Assistant de Direction Juridique Groupe - Business Legal HF

Egis Group; Montreuil; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique et internationale recherche un(e) assistant(e) juridique pour soutenir les équipes à Montreuil. Dans ce rôle, vous serez responsable de l'organisation administrative, de la gestion des outils juridiques et de la coordination avec d'autres départements. Vous jouerez un rôle clé en facilitant la circulation de l'information et en assistant le Directeur Juridique dans ses projets. Si vous êtes proactif(ve), avez un bon sens du service et une expérience solide dans un environnement international, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience significative d'au moins 5 ans en tant qu'assistante de direction juridique.
• Compréhension de l'environnement d'une entreprise internationale.

Responsabilités

• Assurer le soutien administratif des équipes juridiques et du Directeur Juridique.
• Organiser des déplacements, réunions complexes et événements.

Connaissances

Anglais (écrit et oral)

Outils informatiques (Word, PowerPoint, Excel)

Sens du service

Esprit coopératif

Gestion des urgences

Formation

BTS assistante de direction

Outils

Word

PowerPoint

Excel

Description du poste

Assistance aux équipes juridiques et au Directeur Juridique Opérationnel :

1. Assurer le soutien administratif des équipes juridiques situées à Montreuil et du Directeur Juridique Opérationnel.
2. Contribuer à l'organisation du service, suivre le planning (rapports d'activités, tableaux de bord, etc.) et aider les équipes à être efficaces dans leurs tâches.
3. Assister dans la gestion des outils des juristes (bases de données, logiciels, bases documentaires).
4. Maintenir un lien et une coordination avec la seconde assistante de direction à Paris et son réseau dans d'autres fonctions support du Groupe.

Gestion administrative et organisationnelle :

1. Assister l'équipe dans l'organisation de déplacements, réunions complexes, événements, gestion de plannings, et suivi des notes de frais.
2. Suivre la facturation des conseils externes et aider au suivi du budget.
3. Organiser l'accueil et la logistique pour les nouveaux embauchés et départs.
4. Aider à l'administration des outils du service, saisie de données, création de tableaux de bord, reporting régulier (bases de données, outils de reporting mensuel, etc.).
5. Participer à la formation à l'utilisation des outils du Groupe et, si nécessaire, agir en tant que secrétaire lors de réunions ou comités spécifiques.
6. Préparer des comptes rendus, synthèses, consolidations de données, présentations, supports de formation.
7. Gérer le courrier, les fournitures, commandes de matériel, classement et documentation.
8. Procéder aux formalités diverses pour assister l'équipe juridique (collecte de signatures, constitution de dossiers, impressions, notarisation, traduction, apostille, etc.).

Assistance au Directeur Juridique Opérationnel :

1. Assister à l'animation et à l'organisation des travaux communs du département Business Legal de la DJEC.
2. Suivre le calendrier des grandes échéances annuelles de l'équipe.
3. Suivre l'avancement des projets de l'équipe.
4. Consolider les reporting et rapports.

Projets divers du département :

1. Sur demande, assister sur divers projets généraux du département, y compris pour les équipes dans d'autres bureaux (organisation de séminaires, projets de transformation, mise en place de nouveaux outils et processus).
2. Faciliter la circulation de l'information au sein de l'équipe juridique (France et étranger), notamment lors de la mise en place de nouveaux processus et outils.
3. Représenter le département dans ses interactions avec divers interlocuteurs de la DJEC.

De formation BTS assistante de direction, la candidate doit avoir une expérience significative d'au moins 5 ans en tant qu'assistante de direction juridique, ou éventuellement dans une direction financière ou ressources humaines, dans un groupe international.

Compétences et qualités principales :

1. Bon niveau d'anglais (écrit et oral).
2. Aisance avec les outils informatiques, notamment Word, PowerPoint, Excel (tableaux croisés dynamiques), et capacité à apprendre rapidement les outils internes de communication, gestion du service, bureautique.
3. Sens du service, anticipation des besoins, pragmatisme, initiative.
4. Esprit coopératif, capacité à créer des liens et un réseau dans l'organisation.
5. Bonne communication avec des interlocuteurs de niveaux hiérarchiques variés.
6. Capacité à gérer les urgences.
7. Compréhension de l'environnement d'une entreprise internationale, des métiers et fonctions des juristes, et des processus de la direction juridique.
8. Fort sens de la discrétion et du respect de la confidentialité.