DSEUSS 33 - ASSISTANT-E DE DIRECTION – COORDONNATEUR-RICE DU SECRETARIAT DE DIRECTION H / F

ARS Nouvelle-Aquitaine; Bordeaux; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une autorité administrative de santé recherche un(e) coordonnateur(-trice) du secrétariat pour assurer l'appui à l'organisation générale de la Direction. Dans ce rôle, vous coordonnerez les missions administratives et organiserez les tâches quotidiennes. Des compétences en gestion administrative, communication et organisation sont essentielles. Le poste est à temps plein et situé à Bordeaux.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et coordination.
• Compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à travailler en équipe et à organiser des tâches.

Responsabilités

• Appuyer l'organisation et le fonctionnement de la Direction.
• Gérer l'agenda de la Direction et organiser des réunions.
• Classer et archiver les documents et informations nécessaires.

Connaissances

Gestion administrative

Coordination

Communication

Outils

Outils de gestion électronique de documents

Description du poste

Profil

Définition du poste : Sous l’autorité de la directrice de la DSEUSS, le/la coordonnateur-rice du secrétariat est chargé(e) d’un appui à l’organisation générale de la Direction, de la coordination des missions du secrétariat ainsi qu’à l’organisation quotidienne du travail en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées.

Activités essentielles :

1. Appui à l’organisation et au fonctionnement de la Direction :
2. Apporter son appui à la Directrice et à la Directrice adjointe pour l’organisation générale de la Direction, notamment la coordination au sein de la DSEUSS (unités départementales SE, Cellule régionale d’expertise), la préparation des CODIR DSEUSS et le suivi des suites, ainsi que les relations avec les directions métiers du siège.
3. Réguler les demandes de congés des assistantes, leur validation, gestion de planning collectif, et assurer la suppléance entre les assistantes de la DSEUSS.
4. Organiser l’appui administratif apporté par les assistantes aux missions Santé Environnement (bon de commande STARS FIR, gestion administrative de dossiers, appui à l’enregistrement dans les outils, etc.).
5. Assurer le suivi du FIR en lien avec la Direction (prévisionnel, suivi de la consommation, etc.).

1. Structuration et coordination du secrétariat :
2. Gérer la continuité d’activité des assistantes.
3. Assurer l’accueil téléphonique et la prise en charge des messages.
4. Organiser la circulation des documents (courrier, messagerie, documentation) en utilisant notamment l’outil de gestion électronique de documents (Elise).
5. Gérer la boîte générique de direction de la DSEUSS.
6. Gérer le tableau de suivi des commandes et de l’entretien du matériel technique.
7. Gérer l’agenda de la Direction, organiser réunions et déplacements.
8. Rechercher, diffuser, et archiver les informations nécessaires à la Directrice, son adjointe, aux trois directeurs délégués et à la responsable de la cellule expertise régionale.
9. Constituer les fonds de dossiers, rédiger des projets de courriers et des comptes rendus.
10. Elaborer des tableaux de bord, suivre les échéanciers.
11. Rédiger des écrits simples (courriers, notes, etc.).
12. Gérer les déplacements de la direction de la DSEUSS, y compris ceux des directeurs délégués.
13. Gérer les flux de personnel et les frais de déplacement dans les outils informatiques dédiés.
14. Classer et archiver (plan de classement).
15. Tenir le planning des congés de la DSEUSS et le planning des jours de télétravail des agents.

Voir fiche de poste en fichier joint.

Catégorie : Temps plein