Directeur des opérations

Darksab - Formations IA; Montpellier; À distance; EUR 55 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante recherche un Responsable Opérationnel pour garantir la prédictibilité financière et coordonner les projets de formation. Le candidat idéal aura plus de 5 ans d'expérience en gestion opérationnelle et une maîtrise des outils comme ClickUp et Google Workspace. Ce poste en CDI temps plein offre une rémunération de 55-65 k€ brut/an et des avantages comme le télétravail et un budget formation en IA.

Prestations

Portable et téléphone

Budget formation IA

Coworking si souhaité

Qualifications

• 5–8+ ans en ops de cabinet / ESN / formation / agency ou scale-up services, avec pilotage P&L opérationnel.
• Expérience avérée en coordination de formations et pilotage de projets clients avec suivi qualité et rentabilité.
• Maîtrise des automatisations no-code.

Responsabilités

• Assurer la prédictibilité financière de la société.
• Mettre en place la revue hebdo d’avancement et la gouvernance cadence.
• Garantir le respect des délais, budgets et standards qualité pour chaque projet.

Connaissances

Pilotage business & finance opérationnelle

Maîtrise ClickUp

Leadership d’exécution

Courage opérationnel

Rigueur et efficacité

Outils

Google Workspace

ClickUp

Zapier

Description du poste

Raison d’être du poste

Assurer la prédictibilité financière de la société, la discipline d’exécution (process & qualité) et la scalabilité (automatisation, industrialisation des offres) pour permettre au fondateur de se concentrer sur la stratégie et les grands comptes.

Périmètre & responsabilités clés

• Pilotage business & finance opérationnelle
• Tenir à jour et diffuser chaque semaine le Dashboard d'indicateurs financiers
• Mettre en place le contrôle budgétaire par mission
• Suivre DSO / encaissements et fiabiliser le cash-in (avec l’assistante admin pour factures / relances).
• Process & PMO
• Cartographier → simplifier → faire respecter tous les processus critiques (de la prise de brief à la rétro finale), traçabilité dans ClickUp .
• Standardiser les propositions / devis / SOW avec grilles de prix et checklists qualité.
• Mettre en place la revue hebdo d’avancement et la gouvernance cadence (hebdo ops, mensuel P&L).
• Pilotage opérationnel des formations et projets
• Planifier et suivre l’ensemble des sessions de formation : coordination formateurs, suivi logistique, validation livrables pédagogiques, collecte et analyse des évaluations à chaud / froid.
• Piloter l’exécution des missions conseil / intégration : suivi planning, points d’avancement avec le client, gestion des ajustements de périmètre, anticipation des risques et blocages.
• Garantir le respect des délais, budgets et standards qualité pour chaque projet.
• Mettre en place un reporting projet clair et unifié (clients, formateurs, partenaires) intégrant indicateurs de satisfaction, marge, charge, et livrables.
• Freelances & capacité de production
• Recruter / qualifier le bench (compétences, TJM, disponibilité), affecter, contractualiser, suivre la charge et les NDF (process simple, délais maîtrisés).
• Instaurer un NPS freelance et un NPS client par mission.
• Documentation & capitalisation
• Organiser la base de connaissances (Google Workspace) : templates pédagogiques , propositions gagnantes, checklists, retours d’expérience.
• Versionner et sécuriser les documents sensibles.
• Automatisation & IA appliquée
• Automatiser les tâches répétitives (Make / Zapier + GPT) : créations de dossiers, docs standard, rappels, reporting.
• Mettre en place un pipeline de données minimal (ClickUp CRM / Sheets) pour un forecast fiable sans double saisie.
• Qualité & conformité
• Définir la charte qualité livraison (formation, conseil, intégration), avec critères de sortie et RCAs systématiques.
• Coordonner avec partenaires sans internaliser ce qui n’est pas cœur.

Livrables prioritaires (0–90 jours)

J+30

v1 du Dashboard 4 indicateurs (actuel + 12 semaines).

Cartographie des processus + top 5 des goulots d’étranglement avec plan d’action.

Cadence mise en place : revue hebdo ops, fichier de suivi actions.

J+60

Forecast CA relié au pipeline (ClickUp / Sheets) avec précision ≤ 25 % (première itération).

Kit offres & devis standard (gabarits + grille marge).

Portail freelances (affectation, time reporting, NDF).

J+90

Précision forecast ≤ 15 % , écart charge planifiée vs réelle ≤ 10 % .

90 % des processus critiques documentés et suivis.

Automatisations clés en production (≥ 5 workflows actifs, p. ex. brief → projet → dossier → devis → bons d’intervention → facture brouillon).

KPI de poste (a revalider ensemble)

Date / qualité du dashboard hebdo (zéro semaine manquée, données sourcées).

Précision CA prévisionnel (écart réel ≤ 15 % à 90 jours).

Écart charge planifiée vs réelle ≤ 10 %.

processus critiques documentés & conformes ≥ 90 %.

DSO et taux d’encaissement à 30 jours .

NPS client ≥ 60 / NPS freelance ≥ 40.

Compétences & expériences recherchées

5–8+ ans en ops de cabinet / ESN / formation / agency ou scale-up services , avec pilotage P&L opérationnel.

Maîtrise ClickUp (ou Asana / Jira) + Google Workspace + automatisation no-code (Make / Zapier) + LLM (prompting, QA de workflows).

Expérience avérée en coordination de formations et pilotage de projets clients avec suivi qualité et rentabilité.

Leadership d’exécution : fixe des règles simples, tranche, tient les délais, communique factuellement.

Courage opérationnel : sait affronter incertitude & charge, demander / tenir des arbitrages impopulaires si rationnels.

Valeurs & posture (non négociables)

Rigueur et efficacité

Satisfait par le fait de mettre au service de l'équipe un outil qui permet de performer.

Courage (pas absence de peur : capacité à l’affronter, s’adapter, décider).

Exigence calme : « cuir épais », sans agressivité.

Esprit critique et humilité (admet les faits, change vite d’avis si les données l’imposent).

Orientation résultat : parle chiffres, montre preuves.

Cadre & moyens

Reporting à : Fondateur.

Management fonctionnel : assistante admin + pool freelances.

Outils : Google Workspace, ClickUp, ChatGPT, Make / Zapier, Office, Perplexity, Gamma...

Lieu : télétravail depuis n’importe où avec préférence pour Paris, Barcelone ou grande ville française.

Contrat : CDI temps plein.

Horaires : 40 h / semaine.

Rémunération & avantages

CDI temps plein : 55–65 k€ brut / an (selon séniorité) + 10–20 % variable indexé sur indicateurs financiers clés.

BSPCE possibles après 12 mois (sous conditions de performance).

Avantages : portable, téléphone, budget formation IA, coworking si souhaité.