Gestionnaire de Formation H/F

Groupe Tilos; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur de la formation dynamique recherche un Gestionnaire de Formation pour assurer l'administration des ventes et la logistique des sessions de formation. Ce poste clé requiert d'excellentes compétences organisationnelles et administratives, ainsi qu'un sens aigu du service client. Vous serez au cœur du succès des apprenants, garantissant un parcours de formation fluide et efficace. En rejoignant cette entreprise innovante, vous bénéficierez d'un environnement de travail stimulant, d'une prise en charge complète des transports, et d'autres avantages attrayants, tout en contribuant à des projets enrichissants dans le secteur de la formation.

Prestations

Abonnement transport en commun pris en charge à 100%

Mutuelle prise en charge à 100%

Tickets restaurant pris en charge à 50%

Journée d’anniversaire offerte

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et suivi de facturation client.
• Formation Bac +2, type BTS, DUT ou licence requise.

Responsabilités

• Gestion des dossiers administratifs et des inscriptions des apprenants.
• Facturation auprès des organismes financeurs et suivi des paiements.
• Gestion logistique du centre de formation.

Connaissances

Gestion administrative

Suivi de facturation

Compétences relationnelles

Organisation

Formation

Bac +2

BTS/DUT/Licence

Outils

Google Workspace

Logiciels de gestion de formation

Description du poste

Le Groupe Tilos est un acteur de la formation proposant des formations sur les secteurs de la décoration d’intérieur, du design d’espace et de l’architecture d’intérieure (MMI Déco) et du Community Management (IMCI).

Les collaborateurs du Groupe Tilos travaillent au quotidien pour répondre aux projets de reconversion, de montée en compétences, de retour à l’emploi ou de poursuite d’études supérieures.

Nous proposons un catalogue de formations certifiantes, accessibles en format présentiel dans nos centres parisiens et bordelais et en format 100% en ligne.

Dans le cadre d’un remplacement, l’organisme de formation IMCI recrute un(e) Gestionnaire de Formation. Votre rôle sera de garantir l’administration des ventes, la facturation et la logistique de plusieurs sessions de formation ainsi que l’accueil du public au sein du centre de formation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le pôle pédagogique composé de trois collaborateurs mais également avec la responsable des opérations et la responsable financière.

Ce poste requiert une excellente organisation, des compétences administratives solides et un véritable sens du service client. Vous serez au cœur de la réussite de nos apprenants en assurant le bon déroulement de leur parcours de formation.

Missions

Administration des ventes et suivi des apprenants

• Gestion des dossiers administratifs liés aux inscriptions des apprenants : administrer les dossiers dans le CRM et sur les plateformes des organismes financeurs
• Gestion et suivi des entrées en formation : convocations, attestations d’entrée en formation, etc
• Suivi administratif des sessions de formation : mise à jour des documents sur le drive, création des kits de formation avec RI, le NDA session, droit à l’image et supports de cours, suivi des présences et gestion des émargements, etc
• Traitement des demandes quotidiennes des apprenants
• Gestion administrative des stages : gérer les liens avec les entreprises, assurer le montage des conventions de stage
• Traitement administratif des apprenants en sortie de formation anticipée (décrochage) en coordination avec les équipes pédagogiques
• Gestion administrative des évaluations de fin de session : bon de commande jury d’évaluation, feuilles de présence, grilles d’évaluation finale, diplômes, etc
• Gestion administrative des clôtures de session : envoi bilan de stage et attestations de présence finales
• Traitement des demandes d’appel et des inscriptions aux sessions de rattrapage

Facturation et gestion financière

• Facturation auprès des organismes financeurs (CPF, Chorus Pro, Kairos, Transition Pro, etc)
• Suivi des paiements et lettrage dans le CRM
• Gestion du recouvrement et relance des impayés
• Traitement de la facturation des fournisseurs et des prestataires de services
• Effectuer les remises de chèques
• Réception et traitement des notes de frais collaborateur

Gestion administrative des dossiers formateurs

• Établissement des bons de commande selon le planning établi par la pédagogie
• Réception et traitement des factures formateurs
• Gestion des émargements
• Coordination des mises à jour de planning avec le service pédagogique

Gestion logistique du centre de formation

• Procéder à l’ouverture et à la fermeture du centre
• Relever et traiter le courrier entrant et sortant
• Veiller au bon fonctionnement des installations et des équipements techniques
• Accompagner les prestataires dans l’exécution des contrats d’exploitation technique et de maintenance au sein du centre
• Contrôler l’entretien des locaux et des surfaces
• Suivre et gérer les stocks de matériels et fournitures
• Gestion de prêts de matériel
• Appliquer et faire appliquer les règles et consignes de sécurité sur le centre

Profil

De formation Bac +⅔, type BTS, DUT, licence, vous disposez d’une première expérience professionnelle sur des fonctions similaires.

Vous avez idéalement une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative et le suivi de facturation client et vous connaissez le secteur de la formation.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace)
• Compétences en gestion administrative et classement documentaire
• Connaissances en comptabilité de base
• Maîtrise des logiciels de gestion de formation et de facturation

Compétences organisationnelles

• Excellentes capacités d'organisation et de planification
• Gestion des priorités et respect des délais
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Rigueur et méthode dans le suivi administratif

Compétences relationnelles

• Excellentes qualités relationnelles et sens du service
• Capacité d'écoute et de communication
• Aptitude au travail en équipe
• Diplomatie et discrétion professionnelle

Qualités personnelles

• Autonomie et prise d'initiative
• Adaptabilité et réactivité
• Discrétion et confidentialité

Conditions du poste

• CDI, 39h
• Rémunération selon profil
• Poste basé à Paris 100% en présentiel (pas de possibilité de télétravail)
• Abonnement au transport en commun pris en charge à 100%
• Mutuelle prise en charge à 100%
• Tickets restaurant pris en charge à 50%
• Votre journée d’anniversaire est offerte

Les étapes de notre process de recrutement

Une lettre de motivations super formelle n’est pas essentielle. Par contre, si vous pouvez nous écrire quelques lignes pour nous en dire un peu plus sur vous et votre parcours, ça serait génial !

• Première étape : une préqualification téléphonique
• Seconde étape : un premier entretien avec la Responsable RH du Groupe
• Troisième étape : un second entretien avec la Responsable des Opérations du Groupe
• Quatrième étape : un échange avec la Responsable Produit IMCIetla Directrice Générale Déléguée du Groupe
• Dernière étape : la signature d’une promesse d’embauche !

Vous vous reconnaissez dans ce portrait ? N’hésitez pas plus longtemps pour postuler !