Coordinateur (trice) services administratifs H/F

Coordinateur (trice) services administratifs H/F, Toulouse

Le poste

Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, vous êtes en charge de la bonne coordination des services supports administratifs en lien avec les cadres opérationnels de la région.

En qualité de coordinateur.trice des services administratifs, vous assurerez l'organisation de l'équipe administrative comprenant 10 personnels répartis sur toute la région, et veillerez à la continuité des services et à l'optimisation du fonctionnement de l'équipe dans le respect du cadre légal, conventionnel et des procédures internes à l'Ufcv.

Pilote du support administratif aux activités, vous êtes un.e expert.e des procédures.

Manager.euse de premier niveau, en présentiel mais aussi en distanciel, vous savez organiser le planning des équipes et les soutenir dans leurs missions.

Finalités et enjeux du poste :

Assurer la continuité des services administratifs et optimiser le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l’UFCV.

Vos principales missions :

1. Organisation et coordination du support administratif des activités :

2. Mettre en œuvre les processus métiers ;

3. Coordonner et planifier l’activité de l’équipe administrative ;

4. Garantir les échéances : inscription, facturation, organisation de la continuité de service ;

5. Participer à l’amélioration des procédures internes de la Direction administrative ;

6. S’assurer de la bonne application des procédures et de l'exécution des tâches conformément à la répartition des tâches validée par le(s) responsable(s) d'activités ;

7. Participer à la formation de l’équipe administrative.

Administration des activités :

1. Traitement des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité (formation professionnelle, gestion des crèches et centres de loisirs…) ;

2. Traitement de la trésorerie associée ;

3. Participation à l’organisation administrative des activités : convocations des publics, préparation des documents de sessions et séjours, des départs…

4. Réponse aux bénéficiaires et clients des activités.

Management de l'équipe administrative régionale :

1. Assurer le suivi des éléments RH de son équipe (planning, congés, entretien, recrutement) ;

2. Assurer l’intégration des nouveaux membres de son équipe ;

3. Réaliser les entretiens annuels d’activité et entretiens professionnels avec le ou la responsable administratif et financier.

Informations contractuelles et avantages UFCV :

Poste à pourvoir en CDI à temps plein dès que possible.

Salaire indicatif conventionnel : base CCN ECLAT indice 285 + prime de mission de coordination 35 points.

Fourchette de rémunération : 2 217,37 € bruts mensuels, avec possibilité de reprise d'ancienneté sous certaines conditions.

Avantages salariés : prime de reconstitution de carrière, prime familiale, ancienneté, CSE, mutuelle.

Déplacements ponctuels à prévoir sur la région Occitanie.

Profil recherché :

Formation : BTS Assistant de gestion en PME, DUT GEA, ou niveau 5 (BAC) minimum en gestion et administration.

Expériences :

• Coordination d’équipe
• Gestion administrative polyvalente
• Expérience dans la fonction administrative des secteurs de la formation professionnelle, de la petite enfance ou de l’animation est souhaitable
• Connaissance du secteur associatif serait un plus.

Compétences attendues :

• Connaissances des fonctionnements comptables, administratifs et RH
• Management d’équipe
• Organisation, méthodologie
• Gestion de conflit
• Maîtrise confirmée de la suite Office

Qualités :

• Aisance relationnelle
• Capacité à déléguer
• Esprit d’équipe
• Gestion du stress