Assistant.e de direction- IRA de NANTES H/F

TN France; Pays de la Loire; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une institution publique recherche un(e) Assistant(e) de direction pour un poste à temps incomplet (50%) à l'IRA de Nantes. Le candidat idéal apportera un soutien administratif à la direction et aux différents pôles, tout en étant rigoureux et doté d'une bonne aisance relationnelle. Une expérience en gestion administrative est souhaitée.

Qualifications

• Agent.e expérimenté.e en gestion administrative.
• Connaissance de l'environnement administratif.
• Expérience en tant qu'assistant.e de direction appréciée.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique au niveau de la direction.
• Gérer l'agenda de la directrice et organiser ses déplacements.
• Contribuer à la gestion et l'organisation du concours.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel et politique

Aisance relationnelle

Rigueur

Sens de l'organisation

Formation

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Description du poste

Assistant.e de direction- IRA de NANTES H/F, Loire-Atlantique

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique

Loire-Atlantique, France

Description du poste

L'assistant.e de direction est un agent du secrétariat général de l'IRA, fonctionnellement rattaché à la directrice de l'IRA.
Il ou elle apporte un appui administratif à la directrice, mais également à l'ensemble des directions et pôles de l'IRA.
Il ou elle assure notamment les missions suivantes:
Appui administratif à la directrice :
- assurer l'accueil physique et téléphonique au niveau de la direction
- gérer l'agenda de la directrice et la messagerie de la boîte fonctionnelle de la direction
- assurer l'organisation des déplacements de la directrice et des réunions qu'elle pilote
- organiser les séances du conseil d'administration, en lien avec le secrétaire général
- Recueillir, compiler et consolider des informations internes ou externes à l'IRA sous forme de supports écrits (courriers, notes de service, tableaux, PTT …)
Appui transverse aux autres services et pôles de l'IRA :
- Contribuer à la gestion et l'organisation du concours (recevabilité des dossiers, accueil dans les locaux, etc.) en appui de la direction de la formation initiale
- Organiser les élections des représentants des élèves attachés aux différentes instances
- Gérer le fichier des contacts de l'IRA (partenaires, intervenants, etc.)
- Réorganiser l’arborescence informatique de l'IRA
- Apporter son concours, en tant que de besoin, à l'activité des directions et pôles

Conditions d'exercice particulières

Poste à temps incomplet (50%)

Description du profil recherché

Agent.e expérimenté.e en matière de gestion administrative.
Agent.e ayant une connaissance de l'environnement administratif.
Une expérience en tant qu'assistant.e de direction serait appréciée.
Agent ayant le sens du relationnel et le goût du travail en équipe.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP