Coworking Event Manager

Le Coworking & Event Manager travaille sur l'espace de Coworking dont il est le responsable. Il a à ses côtés un Junior en stage ou alternance.

Voici les missions qui te seront confiées :

1. Gestion opérationnelle de l'espace de coworking :

• En charge de la bonne exploitation de l'espace de coworking (ouverture, fermeture, accueil des résidents et de ses services).
• Gestion et résolution des soucis techniques du quotidien (équipement du coworking ou équipement technique de l'immeuble) gestion autonome ou via nos prestataires.
• Prospection quotidienne : relance des clients gagnés et des clients perdus.
• Visite événementielle avec les prospects.
• Réponse aux demandes de devis en 1h maximum.
• Gestion et suivi des fiches Pipe Drive et des relances.
• Gestion des plateformes de diffusion et prescripteurs et mise à jour.
• Organisation et coordination des événements sur le terrain : MEP salle, commandes traiteur, accueil client, mise en place traiteur, débarrassage salle.
• Gestion de la facturation événement.
• Préparation de l'arrivée des nouveaux résidents : préparation du bureau, des accès / badges / clés, accueil le jour J, présentation du site et des équipes (EDL).
• Suivi de l'offboarding des clients sortants (EDL, suivi des travaux si besoin).

• Organisation d'événements pour les résidents (raison de 2-3 fois par mois : petit-déjeuner, afterwork, ateliers business, dégustation, séances de sport, services bien-être, semaine thème, etc.).

• Petits travaux : demande de devis et suivi des travaux.
• Travaux d'aménagement clients : demande de devis et suivi des travaux.
• Relation avec le Bailleur et / ou Property Manager.

• Le Junior Coworking Manager appuie le CM au quotidien sur la partie opérationnelle du site.
• Il a en charge l'animation de la communauté et reste proche des résidents.
• Le JCM participe activement au développement de notre pôle événementiel en faisant de la prospection et en aidant sur la logistique lors des événements.
• Il est aussi en mesure de faire des visites de l'espace des clients.
• Le JCM accompagne le CM sur tous les projets de l'espace de coworking.

• Gestion des visites clients et suivi des prospects en coordination avec notre Directeur Commercial.
• Gestion de l'outil de prospection commerciale Pipedrive.

• Reporting opérationnel.
• Reporting chiffre d'affaires (Coworking et Événementiel).
• Édition et envoi des contrats aux clients.
• Vérification des factures bureaux et des paiements avec le service finance.
• Vérification des acomptes pour les événements et le suivi des règlements clients.
• Tenue du budget d'exploitation.
• Gestion de la domiciliation.
• Contrôle et gestion du stock de l'espace.