Assistant services à la population (h/f)

TN France; Saintes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale recherche un(e) Assistant(e) services à la population pour un contrat d'apprentissage. Vous serez chargé(e) de l'accueil des usagers, de la gestion des demandes d'Etat civil et d'urbanisme, ainsi que de diverses tâches administratives. Ce poste nécessite des compétences en rédaction et une bonne organisation, tout en offrant une expérience enrichissante au sein d'une équipe dynamique.

Prestations

Rémunération statutaire

Participation mutuelle

Prévoyance

Qualifications

• Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité.
• Maîtriser les techniques de secrétariat.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des usagers.
• Gestion des calendriers partagés et des courriers administratifs.
• Répondre aux demandes d'actes d'Etat civil.

Connaissances

Techniques rédactionnelles

Organisation

Relationnel

Formation

Post-bac

Description du poste

Assistant services à la population (h/f), Charente

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Apprenti(e)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Apprenti(e)
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Les collectivités territoriales et établissements publics peuvent accueillir des apprentis dans le cadre de leur formation. Un contrat de travail de droit privé, d'une durée portant entre 6 mois à 3 ans, est signé entre l'apprenti en formation initiale, l'employeur et le centre de formation qui coordonne le dispositif. Temps de travail Temps non complet, 24h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Au sein d'une collectivité de 45 agents, implantée dans une commune nouvelle de 3500 habitants, vous serez rattaché au service administratif.
Placé sous l'autorité directe du directeur général des services, vous serez chargé entre autres de l'accueil physique et téléphonique, de certaines démarches d'Etat civil et d'urbanisme. Missions / conditions d'exercice ACCUEIL :
- Accueil physique des usages
- Recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques
- Rédiger des courriers administratifs, des attestations diverses
- Gestion des calendriers partagés des salles et véhicules communaux
- Gestion de la boîte mail organique

ETAT CIVIL :
- Répondre aux demandes d'actes d'Etat civil
- Saisir les recensements citoyens

URBANISME :
- Réception, vérification et transmission des dossiers d'urbanisme au service instructeur
- Rédaction des arrêtés et courriers d'urbanisme

Renfort en cas de besoin aux autres services administratif ( Urbanisme, élections ...)

CONDITIONS D'EXERCICE :
- Temps non complet 24h hebdo.
- Horaires réguliers de bureau du lundi au vendredi + ponctuellement réunions en fin de soirée
- Travail en bureau et guichet d'accueil
- Permis B obligatoire (lieu de travail à la mairie et à la mairie déléguée)
- Rémunération statutaire + RIFSEEP ( IFSE et CIA)
- CNAS
- Participation mutuelle ( 15 € ) et prévoyance ( 15€) Profils recherchés SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).

Niveau post-bac souhaité