôle vous permettra de collaborer avec divers partenaires et de contribuer à la valorisation de l'image de la collectivité. Si vous êtes passionné par l'événementiel et que vous souhaitez faire une différence dans une communauté en plein essor, cette opportunité est faite pour vous.

Prestations

Prime annuelle

Prévoyance

Participation mutuelle

Comité des œuvres sociales

Qualifications

• Connaissances techniques des matériels du secteur évènementiel.
• Maîtrise de la réglementation applicable au secteur, notamment en matière de sécurité.

Responsabilités

• Concevoir et organiser des événements municipaux et associatifs.
• Gérer les relations administratives et opérationnelles avec les partenaires.
• Assurer le suivi logistique et administratif des projets.

Connaissances

Gestion d'événements

Planification

Communication

Coordination

Gestion budgétaire

Négociation

Formation

Bac + 3

Expérience de 3 ans minimum

Outils

Outils de gestion d'événements

Description du poste

L’Île- Saint-Denis est une commune insulaire en Seine-Saint-Denis de près de 9 000 habitants, surclassée dans la strate démographique des communes comprises entre 10 000 et 20 000 habitants, dirigée par une équipe municipale citoyenne, écologique et solidaire, en fort développement (éco-quartier fluvial, village olympique JO 2024, NPNRU), membre de l’établissement public territorial Plaine commune.

Dans la continuité de sa dynamique, L’île-Saint-Denis consacre une part importante de son budget pour rénover son patrimoine sportif, ses écoles, ses bâtiments administratifs.

La Direction du rayonnement et attractivité recrute, par voie statutaire ou contractuelle :

Un.e Chargé.e événementiel pour un accroissement temporaire d’activité (contrat de 3 à 6 mois)

(Cadre d’emploi des Rédacteurs Territoriaux)

Au sein de la Direction Rayonnement attractivité, sous la responsabilité de la Directrice Rayonnement attractivité, en lien avec les services municipaux (notamment vie associative, technique, communication, tranquillité et culture) et les partenaires, le.la chargé.e de mission événementiel conçoit, organise, et met en œuvre les événements institutionnels, festifs et culturels de la ville, dans une logique de transversalité.

Il.elle assure le suivi logistique, administratif et juridique des projets notamment dans leur préparation scénographique, technique et logistique.

Il.elle assure la coordination et la mise en cohérence globale de la programmation des évènements.

Il.elle est garant du bon déroulement des événements, des cérémonies et protocoles, tout en contribuant à la valorisation de l’image de la collectivité.

Missions :

-Assurer le pilotage et l’accompagnement organisationnel des manifestations municipales et associatives :

- Assurer la conception et mise en œuvre des évènements, chercher à en améliorer la qualité et l'organisation,

- Assurer la planification ainsi que les différents rétroplannings des événements et gérer l'agenda des manifestations en centralisant l'ensemble des demandes des services municipaux, des associations et autres partenaires,

- Centraliser et optimiser les demandes logistiques événementielles des services et associations (réservation de salle, de matériel, etc…)

- Gérer les relations administratives et opérationnelles avec les partenaires institutionnels, privés et les prestataires

- Gérer et suivre les budgets liés aux événements

- Mettre en place des outils de suivi et de gestion

- S’assurer de la bonne communication des événements

Organisation, planification et mise en œuvre des événements :

- Concevoir ou co-concevoir et organiser les événements municipaux (vœux du maire, fête de la ville, L’Île-Saint-Denis Plage, Marché de Noël, fêtes de quartier, inaugurations, etc.) et des projets internes (fêtes du personnel, animations ponctuelles), en lien avec les services concernés.

- Piloter l'organisation des évènements (aspects administratifs, juridiques, techniques, logistiques…),

- Coordonner l’ensemble des intervenants sur les évènements : personnel communal et prestataires (en amont et pendant l'évènement),

- Préparer les aspects logistiques et juridiques : réservations, demandes d’autorisations, mise à disposition des équipements, gestion des prestataires.

-Identifier les partenaires, prestataires, …

- Assurer le suivi des manifestations en matière de sécurité (plans de sécurité, déclarations, présence des services de secours, sécurité privée et associations de secourisme, …)

- Rédiger les supports nécessaires : fiches techniques, feuilles de route, bilans d’événements.

- Être présent(e) sur le terrain lors des événements pour en assurer le bon déroulement.

Coordination - Travail en transversalité :

- Collaborer étroitement avec les services techniques, la communication, la sécurité, et les partenaires externes (associations, commerçants, institutions).

- Organiser et animer des réunions interservices mensuelles

- Identifier et formaliser les besoins des services partenaires pour chaque projet.

- Garantir une circulation fluide de l’information entre les différents acteurs.

- Gérer l’agenda des évènements

- Centraliser les demandes / informations concernant les évènements des associations

Suivi administratif et financier:

- Participer à la préparation des budgets prévisionnels et suivre les dépenses.

- Assurer la gestion administrative et budgétaire des événements.

- Piloter les marchés, commandes, appel à manifestation d'intérêt nécessaires à la réalisation des évènements.

- Travailler sur la recherche de financements et le suivi des subventions

- Traiter les démarches administratives liées aux événements (déclarations SACEM, GUSO, sécurité).

Encadrement - coordination

- Participation au recrutement des équipes ponctuelles et à la définition de leurs missions (établissement des feuilles de route...)

- Encadrement/Coordination des équipes mobilisées lors des événements (agents, vacataires, prestataires, associations) lors des événements municipaux.

Proposition et innovation:

- Proposer des animations et événements originaux et adaptés aux publics cibles.

- Assurer une veille sur les tendances événementielles et les pratiques innovantes.

- Contribuer à la recherche de partenariats et financements

- Evaluation / amélioration de la qualité de évènements

Communication

- mise en oeuvre en lien avec le service communication du plan de communication des évènements

- Diffusion aux partenaires ( presse, relais locaux culture, tourisme, …)

Profil :

Bac + 3 ou expérience de 3 ans minimum dans le domaine

Savoirs et Savoir-faire :

- Connaissances techniques des matériels du secteur évènementiel et logistique,

- Maîtrise de la réglementation applicable au secteur, notamment en matière de sécurité,

- Agencement de l’espace, sens artistique,

- Planification,

-Connaissance des mécanismes budgétaires et de la réglementation des marchés publics,

- Compétences managériales,

- Permis B conseillé

Savoir-être :

- Grande disponibilité (souplesse d'horaires, interventions certains week-ends et en soirée),

- Réactivité,

- Organisation et rigueur,

- Sens de la communication et de l’écoute,

- Qualités relationnelles et diplomatie,

- Sens du travail en équipe et en transversalité,

- Aptitude à la négociation.

Compétences techniques

Bonne connaissance des Collectivités territoriales et du statut de la Fonction Publique Territoriale

Rémunération : Statutaire / I.F.S.E. / Prime annuelle / Prévoyance / Participation mutuelle / Comité des œuvres sociales

Poste à pourvoir dès que possible

Profil de poste complet disponible sur le site Internet de la commune www.lile-saint-denis.fr

Merci d’adresser vos CV et lettre de motivation à :

Monsieur le Maire

Hôtel de Ville

Direction des ressources humaines

1 rue Méchin

93450 L’Île-Saint-Denis

[e-mail]