Coordinateur.trice du service Formation Continue (H/F)

Nantes Université; Nantes; Sur place; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante dans une université dynamique, où vous serez responsable de la coordination administrative des formations continues. Vous superviserez une petite équipe, gérerez les relations avec divers partenaires et assurerez le bon fonctionnement des activités éducatives. Ce rôle exige une expérience significative et des compétences en communication, pédagogie et organisation. Si vous êtes passionné par l'enseignement supérieur et souhaitez contribuer à l'amélioration continue des services, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Capacité à travailler en équipe et à appliquer des procédures.

Responsabilités

• Coordonner les activités de l'équipe et superviser les assistants de formation.
• Gérer les contrats, la facturation et le suivi budgétaire.
• Accueillir et informer les étudiants sur les parcours de formation.

Connaissances

Communication

Pédagogie

Planification

Utilisation de logiciels et bases de données

Travail en équipe

Formation

Bac +3

Description du poste

Description

RESPONSABILITÉS :

Missions

La mission de coordination administrative du service de formation continue est d'assurer la coordination technique et administrative de l'offre de formation du service et d'organiser les activités de l'équipe. Le/la coordinateur/trice supervise la responsabilité hiérarchique des assistants de formation.

Activités principales

1. Assurer les missions transversales liées à la formation continue :
   • Assurer l'interface entre les auditeurs, les entreprises, les prescripteurs, etc.
   • Garantir le montage des dossiers avec les entreprises et organismes financeurs
   • Gérer les contrats et conventions (y compris préparation de la facturation)
   • Assister sa hiérarchie et la représenter auprès des partenaires internes et externes (OPCO, entreprises, service financier, etc.)
   • Coordonner l'élaboration et la saisie des maquettes/arbres pédagogiques dans le logiciel de scolarité
   • Coordonner le suivi budgétaire du service
   • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) pour l'activité du service et l'organisation d'événements (conférences, réunions, séminaires, colloques)
   • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
   • Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
   • Réaliser des études, rapports et enquêtes
   • Contrôler l'application des règles et procédures administratives
   • Contribuer à la démarche qualité dans la gestion des activités
   • Diffuser l'information en interne et en externe
2. Encadrer l'équipe :
   • Superviser les activités des agents du département (2 agents)
   • Apporter un appui technique ou administratif si nécessaire
   • Contrôler le suivi des charges d'enseignement de l'équipe
   • Participer aux processus de décision, recrutements, gestion des absences et entretiens professionnels
3. Assurer la gestion d'un parcours de formation :
   • Accueillir et informer les étudiants
   • Gérer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
   • En lien avec le responsable pédagogique, gérer la planification de l'année universitaire : candidatures, admissions, rentrée, inscriptions, examens, jurys, etc.
   • Participer aux événements transversaux de l'Institut : JPO, remise des diplômes, etc.

Profil recherché

- Formation et/ou qualification : Bac +3

- Expérience antérieure souhaitée : minimum 5 ans

Compétences et connaissances requises

• Environnement et réseaux professionnels
• Politiques, dispositifs et procédures liés au domaine
• Connaissance de l'offre de formation de l'IAE de Nantes
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Compétences opérationnelles : communiquer, faire preuve de pédagogie, rendre compte, travailler en équipe, appliquer des procédures, planifier, utiliser logiciels et bases de données, élaborer des documents
• Savoir-être : réactivité, capacité d'adaptation, écoute, sens relationnel, organisation, rigueur, fiabilité

Profil souhaité

• Expérience exigée

Source : France Travail