Coordinator Facilities & Travel (H / F)

GROUPE WILLIAM SINCLAIR; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

GROUPE WILLIAM SINCLAIR recherche un Coordinateur Facilities & Travel pour assurer le bon fonctionnement de ses bureaux et organiser les déplacements professionnels. Avec au moins 3 ans d'expérience, le candidat idéal est bilingue et possède un excellent sens de l'organisation. Ce rôle clé nécessite de la rigueur et la capacité de gérer plusieurs sujets simultanément, tout en soutenant la vie d’entreprise et la culture organisationnelle.

Qualifications

• Minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise de Microsoft Office et Google Workspace.
• Bilingue français/anglais, compétences en organisation.

Responsabilités

• Gestion des bureaux, suivi des budgets et des prestataires.
• Organisation des déplacements professionnels et événements.
• Support logistique pour séminaires et intégration des collaborateurs.

Connaissances

Organisation

Bilingue français/anglais

Rigueur

Gestion des priorités

Autonomie

Esprit d’équipe

Sens du service

Outils

Microsoft Office

Google Workspace

Excel

Description du poste

En tant que Coordinator Facilities & Travel, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de nos bureaux, le confort des équipes et l'organisation des déplacements professionnels. Vos responsabilités seront variées et stratégiques :

Gestion du bureau & des installations

Supervision quotidienne du bureau et des showrooms

Suivi des prestataires (nettoyage, sécurité, maintenance)

Gestion des équipements, fournitures, réception, colis et espaces communs

Organisation des travaux, déménagements, et aménagements

Coordination de l’entretien (extincteurs, alarmes, machines à café, imprimantes…)

Suivi des budgets liés aux services généraux

Gestion des notes de frais et rapprochements comptables

Validation des factures et suivi des fournisseurs

Mise à jour des archives et documentation administrative

Déplacements & hébergements

Organisation complète des voyages professionnels : réservations, optimisation des coûts, coordination des transports et hébergements

Suivi des politiques voyages et gestion des imprévus

Support logistique pour les ouvertures de magasins, séminaires, salons, formations

Événements & vie d'entreprise

Organisation de réunions, événements internes, séminaires et soirées d’entreprise

Soutien à l’intégration et au départ des collaborateurs (badges, accès, installation…)

Animation d’initiatives internes pour favoriser la cohésion et la culture d’entreprise

Votre profil

Votre profil

Vous avez au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire (Office Manager, coordinateur.trice services généraux, etc.)

Vous êtes bilingue français / anglais, à l’aise à l’écrit comme à l’oral

Vous avez un excellent sens de l’organisation, de la rigueur et de la gestion des priorités

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace), notamment Excel

Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, avec autonomie, discrétion, et esprit d’équipe

Votre réactivité, votre sens du service et votre capacité à gérer des prestataires sont des atouts clésVous maîtrisez idéalement le logiciel Excel

Rémunération : 30 à 40 K€ sur 12 mois

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