Office Manager F/H

JR France; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Un groupe indépendant de services à l'énergie recherche un Office Manager à Paris. Le candidat garantira le bon règlement des factures des prestataires juridiques et fournira un soutien administratif. Les responsabilités incluent la gestion des prestataires, l'assistance à la direction juridique, et le suivi du budget. Une expérience dans un environnement juridique ou administratif est requise.

Qualifications

• Expérience significative dans un poste similaire, idéalement dans un environnement juridique ou administratif.

Responsabilités

• Gestion des prestataires et des commandes, suivi des factures.
• Assistanat général de la Direction Juridique, organisation des déplacements professionnels.
• Suivi du budget et des documents légaux.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Relationnel

Formation

Expérience significative dans un poste similaire

Outils

Oxalys

Description du poste

Premier Groupe Français Indépendant De Services à L'énergie Et à L'environnement, Nous Sommes Présents Sur L'ensemble De La Chaîne De Valeur Énergétique. Notre Ambition, Décarboner Les Territoires Au Travers Nos Activités :

• La production d'énergie (usines de valorisation énergétique des déchets, méthaniseurs, centrales biomasse, géothermie, solaire…)
• La distribution d'énergie (réseaux de chaleur et de froid)
• Les services énergétiques (maintenance ou travaux d'efficacité énergétique, gestion multi-technique de bâtiments…)

Afin d'améliorer les performances du Groupe Idex en matière de règlement des prestataires, la Direction Juridique souhaite recruter un Office Manager. Ce poste aura pour mission principale de garantir le bon règlement des factures des prestataires juridiques et de fournir un soutien administratif global au service.Sous la supervision de la Directrice Juridique, le gestionnaire administratif assurera les tâches suivantes :Gestion des prestataires et des commandes

• Création des prestataires dans l'outil interne du Groupe (Oxalys)
• Établissement et suivi des commandes dans le système, en veillant à leur conformité
• Suivi des écarts entre les montants réceptionnés et les montants facturés (commandes non réceptionnées, commandes soldées, etc.)
• Suivi des litiges liés aux factures et gestion de leur résolution en collaboration avec la Direction Comptabilité
• Suivi des réclamations des prestataires et maintien d'une communication fluide avec eux

Assistanat général de la Direction Juridique

• Gestion du courrier de la Direction Juridique
• Accueil des visiteurs et réservation de salles de réunion
• Organisation des déplacements professionnels (réservations de transport, hébergement, etc.)

Suivi du budget et des documents légaux

• Suivi du budget alloué à la Direction Juridique, avec la gestion des dépenses et des facturations
• Préparation et suivi des documents légaux et financiers relatifs à l'activité de la Direction Juridique

Relations internes et externes

• Maintien de relations de qualité avec les différents services internes, notamment avec la Direction Comptabilité, afin de garantir une gestion fluide des processus financiers
• Relation avec les prestataires pour garantir une bonne communication et une résolution rapide des litiges et réclamations

Compétences Requises :

• Compétences techniques :
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (notamment l'outil Oxalys ou des outils similaires)
• Connaissance des processus administratifs liés aux prestataires et à la gestion des factures
• Bonne compréhension des enjeux liés à la gestion de budget et des documents légaux

• Qualités requises :
• Rigueur et précision dans le suivi des tâches et des échéances
• Excellentes compétences organisationnelles
• Bonnes qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe et à gérer des relations internes et externes
• Sens du service et capacité à gérer des situations de conflit ou de litiges de manière professionnelle
  

Formation Et Expérience :

• Expérience significative dans un poste similaire, idéalement dans un environnement juridique ou administratif
• Une expérience dans l'utilisation de logiciels de gestion des achats ou de gestion des prestataires est un plus
• Compétences techniques :
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (notamment l'outil Oxalys ou des outils similaires).
• Connaissance des processus administratifs liés aux prestataires et à la gestion des factures.
• Bonne compréhension des enjeux liés à la gestion de budget et des documents légaux.
• Qualités requises :
• Rigueur et précision dans le suivi des tâches et des échéances.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Bonnes qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe et à gérer des relations internes et externes.
• Sens du service et capacité à gérer des situations de conflit ou de litiges de manière professionnelle.

Formation Et Expérience :

• Expérience significative dans un poste similaire, idéalement dans un environnement juridique ou administratif.
• Une expérience dans l'utilisation de logiciels de gestion des achats ou de gestion des prestataires est un plus.