CRR03 - ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTEUR (h/f) - Métropole Toulon Provence Méditerranée

CRR03 - ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTEUR (h/f) - Métropole Toulon Provence Méditerranée

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Employeur : Structures de coopération territoriale
• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée, Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
• Management : Non renseigné
• Télétravail possible : Non renseigné

Apporte une aide permanente au Directeur du Conservatoire TPM en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

- Organisation permanente de la vie professionnelle du Directeur notamment la gestion de l'agenda.
- Rédaction des comptes rendus et synthèses.
- Gestion des tableaux de bord et suivi des statistiques annuelles.
- Réception et tri des courriels reçus dans la boîte mail de la direction du Conservatoire TPM.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
- Accueil téléphonique et physique.
- Planification, organisation et gestion des réunions.
- Recherche et diffusion d'informations.
- Rédaction et gestion des courriers.
- Participation au suivi et à la mise en ½uvre du projet d'établissement.

Profil recherché

Les « savoirs » :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail.
- Fonctionnement des services de la collectivité.
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité.
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.).
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire.
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet.
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi.
- Standard téléphonique, annuaire internet.
- Annuaire de la collectivité et des partenaires.
- Principes rédactionnels de la note de synthèse.
- Principes rédactionnels du compte-rendu.
- Techniques de gestion de planning.
- Très bonne connaissance des logiciels Word et Excel.
- Connaissance du progiciel IMUSE souhaitée.

Les « savoir-faire » :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
- Organiser les déplacements du directeur.
- Gérer et actualiser une base de données informatisée.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et comptes rendus.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités.
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel, d'esprit d'équipe, du service public.
- Autonomie.
- Rigueur, discrétion, maîtrise de soi.
- Disponibilité.
- Relation de confiance avec le Directeur.
- Intérêt pour l'éducation et la culture.