Coordinateur(trice) pôle déplacements

École nationale des ponts et chaussées; Champs-sur-Marne; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L’École nationale des ponts et chaussées recherche un coordinateur de déplacements pour organiser et gérer les missions des agents et étudiants. Le candidat idéal aura une formation en comptabilité, une expérience en gestion de déplacements, et des compétences en outils bureautiques. Ce poste offre un environnement dynamique au sein d'une institution de renom, avec des responsabilités variées allant de la réservation à la gestion des budgets.

Qualifications

• Formation de niveau BAC + 2 au minimum en comptabilité / gestion.
• Une expérience en agence de voyages serait un plus.

Responsabilités

• Organisation des déplacements professionnels : réservation de transport et hébergement.
• Gestion des dossiers et traitement des factures liées aux déplacements.
• Coordonner l’activité du pôle déplacements.

Connaissances

Rigueur

Réactivité

Sens de l’organisation

Qualités rédactionnelles

Esprit de synthèse

Discrétion

Qualités relationnelles

Formation

BAC + 2 en comptabilité / gestion

Outils

Notilus

Word

Excel

Description du poste

L’École nationale des ponts et chaussées (ENPC) est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la Transition Écologique, de la Biodiversité, de la Forêt, de la Mer et de la Pêche et sous statut d’EPSCP (Établissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.

Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, L’ENPC est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support.

Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Présentation du service :

Au sein du Secrétariat Général, le service des affaires budgétaires et financières a pour rôle de proposer au directeur de l’École la stratégie financière de l'établissement et de piloter l'élaboration annuelle du budget.Il pilote le contrôle de gestionet est garant des règles de comptabilité analytique dans un objectif de calcul des coûts complets des activités de l'établissement et de tarification des 'produits'. Il anime le dialogue de gestion avec les centres de responsabilité budgétaire et assure le suivi de l’exécution budgétaire.

Le service est composé de deux pôles : le pôle d’exécution budgétaire et le pôle gestion des déplacements. Le poste à pourvoir est intégré au sein du pôle gestion des déplacements, en charge des déplacements des agents, des élèves et invités de l’École.

Rattaché(e) au SABF, vous aurez pour missions :

• Organisation des déplacements professionnels :

Réservation de prestations liées à la mission : transport, hébergement, location de véhicules, soit directement par l’intermédiaire d’un outil de réservation en ligne, soit par l’intermédiaire d’une agence de voyages

• Relation avec l’agence de voyages et les directions de l’École
• Assistance auprès des utilisateurs sur l’outil de gestion des déplacements
• Participation à la rédaction du marché public relatif aux déplacements et de la politique voyage
• Participation à l’écriture de procédures, notes de service et divers supports de communication…
• Gestion des dossiers :

Suivi des ordres de missions : contrôle de régularité et de conformité

• Traitement des factures et notes de frais en s’assurant du respect de la règlementation en matière de frais de déplacements
• Mise en paiement des notes de frais et des factures liées aux déplacements
• Gestion des litiges : relances, impayés, contentieux,
• Suivi et traitement des observations de l’Agence comptable : régularisation des avances, calcul des charges à payer...
• Gestion courante des outils :

Mise à jour des données dans l’outil de gestion financière (création des tiers notamment)

• Paramétrage de l’outil de gestion des déplacements (Notilus) : profils des utilisateurs (ajout des tiers, modification des habilitations, accès, données personnelles), mise à jour des taux (taux de change, taux de mission) …
• Vous aurez également en charge les missions suivantes ;
• Coordonner l’activité du pôle déplacements
• Etre référent technique de l’outil Notilus et assurer l’interface avec le prestataire Dimo Software en cas de dysfonctionnement
• Etre référent technique pour les problématiques liées aux flux d’information entre Notilus et le SI ELAP finances
• Animer le réseau des gestionnaires en charge des déplacements à l’ENPC
• Assurer la suppléance de ses collègues du pôle dépenses (gestion des demandes de paiement directes) et recettes au sein du service des affaires budgétaires et financières
• Réaliser des études ou analyses spécifiques en tant que de besoin (bilan carbone, etc.)
• Assurer une veille juridique sur le domaine de compétence, anticiper la mise en œuvre des nouvelles règlementations
• Améliorer et formaliser les procédures internes sur le domaine de compétence (fiches de procédure, etc.)
• Mener la réflexion et l’analyse dans le cas d’un changement d’outil de gestion des déplacements ou de marché
• Contrôle et validation des demandes de paiement liées aux déplacements, en cas d’absence de l’adjointe au chef du service des affaires budgétaires et financiers.

Poste de catégorie B. Fonctionnaire (possibilité d’accueil en détachement) ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable)

Formation de niveau BAC + 2 au minimum en comptabilité / gestion. Une expérience en agence de voyages serait un plus.

Compétences techniques requises :

• Expertise dans le domaine de la réglementation de la fonction publique en matière de gestion financière
• La connaissance et la pratique d’un logiciel d’achat et de gestion et d’un outil de gestion des frais de déplacements (idéalement Notilus) seraient un plus
• Connaissance des règles de la comptabilité publique et de la règlementation des frais de déplacements
• Appétence pour les nouvelles technologies
• Pratique confirmée des outils bureautiques (Word, Excel, Internet)

Qualités appréciées :

• Rigueur, réactivité, sens de l’organisation, méthode
• Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Qualités relationnelles (capacité d’adaptation, travail en équipe, qualités pédagogiques)

Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

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Coordinateurtrice • Champs-sur-Marne, FR, FR