Office Manager H / F

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Un ministère recherche un Office Manager pour soutenir la direction dans l'amélioration des conditions de travail des agents. Le candidat idéal coordonnera les opérations quotidiennes, gérera les fournitures et participera à l'aménagement des espaces de travail. Une expérience confirmée est souhaitée.

Qualifications

• Expérience confirmée sur un poste similaire souhaitée.
• Connaissance des SPM et des MEF souhaitée.

Responsabilités

• Coordonne les intervenants pour le fonctionnement courant et l'entretien des espaces.
• Gère les achats de fournitures et assure la gestion du parc audiovisuel.
• Organise des réunions et assure le suivi des courriers.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel et politique

Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication

Accueillir une personne, un groupe, du public

Animer un réseau, une communauté

Communiquer

Être autonome

Formation

Baccalauréat

Description du poste

Sous l'autorité du Secrétaire général, l’Office Manager soutient la direction dans tous les domaines concourant à l’amélioration du quotidien des agents au travail.

Au profit de la direction, l’Office Manager :

• coordonne les différents intervenants dans les domaines du fonctionnement courant, de la maintenance des équipements et de l’entretien des espaces,
• participe aux réflexions sur l’aménagement des espaces de travail et aux travaux de rénovation des locaux. Il en coordonne l’exécution,
• gère les achats de fournitures, consommables et autres petits matériels,
• est responsable de l’aménagement des salles de réunion de la direction,
• assure la gestion du parc des moyens audiovisuels.
• assure un soutien logistique auprès de l’agence de conseil interne de l’Etat situé au 77 Ségur,
• aide à la gestion du Lieu de la Transformation au niveau des achats de fournitures, d’équipements et de consommables ainsi qu’au maintien opérationnel des équipements et des mobiliers.

Correspondant OMEGA de la direction, il est également en charge de la tenue à jour des annuaires en lien avec les standards téléphoniques des SPM et de Bercy.

Il assure le suivi et la distribution de la presse ainsi que la gestion des archives. Il seconde l’assistant de prévention dans ses relations avec les services chargés du bâtiment.

Au profit du secrétariat général, il est amené à organiser des réunions, prendre des rendez-vous et assurer le suivi des courriers. Il assure la passation de commandes auprès de fournisseurs externes dans ses domaines de compétence. Il gère les publications au bulletin officiel de l’administration centrale des ministères économiques et financiers.

Au profit des agents, à l’instar d’un service de conciergerie, l’Office Manager :

• est le facilitateur de la vie quotidienne des agents,
• est chargé de l’organisation de l’accueil des nouveaux arrivants (poste de travail, signalétique, badges, téléphonie, carterie…),
• participe à l’installation des équipements informatiques ainsi qu’à leur déplacement lors de mouvements internes,
• participe aux réflexions et groupes de travail sur l’amélioration des conditions de vie au travail,
• peut être amené à proposer de nouveaux services aux agents.

L’Office Manager exerce son activité en étroite collaboration avec le Secrétaire général, les chefs de services, de bureaux et de pôles de la direction, les services du Premier ministre chargés du soutien et ceux de Bercy ainsi qu’avec des fournisseurs externes.

Il est amené à appuyer ponctuellement le bureau du budget pour l'exécution des dépenses.

Conditions d'exercice particulières

Activités de manutention (charges parfois lourdes)

Description du profil recherché

Connaissance des SPM et des MEF souhaitée.

Expérience confirmée sur un poste similaire souhaitée.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• CONNAISSANCES - Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Animer un réseau, une communauté
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
• SAVOIR-FAIRE - Gérer des flux, des stocks
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

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