Assistant(e) de direction

MERCURE; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à proximité de Paris recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la Directrice Générale des Services. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de l'organisation de l'agenda, de la logistique des réunions et de la préparation des documents nécessaires. Vous travaillerez au sein d'une équipe soudée, où votre autonomie, votre sens de l'organisation et vos compétences rédactionnelles seront des atouts précieux. Si vous êtes passionné(e) par le service public et que vous aimez relever des défis, cette opportunité est faite pour vous !

Qualifications

• Autonome, organisé.e, réactif.ve avec un bon esprit d'équipe.
• Compétences rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Organiser l'activité de la Directrice Générale et gérer son agenda.
• Suivre les projets et préparer les documents de séance.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Compétences rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Esprit d'équipe

Formation

Diplôme en secrétariat ou équivalent

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Description de poste

Située aux portes de Paris, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, la ville d’Ivry-sur-Seine offre à l’ensemble de ses 64 000 habitants des services et équipements publics variés et de qualité, qui s’inscrivent dans un projet municipal innovant, citoyen, solidaire et porteur de transition écologique, décliné dans le projet d’administration « 100% service public ».

Au sein d’une équipe de 4 assistantes de directions, vous apporterez une aide solide et permanente pour faciliter l'instruction des projets relevant de la Directrice Générale des Services et prendrez en charge les tâches liées à son organisation de travail. Vous en assurerez son secrétariat et l’assisterez dans la tenue de ses fonctions. Vous opérerez les liaisons nécessaires avec le Cabinet, la Municipalité, la Direction Générale, les Directions, ainsi que les organismes et administrations extérieurs.

Vos missions seront les suivantes :

• Organiser l’activité et assister la Directrice Générale des Services : gérer l'agenda et la prise de rendez-vous, en tenant compte des priorités ; organiser la logistique des réunions (réservation de dates et de salles, convocation...) ; recueillir les éléments auprès des services pour la préparation des réunions ; rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec la Directrice Générale des Services ; participer à différentes réunions pour en rédiger et diffuser les comptes rendus.
• Suivre les projets et l’activité de la Direction Générale : préparer les dossiers et documents de séance (ordre du jour, documents de réflexion, délibérations, motions, comptes rendus...) ; fournir une assistante technique à la gestion de certains projets stratégiques, suivre les demandes d'information et de documentation émanant du Cabinet et des élus.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat ; contrôler les parapheurs, courriers, notes.

Votre profil :

Autonome, organisé.e, réactif.ve, savez faire preuve de discrétion, prendre des initiatives et vous adapter ; vous avez l’esprit d’équipe et le sens du service public. Vous connaissez les techniques de secrétariat ; vous vous exprimez avec aisance, à l’oral comme à l’écrit, et maîtrisez les outils bureautiques. Vous possédez des compétences rédactionnelles, dans le respect des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe.