SEC-GEN Secrétaire - assistant de direction H/F

TN France; Paris; Hybride; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un ministère recherche un(e) Secrétaire - assistant(e) de direction à Paris pour optimiser la gestion des activités de ses chefs de bureau. Le poste implique des responsabilités variées allant de la coordination de documents à l'organisation de réunions, dans un environnement dynamique avec possibilité de télétravail. Le candidat idéal doit être autonome, proactif et avoir une solide expérience en assistance administrative.

Qualifications

• Autonome et proactif, avec une bonne communication orale et écrite.
• Expérience en gestion de plusieurs tâches simultanées dans un contexte contraint.

Responsabilités

• Assurer l’optimisation de la gestion des activités des chefs d'antenne.
• Coordonner et préparer des présentations et documents.
• Organiser des réunions et gérer les déplacements professionnels.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel et politique

Aisance relationnelle

Faire preuve de discrétion

Outils

SOLON

SILOG

E-PARAF

Description du poste

SEC-GEN Secrétaire - assistant de direction H/F, Paris

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique

Description du poste

Rattaché.e hiérarchiquement au chef de bureau et son adjointe, en support aux 6 chefs d'antenne et 2 responsables de pôle, vous assurez l’optimisation de la gestion de leurs activités.

Les missions d’assistance générale, sans être limitatives, concernent :
- la coordination, préparation et mise en forme des présentations et documents ;
- la contribution à la circulation d'informations entre les différents acteurs : antennes, collègues, pairs au sein du bureau, des autres bureaux et de la sous-direction ;
- l'organisation et la coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement du bureau ;
- En lien avec le chef du bureau, son adjointe et le chef du pôle MSQ, la contribution à l'activité de reporting du bureau en consolidant et mettant en forme des tableaux de bord de suivi d'activité / statistiques ;
- le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, réunions de bureau élargies,etc.) ;
- la rédaction de supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.) ;
- la gestion de fournitures à l'échelle du bureau et la supervision des commandes;
- l'envoi des questionnaires satisfaction des clients dans le cadre des certifications ISO 9 001 et ISO 50 001 des activités du bureau en lien avec la responsable qualité ;
- le pilotage et la supervision de l'intranet du bureau - BIMOBOX ;
- la préparation et l'organisation de différentes réunions ;
- l'organisation du planning et des différents déplacements professionnels ;
- la gestion administrative du courrier sur le logiciel E-PARAF (suivi du courrier arrivée et départ) et la supervision de ce dernier en tant que référente à l'échelle du bureau;
- la réception d'appels téléphoniques, la gestion des agendas du chef du bureau et de son adjointe ;
- l'harmonisation des courriers et notes en fonction de la charte graphique ;
- l'organisation du classement et de l'archivage des dossiers ;
- le renseignement des interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- la gestion des déplacements à l'échelle du bureau en lien avec le bureau prestations et service, la supervision de la cohérence de ces derniers par rapport à la charte ministérielle
- référent (e ) des formations interne au bureau
- animation du réseau des assistants (e) au sein du bureau

Conditions d'exercice particulières

Organisation du travail souple avec télétravail possible pouvant aller jusqu'à 2 j. / semaine.

Poste basé à Bercy dans un environnement en Flex-office.

Permis B exigé.

Des déplacements sont possibles dans les antennes immobilières.

Maitrise des outils de bureautique classiques mais également des outils spécifiques tels que SOLON (publication des actes officiels), SILOG (suivi des frais de représentation), E-PARAF (gestion dématérialisée des courriers)

Description du profil recherché

Autonome et proactif, vous disposez d'une bonne communication orale et écrite, et d'un sens aiguisé du relationnel.

Il est également attendu un tempérament innovant et force de proposition, associé à la fiabilité, la rigueur et l'efficacité.

Une expérience d'assistant.e ou une expérience professionnelle nécessitant la gestion de plusieurs tâches simultanées dans un contexte contraint est requise.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion