Adjoint administratif (H/F) - Pôle Santé Publique - Groupement Hospitalier Sud

L’UTEP répond aux missions départementales définies par l’ARS:

1. Assurer un accompagnement méthodologique à la construction d’un programme d’ETP, son déploiement et la réalisation des évaluations
2. Organiser et dispenser des formations à l’ETP
3. Faire connaître l’existence, les missions de l’UTEP
4. Organiser et animer des colloques
5. Travailler en collaboration avec les associations de patients et d’usagers

La secrétaire est placée sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du coordinateur de l’UTEP. Une supervision est assurée par la cadre administrative du pôle.

Fonction de secrétariat:

1. Gérer les appels téléphoniques et les agendas et apporter un premier niveau de réponse
2. Gérer la messagerie en renvoyant les demandes aux personnes concernées selon le besoin et assurer les missions suivantes :

• Réserver les salles, le matériel
• Réaliser les démarches administratives afférentes à ces missions
• Préparer les listes de présences, suivre les inscriptions
• Accueillir les participants

Formaliser des documents et gérer la communication:

• Prendre des notes, rédiger les comptes-rendus de réunions
• Mettre en forme les documents, les outils pédagogiques ou d’évaluation
• Mettre en forme les dossiers de déclaration des programmes ARS, les rapports d’auto-évaluation annuelles et quadriennales
• Pré-saisir les dossiers de déclaration sur le site de l’ARS
• Mettre à jour la base documentaire dans le logiciel de gestion documentaire HCL
• Participer à la mise à jour des programmes d’ETP sur le site internet des HCL
• Développer la communication sur les réseaux sociaux dans le respect des principes HCL

Gérer les formations avec les services de la DRHF:

• Suivre les demandes de formation
• Tenir à jour les tableaux d’inscription aux différentes formations
• Transmettre la liste des inscrits validée par l’UTEP à la direction de la formation des HCL
• Assurer le suivi des conventions de formation pour les participants hors HCL
• Envoyer les mails d’information aux participants
• Préparer les attestations de formation
• Assurer le suivi des fiches d’émargements
• Mettre à jour les diaporamas
• Participer à la démarche Qualiopi
• Reprographier les documents ou se mettre en lien avec la personne référente pour les formations hors site

Gérer administrativement les projets et les enquêtes:

• Création sur logiciel informatique
• Saisie et extraction des données

Gérer les commandes, demandes de prestation, ordres de mission, état de frais:

• Expérience de secrétariat aux HCL
• Aptitude au travail en équipe
• Maîtrise des outils informatiques: Word, Excel, Power Point, ACCESS, Google Forms, …
• Utilisation des applications informatiques institutionnelles: Easily, Outlook…
• Connaissance de l’environnement hospitalier et libéral
• Capacité à une collaboration fonctionnelle en équipe, à organiser et à restituer des activités
• Aptitude aux relations humaines: médiation, maîtrise de soi, gestion du stress, communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs, sens de la hiérarchie, confidentialité
• Autonomie et capacité de prise d’initiatives dans les limites de sa fonction
• Qualité organisationnelle, rigueur, adaptabilité, transmission et gestion des priorités
• Capacités rédactionnelles
• Capacité à rendre compte

Poste à 50% à repos fixe avec présence obligatoire les mardis et jeudis.

Base 18h45 hebdomadaires, 8 RTT et 14 CA.

Amplitude horaire: 9h-17h.

Bureau localisé à l’hôpital Henry Gabrielle 20 route de Vourles 69230 Saint Genis Laval.