Référent administratif et financier de l’enquête Albane (f/h) à l’unité Surveillance des exposi[...]

Référent administratif et financier de l’enquête Albane (f/h) à l’unité Surveillance des expositions - réf. DSET-CDD-2024-01 Nouveau Santé publique France depuis 6 Jours

Catégorie de l'offre d'emploi: Santé publique

 La Direction Santé Environnement Travail a pour missions principales de :

• Définir et piloter la stratégie de Santé publique France sur les champs de la santé-environnement et de la santé au travail
• Assurer la production d’indicateurs robustes visant à objectiver les impacts sanitaires liés à des expositions environnementales et professionnelles
• Développer une expertise pour évaluer l’impact de l’environnement et du travail sur la santé
• Identifier et promouvoir les déterminants environnementaux et professionnels favorables à la santé, notamment des populations les plus vulnérables ou les plus à risque
• Produire des méthodes et indicateurs épidémiologiques pour évaluer l’impact des politiques publiques et les mesures de prévention dans le champ santé environnement travail

La Direction est composée d’une soixantaine d’agents, dont certains sont localisés hors du siège (Bordeaux, Angers, Lyon).

La Direction est structurée en 4 unités. Ses activités s’inscrivent notamment dans le cadre des plans nationaux (Plan National de Santé Publique, Plan National Santé-Environnement, Plan National Santé Travail). Elle s’attache également, à fournir un appui aux antennes régionales de Santé publique France, sur l’ensemble des champs de son activité.

Le Référent administratif et financier F/H travaillera au sein de l’équipe projet constituée pour coordonner l’enquête ALBANE portant sur l’alimentation, la biosurveillance, l’activité physique, la nutrition et l’environnement. Cette enquête est pilotée par la direction santé environnement travail en lien avec la direction des maladies non transmissibles et traumatismes (DMNTT), la direction appui, traitement et analyse des données (DATA) et la direction de la prévention, promotion de la santé (DPPS).

Missions / Contenu du poste

Le Référent administratif et financier F/H assure, en collaboration d’une part avec la direction des achats et des finances (DAF) et d’autre part les directions impliquées dans l’enquête Albane (DSET, DMNTT, DATA, DPPS), le suivi administratif et financier de l’enquête Albane. Il/elle a notamment pour mission de :

- Elaborer et suivre l’exécution des contrats et conventions de subvention et de prestation en relation avec la DAF ;

- Suivre, pour les aspects administratifs et financiers, l’état d’avancement de la mise en œuvre de l’enquête, notamment en veillant au respect des délais et à la maitrise des coûts au moyen de la mise en place d’outils de suivi adéquats ;

- Suivre le budget de l’enquête en lien avec la DAF : aider à la préparation des décisions modificatives, suivre les affectations des codes de comptabilité analytique, suivre les dépenses ;

- Elaborer les rapports financiers intermédiaires et finaux ;

- Assurer l’interface, pour ce qui concerne les aspects administratifs et financiers entre les scientifiques de l’équipe projet inter-directions chargée de l’enquête et d’une part la direction de la DSET, et d’autre part les directions supports de Santé publique France

Sous la responsabilité du directeur de la DSET et en collaboration avec le chef de projet Albane et les autres membres de l’équipe projet impliquée dans le projet Albane, il/elle participe à la mise en œuvre de l’enquête.

Ses activités sont notamment :

Participer à la rédaction et au suivi des conventions de subventions et de recettes, des contrats de prestations et marchés publics en lien avec l’équipe projet et la DAF :

• Identifier les modalités administratives de la mise en œuvre de l’enquête (en fonction des objectifs, étapes et durée, nature des partenariats souhaités, évaluation des coûts et modalités de financement, …)
• Vérifier, en lien avec les directions impliquées dans l’enquête, la faisabilité du projet au plan budgétaire, juridique et administratif (convention, prestations, marchés existants…) ;
• Suivre la réalisation de l’enquête au plan administratif et financier : état d’avancement, modifications de calendrier, reports, rendu des livrables ;
• Accompagner l’équipe projet dans la définition des besoins, participer à la rédaction des cahiers des charges, des rapports d’analyse des marchés publics, en lien avec la DAF ;
• Assurer le suivi des marchés publics et à l’engagement des commandes conformément aux modalités administratives fixées par les marchés (CCAP)
• Accompagner l’équipe projet dans la mise en œuvre des aspects réglementaires (autorisation CNIL, CPP, RGPD, assurances, …)

Gestion de la relation administrative et financière avec les prestataires d’Albane :

Passation des commandes 

• Demande de devis et gestion du circuit interne de validation
• Enregistrement dans le SI comptable et financier de la commande 

Gestion de l’exécution financière et du suivi de la facturation :

• Participation au processus de validation des livrables en lien avec l’équipe projet 
• Elaboration des services faits dans le SI comptable : saisie et récupération des pièces
• Suivi/contrôle de la facturation en lien avec l’exécution des prestations demandées
• Interaction avec la DAF et l’agence comptable pour la mise en paiement des factures le cas échéant
• Elaboration de tableau de bord de suivi et de reporting 

Suivi et actualisation budgétaire de l’enquête

A partir d’un outil de suivi budgétaire disponible pour l’enquête, mise à jour régulière de la programmation budgétaire de l’enquête et des budgets dédiés portés par les directions métiers parties prenantes au regard :

• Des décalages dans le temps
• De l’évolution des postes de dépenses

Réalisation de reporting et ajustement des documents budgétaires sur l’enquête :

• Dans le cadre des dialogues de gestion budgétaire de l’agence,
• Dans l’élaboration des compte rendus financiers demandés par les financeurs de l’agence (Anses, ministères) en appuyant la DAF

Ces activités peuvent conduire à des déplacements en France.

Compétences requises / profil attendu

- A partir de Bac + 3

- Diplôme : Gestion administrative et financière

- Expérience souhaitée dans la gestion de projets, idéalement transversaux

- Expérience dans la mise en œuvre de prestations

- Expérience dans l’élaboration et suivi de planning

- Expérience en gestion administrative et financière publique

Aptitudes et compétences : 

- Connaissance des règles administratives et financières de fonctionnement d’un établissement public et notamment connaissance des règles d’exécution de la dépense publique : processus d’engagement et de facturation

- Appétence pour les travaux sur logiciel comptable

- Notion en comptabilité générale et analytique

- Bonne maitrise d’Excel

- Connaissance budgétaire (règles GBCP applicables aux établissements publics de l’Etat – AE / CP)

- Sens de l’écoute et bonne capacité à s’approprier des sujets nouveaux en environnement complexe

- Aisance relationnelle au regard des échanges nécessaires avec les prestataires et l’ensemble des interlocuteurs des directions métiers parties prenantes.

Description de l'offre

Contexte 

 La Direction Santé Environnement Travail a pour missions principales de :

• Définir et piloter la stratégie de Santé publique France sur les champs de la santé-environnement et de la santé au travail
• Assurer la production d’indicateurs robustes visant à objectiver les impacts sanitaires liés à des expositions environnementales et professionnelles
• Développer une expertise pour évaluer l’impact de l’environnement et du travail sur la santé
• Identifier et promouvoir les déterminants environnementaux et professionnels favorables à la santé, notamment des populations les plus vulnérables ou les plus à risque
• Produire des méthodes et indicateurs épidémiologiques pour évaluer l’impact des politiques publiques et les mesures de prévention dans le champ santé environnement travail

La Direction est composée d’une soixantaine d’agents, dont certains sont localisés hors du siège (Bordeaux, Angers, Lyon).

La Direction est structurée en 4 unités. Ses activités s’inscrivent notamment dans le cadre des plans nationaux (Plan National de Santé Publique, Plan National Santé-Environnement, Plan National Santé Travail). Elle s’attache également, à fournir un appui aux antennes régionales de Santé publique France, sur l’ensemble des champs de son activité.

Le Référent administratif et financier F/H travaillera au sein de l’équipe projet constituée pour coordonner l’enquête ALBANE portant sur l’alimentation, la biosurveillance, l’activité physique, la nutrition et l’environnement. Cette enquête est pilotée par la direction santé environnement travail en lien avec la direction des maladies non transmissibles et traumatismes (DMNTT), la direction appui, traitement et analyse des données (DATA) et la direction de la prévention, promotion de la santé (DPPS).

Missions / Contenu du poste

Le Référent administratif et financier F/H assure, en collaboration d’une part avec la direction des achats et des finances (DAF) et d’autre part les directions impliquées dans l’enquête Albane (DSET, DMNTT, DATA, DPPS), le suivi administratif et financier de l’enquête Albane. Il/elle a notamment pour mission de :

- Elaborer et suivre l’exécution des contrats et conventions de subvention et de prestation en relation avec la DAF ;

- Suivre, pour les aspects administratifs et financiers, l’état d’avancement de la mise en œuvre de l’enquête, notamment en veillant au respect des délais et à la maitrise des coûts au moyen de la mise en place d’outils de suivi adéquats ;

- Suivre le budget de l’enquête en lien avec la DAF : aider à la préparation des décisions modificatives, suivre les affectations des codes de comptabilité analytique, suivre les dépenses ;

- Elaborer les rapports financiers intermédiaires et finaux ;

- Assurer l’interface, pour ce qui concerne les aspects administratifs et financiers entre les scientifiques de l’équipe projet inter-directions chargée de l’enquête et d’une part la direction de la DSET, et d’autre part les directions supports de Santé publique France

Sous la responsabilité du directeur de la DSET et en collaboration avec le chef de projet Albane et les autres membres de l’équipe projet impliquée dans le projet Albane, il/elle participe à la mise en œuvre de l’enquête.

Ses activités sont notamment :

Participer à la rédaction et au suivi des conventions de subventions et de recettes, des contrats de prestations et marchés publics en lien avec l’équipe projet et la DAF :

Gestion de la relation administrative et financière avec les prestataires d’Albane :

Passation des commandes 

• Demande de devis et gestion du circuit interne de validation
• Enregistrement dans le SI comptable et financier de la commande 

Gestion de l’exécution financière et du suivi de la facturation :

• Participation au processus de validation des livrables en lien avec l’équipe projet 
• Elaboration des services faits dans le SI comptable : saisie et récupération des pièces
• Suivi/contrôle de la facturation en lien avec l’exécution des prestations demandées
• Interaction avec la DAF et l’agence comptable pour la mise en paiement des factures le cas échéant
• Elaboration de tableau de bord de suivi et de reporting 

Suivi et actualisation budgétaire de l’enquête

A partir d’un outil de suivi budgétaire disponible pour l’enquête, mise à jour régulière de la programmation budgétaire de l’enquête et des budgets dédiés portés par les directions métiers parties prenantes au regard :

• Des décalages dans le temps
• De l’évolution des postes de dépenses

Réalisation de reporting et ajustement des documents budgétaires sur l’enquête :

• Dans le cadre des dialogues de gestion budgétaire de l’agence,
• Dans l’élaboration des compte rendus financiers demandés par les financeurs de l’agence (Anses, ministères) en appuyant la DAF

Ces activités peuvent conduire à des déplacements en France.

Compétences requises / profil attendu

- A partir de Bac + 3

- Diplôme : Gestion administrative et financière

- Expérience souhaitée dans la gestion de projets, idéalement transversaux

- Expérience dans la mise en œuvre de prestations

- Expérience dans l’élaboration et suivi de planning

- Expérience en gestion administrative et financière publique

Aptitudes et compétences : 

- Connaissance des règles administratives et financières de fonctionnement d’un établissement public et notamment connaissance des règles d’exécution de la dépense publique : processus d’engagement et de facturation

- Appétence pour les travaux sur logiciel comptable

- Notion en comptabilité générale et analytique

- Bonne maitrise d’Excel

- Connaissance budgétaire (règles GBCP applicables aux établissements publics de l’Etat – AE / CP)

- Sens de l’écoute et bonne capacité à s’approprier des sujets nouveaux en environnement complexe

- Aisance relationnelle au regard des échanges nécessaires avec les prestataires et l’ensemble des interlocuteurs des directions métiers parties prenantes.

Adresser les candidatures (lettre de motivation + CV) en indiquant la référence de l’annonce par courriel :  recrut@santepubliquefrance.fr

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