[CY TECH]Gestionnaire scolarité en charge des inscriptions administratives

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Palaiseau, Cergy; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université dynamique recherche un agent de scolarité pour gérer les inscriptions administratives et assurer le suivi des dossiers d'étudiants. Vous travaillerez en collaboration avec divers acteurs internes et contribuerez à l'amélioration des processus dans un environnement en transformation. Ce poste requiert une bonne organisation, une autonomie et une capacité à travailler sous pression, tout en maintenant un service de qualité aux étudiants.

Prestations

52 jours de congés payés par an

Participation employeur à la mutuelle

Remboursement 75% du titre de transport

Politique active de formation du personnel

Qualifications

• Expérience appréciée dans une fonction similaire.
• Maîtrise d’Apogée souhaitée.
• Connaissance des règles d'hygiène et sécurité.

Responsabilités

• Instruire les dossiers de candidature et assurer le suivi.
• Accueillir et informer le public sur les inscriptions administratives.
• Assurer le suivi des dossiers d'inscriptions.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Rigueur

Esprit d'équipe

Capacité à rendre compte

Formation

CAP, BEP ou diplôme équivalent

Outils

Apogée

Excel

Word

Powerpoint

Description du poste

Placé(e) sous l’autorité de la cheffe de service, l'agent assure des activités en matière de scolarité entre le service et les différents acteurs internes selon les cas : DG Formation, la Vie de campus, les autres directions, UFRs, et Ecoles. Il participe à son échelle à l'atteinte des objectifs des directions Formation et Vie de campus dans un contexte plus large de transformation en grand établissement, du nouveau contrat de site et des évolutions engagées par la création d'une école universitaire des premiers cycles et le développement d'un campus à l'international.

- Instruire les dossiers de candidature et en assurer le suivi en étroite collaboration avec la composante dont il assure la gestion et le pôle candidatures.

- Piloter à son échelle, la gestion d’un portefeuille de dossiers d’étudiants avec l’UFR dont il est le référent et effectuer les inscriptions dans Apogée sous l’autorité fonctionnelle de la responsable du pôle inscriptions.

- Accueillir et informer le public sur les questions liées aux inscriptions administratives.

- Participer activement à la préparation des inscriptions administratives ainsi qu’à la rédaction des procédures.

- Réaliser les inscriptions administratives dans Apogée.

- Assurer le suivi des dossiers d'inscriptions (transferts, remboursements, situations universitaires, annulations, réorientations, certificats de scolarité, CMS, conventions ,etc).

- Gérer les vérifications liées aux enquêtes ministérielles (enquêtes 20 et 45) de la composante dont il assure la gestion.

- Tenir à jour les tableaux de bord et les documents de la composante dont il assure la gestion.

- Assurer le suivi de l'activité des vacataires inscriptions affectés à la composante dont le gestionnaire est le référent.

- Assurer la suppléance de la régie de recettes.

- Assurer la suppléance de la référente pour les cartes multiservices.

- Apporter son appui aux différents activités du service autant que nécessaire à la demande du chef de service ou de son adjoint.

- Etre à l’écoute des étudiants tout au long de l’année et contribuer au suivi de la qualité du service rendu.

- Connaissance du fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur, en particulier de l'université de CY Cergy Paris et de ses projets, culture d'établissement et des questions liées à la scolarité.

- Connaissance de l'environnement professionnel, de la réglementation de la scolarité dans l'enseignement supérieur

- Connaissance des cursus pédagogique des étudiants et diplômes d'enseignement supérieur

- Connaissances des logiciels/applications métier du service (ecandidat , Parcoursup).

- Savoir rechercher l’information, la vérifier, la traiter et la classer

- Maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint et des outils de messagerie

- Savoir planifier son activité et respecter les délais

- Veille réglementaire sur son domaine de compétences

- Etre capable de travailler en autonomie tout en respectant les consignes hiérarchiques

- Discrétion (accès aux données et informations personnelles des étudiants)

- Capacité organisationnelle, autonomie, sens des responsabilités, rigueur, esprit logique, réactivité, disponibilité, esprit d'équipe.

- Etre force de propositions

- Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique et spontanée.

- Disponibilité et nécessité d'une grande polyvalence et résistance au stress (accueil d’un public très nombreux et amplitude horaire importante lors des campagnes de candidature et d’inscriptions).

Niveau d'études minimum requis : CAP, BEP ou diplôme équivalent

Expérience appréciée dans une fonction similaire

Maîtrise d’Apogée souhaitée : domaines inscription administrative, dossier étudiant

Connaissance des règles d'hygiène et sécurité

Maîtrise de l'anglais bienvenue

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.

• CDD de 12 mois à pourvoir 15/05/25 .

• Basé sur Cergy à 5 min du RER A ou Transilien ligne L (Gare de Cergy-Préfecture).

• 38h35 hebdomadaires | 52 jours de congés payés par an.

• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15€ / mois.

• Remboursement 75% du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail.

• Politique active de formation du personne.

• Rémunération selon expériences & grilles de la fonction publique Catégorie B.