Directreur administratif adjointe CY Tech – Directrice Formation et vie de campus- H/F

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Cergy; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

CY CERGY PARIS UNIVERSITE recherche un agent administratif pour la direction de la formation et vie de campus. Le poste implique le management de services, la coordination des activités académiques et le pilotage de la qualité. Ce contrat à durée déterminée de 12 mois avec un environnement de travail dynamique à Cergy nécessite des compétences en gestion et communication, ainsi qu'un sens aigu des responsabilités.

Prestations

38h35 par semaine

52 jours de congés payés par an

Remboursement abonnement transports 75%

Participation à la complémentaire santé

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire souhaitée.
• Capacité à manager des équipes.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Assister et conseiller en coordination avec les services concernés.
• Veiller à la qualité de fonctionnement des formations.
• Piloter la mise en place des accréditations ISO.

Connaissances

Gestion de projets

Planification

Communication

Travail en équipe

Sens des responsabilités

Formation

Diplôme de niveau Bac +3 minimum

Outils

Excel

Word

Powerpoint

Description du poste

Étant sous l’autorité hiérarchique de la directrice administrative de CY Tech, l'agent est chargé de mettre en œuvre un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés :

1. Assister et conseiller la DA et coordonner les activités de la Direction FVC, en liaison avec tous les services concernés de l'établissement (notamment la direction Formation, Contrôle de gestion, finances et comptabilité, départements de formation, direction de formation et apprentissage, Direction des relations internationales, etc.).
2. Veiller au bon fonctionnement de la Direction de la Formation et à la qualité de son fonctionnement, dans le respect et la réévaluation des règles et des procédures, afin d’améliorer le service rendu aux usagers.
3. Poursuivre l’accompagnement du changement d’organisation à CY Tech, pour répondre à l’audit CTI, en appui de la directrice administrative (DA) de CY Tech,
4. Manager les services et agents affectés sous sa direction sur les sites de Cergy, Saint-Germain et Pau en concertation avec la DA et l’informer de toutes difficultés rencontrées ou à venir.
5. Veiller à la réalisation des objectifs de la direction formation et vie de campus afin d’appliquer la stratégie définie par la direction de CY Tech
6. Veiller au bon fonctionnement de et à la bonne organisation des formations pré-ingénieurs, ingénieurs et formation continue de Cy Tech.
7. Piloter la mise en œuvre d’un système de management de la qualité autour des accréditations ISO 21001 et Qualiopi dans la gestion des activités en concertation avec la responsable qualité et la directrice administrative.
8. Accompagner le changement, dans les évolutions de la Formation et dans un objectif d’amélioration continue.
9. Organiser et évaluer le processus de formation pour les étudiants et stagiaires de la FC, les enseignants et les administratifs (l’établissement du calendrier universitaire, élaboration des tarifs, l’organisation des pré-rentrées, inscriptions pédagogiques, emplois du temps, examens…) dans le respect des consignes de CYU.
10. Assurer l’encadrement des services affectés sous sa hiérarchie en favorisant les synergies, mutualisations, redéploiements éventuels et en s’appuyant ou développant des outils de pilotage (calendriers, process et procédures, enquêtes…).
11. Piloter la mise en place de la plateforme cours CYU (Moodle) à CY Tech.
12. Animer les réunions d’information et de travail au sein de la direction Formation et vie de campus.
13. Assurer le suivi et la mise à jour des données relatives à la charge d’enseignement.
14. Fiabiliser les maquettes de formation.
15. S’assurer de la bonne mise en application des règles et procédures administratives décidées par la DA au niveau des services.
16. Participer à la définition et à la mise en œuvre du rapport d’auto évaluation de la CTI.
17. Prendre en compte et gérer la responsabilité sociétale vis-à-vis des étudiants.
18. Suivre la mise en place des aménagements d'études pour les étudiants en situation de handicap en collaboration avec l'enseignant référent et la mission handicap.
19. Organiser des réunions régulières et participer activement à la mise en place de la qualité à l’échelle de CY Tech.
20. Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité.
21. Mettre en œuvre et contrôler l’application des textes réglementaires et notes internes.
22. Régler les dossiers sensibles et les situations de litiges, en concertation avec la DA.
23. Établir des organigrammes au sein de sa Direction.
24. Planifier l’activité de l’équipe administrative.
25. Connaître les objectifs et projets de l'établissement
26. Connaître l’organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
27. Connaître l’environnement professionnel, le fonctionnement d‘une école d’ingénieur
28. Savoir encadrer, animer une équipe
29. Connaître les règles d’hygiène et de sécurité
30. Concevoir des tableaux de bord
31. Savoir anticiper, planifier, alerter et rendre-compte aux autorités idoines
32. Maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint et des outils de messagerie
33. Savoir planifier son activité et respecter les délais et gérer les priorités
34. Simplifier et digitaliser les procédures
35. Veille réglementaire sur son domaine de compétences
36. Disposer d’un sens aigu des relations humaines, du travail en équipe et de la communication
37. Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique et spontanée
38. Capacité organisationnelle, autonomie, sens des responsabilités, rigueur, esprit logique, réactivité, disponibilité, esprit d'équipe
39. Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité, d'autonomie, voire faire montre d'initiative
40. Avoir le sens de la discrétion et de la neutralité
41. Savoir faire preuve de diplomatie
42. Savoir rendre compte à sa hiérarchie
43. Savoir conduire des projets en fonction des enjeux de l’établissement
44. Savoir piloter, organiser les services, animer les équipes, élaborer des choix
45. Savoir estimer les besoins en moyens pour son équipe
46. Expliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure
47. Savoir planifier les actions
48. Savoir gérer les conflits et faire face aux situations d'urgence
49. Faire preuve de disponibilité aux périodes d'activité intense

Conditions de travail :

• Poste ouvert aux titulaires et non titulaires.
• CDD de 12 mois à pourvoir au 1/07/2025.
• Basé à Cergy.
• 38h35 par semaine.
• 52 jours de congés payés par an.
• Remboursement abonnement transports en commun trajet domicile-travail 75%.
• Participation employeur à la complémentaire santé à hauteur de 15 € / mois.
• Politique active de formation des personnels.

Rémunération:

Selon expériences & grilles de la fonction publique Catégorie A/ASI.