SECRETAIRE ASSISTANTE

Direction des affaires juridiques (DAJ); Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entité publique dynamique recherche un Chargé d'accueil et de service à l'usager pour rejoindre son équipe à Paris. Ce rôle essentiel implique la gestion des courriers, l'organisation des missions, et l'assistance aux directeurs et équipes. Vous participerez à des actions de communication et contribuerez à un service de qualité. Si vous êtes organisé, communicatif et souhaitez faire partie d'une équipe engagée au service du public, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez-nous pour un poste enrichissant avec des possibilités de télétravail après une période d'adaptation.

Prestations

Restaurant administratif

Conciergerie

Centre médical

Crèches

Équipements sportifs

Télétravail envisageable

Qualifications

• Expérience en gestion de courrier et assistance organisationnelle requise.
• Compétences en communication et organisation de missions appréciées.

Responsabilités

• Gérer le courrier et les parapheurs, organiser les missions en France et à l'étranger.
• Assurer le filtrage téléphonique et organiser des réunions.

Connaissances

Gestion de courrier

Organisation de missions

Assistance organisationnelle

Communication

Formation

Diplôme en administration publique

Formation en secrétariat

Outils

SILLAGE

NEMO

ELISE

CHORUS

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Direction des affaires juridiques (DAJ)
• Localisation : 60 BOULEVARD DU GENERAL MARTIAL VALIN 75015 PARIS

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné

Compétente pour l'ensemble des questions juridiques du ministère, la Direction des affaires juridiques remplit une mission de conseil juridique au profit des états-majors, directions et services, tant en service courant qu'en opérations extérieures. Elle comprend un échelon de direction, trois sous-directions (droit international et européen- DIE-, droit public et droit privé-D2P-, contentieux-CX-) et une division des affaires pénales militaires –DAPM. Le cabinet de la direction des affaires juridiques assiste la directrice et le directeur adjoint dans l’ensemble de leurs missions.

Sous l’autorité du chef de cabinet et de son adjoint, le secrétariat mutualisé participe au bon fonctionnement des différentes entités de la Direction en assurant les missions d'assistanat. Chaque secrétaire est référent(e) d'une sous-direction ou division mais a vocation à remplir sa mission au sein de l'ensemble du secrétariat mutualisé. Elle vient en renfort des autres secrétaires autant que de besoin.

Dans une démarche de qualité de service rendu, le titulaire du poste participe au bon fonctionnement du service, assure avec ses collègues la gestion du courrier arrivée et départ grâce au système d'information dédié, assure aux manageurs et aux équipes une assistance organisationnelle optimale, gère les dossiers de l’entité et assure le suivi des parapheurs, assure le filtrage téléphonique des personnels de l’entité, prépare et suit les dossiers de déplacements tant national qu’international.

1. Assurer la gestion des courriers arrivée et départ ainsi que le suivi des parapheurs avec saisie dans Elise.
2. Gérer les flux de dossiers, les reprographies, le classement, l’archivage.
3. Organiser les missions, en France et à l’étranger et la gestion des frais de mission au profit des agents des sous-direction.
4. Gérer, les agendas des sous-directeurs et de leurs adjoints, des chefs de bureau et de leurs adjoints.
5. Assurer le filtrage téléphonique de ces différentes autorités.
6. Organiser les réunions (réservation de salles, préparation des dossiers, accueil des visiteurs français et étrangers…).
7. Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme conformément à la charte graphique en vigueur.
8. Assurer le secrétariat particulier (intérim).
9. Participer à des actions de communication (rendez-vous du droit, colloque …).
10. Gérer les fournitures de bureau et autres achats.

Compétences attendues

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Personnes à contacter

• [e-mail]

Durée d'affectation souhaitée : 3 ans
Administration centrale - Balard - 08h45 à 17h30 (vendredi : 16h30) - base 38h + 18 RTT - RER C, M8, M12, T2 Suzanne Lenglen, T3 Balard - Restaurant administratif, conciergerie, coiffeur, centre médical, crèches, équipements sportifs. Télétravail envisageable après période d’adaptation.

Accès intranet et internet.
Logiciels spécifiques : SILLAGE-NEMO-ELISE- portail NBI OPALE-CHORUS DT.
Habilitation : SECRET.
Formation continue en cours d’affectation.

Vacant à partir du 01/10/2024

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager