DSEUSS 33 - ASSISTANT-E DE DIRECTION – COORDONNATEUR-RICE DU SECRETARIAT DE DIRECTION H/F

Agence Régionale de Santé Nouvelle Aquitaine (ARS Nouvelle Aquitaine); Castillon-la-Bataille; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de santé publique recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir l'organisation générale de la Direction. Vous serez responsable de la coordination des missions du secrétariat et de la gestion des plannings, en plus de l'accueil téléphonique. Un diplôme de niveau bac +2 est requis, et une expérience dans un cadre administratif est souhaitée. Ce poste est idéal pour ceux qui cherchent à contribuer à des missions de santé publique.

Prestations

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un environnement administratif.
• Capacité à rédiger des écrits simples (courriers, notes).
• Bonne maîtrise de la gestion des plannings.

Responsabilités

• Coordonner les missions du secrétariat.
• Organiser l’accueil téléphonique et la prise en charge des messages.
• Gérer l'agenda de Direction et organiser les réunions.

Connaissances

Organisation

Communication

Autonomie

Formation

Diplôme de niveau bac +2

Outils

Outils de gestion électronique de document

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Agence Régionale de Santé Nouvelle Aquitaine (ARS Nouvelle Aquitaine)

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Direction: Direction Santé Environnement – Une seule santé
Localisation géographique du poste: Bordeaux

L’ARS Nouvelle Aquitaine, une agence au service de la santé des habitants.
L’ARS Nouvelle Aquitaine représente les ministères chargés de la santé et de l’autonomie. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires.
Elle soutient des actions de prévention, organise l’offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Elle est composée de professionnels aux profils et aux compétences variées. Rejoindre l’ARS Nouvelle Aquitaine, c’est travailler au sein d’une équipe animée par une forte culture collective de politique publique.

La Direction de la Santé Environnementale et des politiques Une seule santé (DSEUSS), nouvelle direction métier de l’ARS Nouvelle-Aquitaine, a été créée au 1er juin 2025, dans le cadre de la réorganisation de l’agence.
Le champ d’action de cette nouvelle direction concerne l’ensemble des missions régaliennes dans le champ de la santé environnementale (eaux, environnement intérieur, environnement extérieur), mais également la promotion de la santé environnementale (rattachement du pilotage et de l’animation du PRSE 4). Elle est en charge de la détermination de la stratégie régionale en santé environnementale, du pilotage et de la mise en œuvre de l’ensemble des activités rattachées, des relations avec les directions métiers, les délégations départementales, les Préfectures de département, les partenaires institutionnels.
Cette direction est composée d’une cellule d’expertise régionale et detrois Directions déléguées composées chacune de deux pôles bi-départementaux.
Par ailleurs, dans une logique de transversalité, la Direction de la Santé Environnementale intervient en coordination avec la Direction de la protection de la santé et de l’autonomie (veille, alerte et gestion des signaux environnementaux; refondation de la prévention) et avec la Direction de l’offre de soins (feuille de route relative à la transition écologique du système de santé, financement au titre du FIR des actions de santé environnementale).

Profil recherché

Définition du poste: Sous l’autorité de la directrice de la DSEUSS, le-la coordonnateur-rice du secrétariat est chargé-e d’un appui à l’organisation générale de la Direction, de la coordination des missions du secrétariat ainsi qu’à l’organisation quotidienne du travail en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées.

Activités essentielles:
· En matière d’appui à l’organisation et au fonctionnement de la Direction:
§ Apporter son appui à la Directrice et à la Directrice adjointe pour les aspects d’organisation générale de la Direction, notamment la coordination au sein de la DSEUSS (unités départementales SE, Cellule régionale d’expertise), la préparation des CODIR DSEUSS et le suivi des suites, les relations avec les directions métiers du siège),
§ Réguler les demandes de congés des assistantes et leur validation - gestion de planning collectif, assure la suppléance entre les assistantes de la DSEUSS,
§ Organise l’appui administratif apporté par les assistantes aux missions Santé Environnement (bon de commande STARS FIR, partie administrative de certains dossiers, appui à l’enregistrement de dossiers dans les outils, etc.)
§ Assurer le suivi du FIR en lien avec la Direction (prévisionnel, suivi de la consommation, etc).

· En matière de structuration et de coordination du secrétariat:
§ Gérer la continuité d’activité des assistantes,
§ Assurer l’accueil téléphonique et la prise en charge des messages,
§ Organiser la circulation des documents (courrier, messagerie, documentation…) impliquant l’utilisation notamment de l’outil de gestion électronique de document (Elise)
§ Gérer la boite générique de direction de la DSEUSS
§ Gérer le tableau de suivi des commandes et de l’entretien du matériel technique,
§ Gérer l’agenda de Direction, organiser les réunions et les déplacements,
§ Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires à la Directrice, son adjointe, aux trois directeurs délégués et à la responsable de la cellule expertise régionale
§ Constituer les fonds de dossiers, rédiger des projets de courriers et des comptes rendus,
§ Elaborer des tableaux de bord, des dossiers et suivre les échéanciers,
§ Rédiger des écrits simples (courriers, notes etc…),
§ Gérer les déplacements de la direction de la DSEUSS (dont les directeurs délégués),
§ Gérer les flux de personnel et frais de déplacement dans les outils informatiques dédiés
§ Classer et archiver (plan de classement),
§ Tenir le planning des congés de la DSEUSS, et le planning des jours de télétravail des agents.

voir fiche de poste en fichier joint

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Si vous n’êtes pas concernés par le statut de fonctionnaire ou agent du régime général assurance maladie : recrutement possible en CDD de droit public d’une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.
Niveau: Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel.

Vacant à partir du 01/10/2025

Assistante / Assistant de direction

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