DGDDI (DG - COMINT) Assistant(e) de direction au sous-directeur du commerce international (cat.[...]

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique recherche une assistante de direction pour soutenir le sous-directeur. Ce rôle crucial implique la gestion d'agenda, l'organisation de réunions, et la liaison avec divers interlocuteurs internes et externes. Le candidat idéal aura une bonne maîtrise des outils bureautiques et saura faire preuve de rigueur et de discrétion.

Qualifications

• Discrétion et rigueur nécessaires.
• Expérience confirmée en assistance administrative requise.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches.

Responsabilités

• Assistance au sous-directeur, gestion logistique de l'agenda.
• Préparation des réunions et accueil des participants.
• Traitement des dossiers, suivi d'affaires et archivage.

Connaissances

Bureautique

Accueil

Analyse de l'information

Rigueur

Formation

Niveau 3 (CAP/BEP)

Outils

Excel

Powerpoint

Description du poste

1. Assistance du sous-directeur et aide à l’organisation de son emploi du temps;

2. Assistance à la préparation des réunions (constitution des dossiers, rappel des contributions attendues, tenue des échéances);

3.Liaisons avec l’interne (bureaux et services de la sous direction, secrétariat du directeur général, secrétariat du chef de service, secrétariats des autres sous-directions et bureaux). Gestion de certaines tâches transversales (accueil d’arrivants, centralisation d’informations relatives à la sous-direction etc);

4. Liaisons avec l’externe (institutionnels, opérateurs économiques, services déconcentrés)

5.Accueil physique des participants aux réunions;

6. Gestion de la ligne téléphonique et des appels du sous-directeur;

7. Traitement de dossiers ponctuels, des courriers et notes, suivi d’affaires réservées, archivage et classement;

8. Prise en charge des aspects logistiques (relations avec le pool-chauffeurs, préparation des missions et des réunions et évènements;

9. Gestion enrichie et coordonnée de l’agenda.

L’assistance du Sous-directeur s’organise dans le cadre d’une collaboration étroite avec les secrétariats des bureaux COMINT1 / 3 et COMINT2, en particulier pour assurer la permanence de l’assistance de la sous-direction lors des périodes de congés.

Description du profil recherché

Les compétences mises en œuvre sur le poste :

Outil bureautique de traitement de texte

Techniques d’accueil (RIME)

Outil bureautique de tableur (Excel ou autre)

Outil bureautique de présentation (Powerpoint ou autre)

Environnement administratif, institutionnel et politique (RIME)

Analyser une information, un document, une réglementation (RIME)

Appliquer un protocole (RIME)

Concevoir un support, un document de communication (RIME)

SAVOIR-ETRE : Discrétion

Rigueur

M. Guillaume VANDERHEYDEN, sous-directeur du commerce international

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

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Assistante Direction • Seine Saint-Denis, FR