[DAM-DRH] Adjoint administratif H/F

CH Guillaume Regnier; Rennes; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

CH Guillaume Regnier recherche un(e) secrétaire administratif(ve) au sein de la Direction des Affaires Médicales et des Ressources Humaines. Rattaché(é) à une équipe de plus de 2 700 professionnels, vous assurez le secrétariat, la gestion du courrier, des agendas et le suivi des instances.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint), avez le sens de l’organisation, et savez travailler en autonomie dans un environnement hospitalier public.

Qualifications

• Expérience dans le domaine hospitalier public.
• Connaissance du statut de la fonction publique hospitalière.
• Expérience confirmée dans l’accueil du public et le fonctionnement de secrétariats.

Responsabilités

• Gérer le courrier et rédiger notes et courriers.
• Gérer l’agenda du Directeur adjoint et des adjointes.
• Gérer le temps et les CET du personnel médical et non médical.
• Assurer les activités liées aux grèves et aux assignations.
• Gérer les candidatures reçues et le tri des dossiers.
• Suivre les instances CSE, CAPL et F3SCT: convocations et ordres du jour.
• Suivi qualité: réponses aux fiches d’évènements indésirables.
• Participer au projet social: saisie de données et bilan.
• Possibilité d’assistanat de direction en cas de besoin.

Connaissances

Organisation

Rédaction

Accueil et écoute

Esprit d’équipe

Discrétion

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

A propos de nous

Exercer au CHGuillaumeRégnier, c’est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.
Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.

Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.

Votre mission, si vous l’acceptez

Le secrétariat de la Direction des Affaires Médicales et des Ressources Humainesest composé de 2 professionnels. Les missions et activités doivent être maîtrisées par les deux professionnels à un même niveau.

A) Les missions principales :

A1. Gestion du courrier arrivé et départ./ rédaction de notes et courriers

• Gestion du courrier avec:
• Enregistrement du courrier arrivé;
• Présentation du courrier auDirecteur adjoint ou, en son absence, aux 2 adjointes en charge des affaires médicales et des ressources humaines;
• Ventilation du courrier arrivé aux secteurs compétents selon les consignées posées;
• Rédaction de projets de courriers ou notes dans le cadre de l’activité de la direction.

A2. Gestion de l’agenda.

• Gestion de l’agenda du Directeur adjoint et, le cas échéant, des 2 adjointes, conformément aux consignes posées;
• Préparation des dossiers en amont des entretiens, rendez-vous ou réunions de travail, en lien avec l’assistante de direction.

A3. Gestion du temps.

• Gestion des CET des personnels médicaux et non médicaux (ouverture, droit de tirage, indemnisation, fermeture) en lien avec les services compétents de la Direction ;
• Gestion de la grève avec diffusion de notes de service d’organisation des services minimum, suivi des effectifs de grève, établissement des assignations;
• Gestion des autorisations d'absences.

A4. Gestion des grèves.

• Diffusion des notes de service;
• Établissement des assignations sur la base des éléments communiqués par l'encadrement et des effectifs de grève déterminés par les instances compétentes;
• Réalisation des données statistiques liées à la grève.

A5. Gestion documentaire.

• Ventilation des candidatures reçues via la plateforme de recrutement pour les professionnels administratifs, logistiques et techniques de l’établissement;

A6. Cumul d’activité.

• Suivi de la réglementation relative au cumul d’activité et communication aux professionnels concernés ou susceptibles de l’être;
• Constitution et suivi des dossiers de cumul d’activité (demande initiale, renouvellement, clôture) dans le respect de la réglementation.

A7. Suivi des instances CSE, CAPL et F3SCT

• Réalisation des convocations et des ordres du jour;
• Collecte des documents relatifs aux instances susmentionnées et envoi aux membres;
• Préparation matérielle et logistique des séances

A8. Démarche qualité

• Suivi et préparation des réponses aux fiches d'évènements indésirables concernant la direction.

A9. Participation à l’élaboration, à la mise en œuvre et au suivi du projet social

• Saisie de données relatives à des enquêtes nationales sur la situation sociale des professionnels de l’établissement;
• Préparation et mise en forme du bilan social sur le fondement des éléments collectés.

Le secrétaire est également susceptible de réaliser, en cas de besoin, des missions relevant de l'assistanat de direction.

Le profil idéal

Expérience:

• Expérience dans le domaine hospitalier public;
• Connaissance du statut de la fonction publique hospitalière;
• Expérience confirmée dans l’accueil du public et dans le fonctionnement de secrétariats.

Savoir-faire:

• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Power Point);
• Expérience confirmée dans la rédaction de courrier: mise en forme notamment pour des envois en grand nombre.

Savoir être:

• Sens de l’organisation;
• Capacité de synthèse et de rédaction;
• Autonomie;
• Sens des relations humaines;
• Capacité d’accueil et d’écoute;
• Esprit d’équipe;
• Discrétion.