Coordinateur/trice des secrétariats médicaux H/F - PAM MED - GH CENTRE

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Hybride; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante dans un hôpital innovant, où vous serez responsable de la coordination des secrétariats médicaux. En tant que coordonnateur/trice, vous superviserez une équipe de secrétaires, gérerez les ressources humaines et participerez à des projets d'amélioration continue. Ce rôle dynamique nécessite d'excellentes compétences en gestion, une bonne capacité relationnelle et une maîtrise des outils bureautiques. Vous travaillerez dans un environnement stimulant, au sein d'une équipe engagée, avec des possibilités de télétravail et un rythme de travail flexible. Si vous êtes prêt à relever ce défi, rejoignez-nous pour contribuer à l'excellence des soins médicaux.

Prestations

Télétravail possible (2 jours/mois)

28 jours de congés annuels

15 RTT

Qualifications

• Expérience en gestion des ressources humaines et encadrement d'équipes.
• Connaissance approfondie du métier de secrétaire médicale requise.

Responsabilités

• Encadrement et animation d'équipes de secrétaires médicales.
• Gestion des projets relatifs aux secrétariats et suivi des indicateurs d’activité.

Connaissances

Gestion des ressources humaines

Compétences managériales

Capacité relationnelle

Organisation

Prise d'initiatives

Formation

Titre de secrétaire médicale et médico-sociale de niveau IV

Outils

Pack Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)

Easily

Chronos

Description du poste

L’hôpital Edouard Herriot dispose de services d’excellence dans quasiment toutes les spécialités médicales et chirurgicales, avec des services phares : la chirurgie d’urgence et orthopédique, les transplantations et l’immunologie, la médecine et la chirurgie vasculaires… Il offre un accueil des urgences 24h/24 et héberge le SAMU et le centre de médecine hyperbare. Avec 4000 professionnels dont 500 médecins, l’hôpital dispose également d’un fort pôle de santé publique. Un hôpital dynamique et innovant, au cœur de la cité.

Le pôle des spécialités médicales comprend une dizaine de services : Néphrologie (avec une activité de dialyse), Transplantation (avec une activité de soins intensifs), Médecine interne et polyvalente, Médecine vasculaire, Rhumatologie et Immunologie, Dermatologie, UASS, CEGIDD, MIT et Médecine légale ainsi que 154 lits d’hospitalisation conventionnelle. Le pôle développe son activité ambulatoire et est composé d'une Clinique de Médecine Ambulatoire pluridisciplinaires (CLIMA) constituée d'un plateau de consultations et d'une plateforme d'hôpitaux de jour HDJ (22 places). Une seconde plateforme d’HDJ de 16 places a été créée en 2022. L’équipe du pôle est composée d’une directrice référente de pôle, une cheffe de pôle, une cheffe de pôle adjoint, d’une cadre supérieure de santé, d’une cadre administrative de pôle et d’une secrétaire de pôle.

La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l’encadrement de proximité et l’animation d’équipes de secrétaires dont il est hiérarchiquement responsable. Le pôle médecine comprend environ 50 ETP de secrétaires médicales. Le/la coordonnateur/trice des secrétariats est en contact permanent avec les chefs de service, la cadre supérieure et les cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles (RH, SIL, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.). Il travaille sous l’autorité hiérarchique du Cadre Administratif de Pôle.

1. Gestion des ressources humaines dont il a la responsabilité (recrutement, gestion du temps de travail, formation, évaluation):

- Organisation du recrutement des nouveaux agents,

- Accueil, accompagnement et aide à l’intégration des nouveaux agents,

- Gestion des demandes de stagiaires secrétaires médicales,

- Elaboration des plannings des secrétaires et organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur site,

- Préparation et réalisation des entretiens professionnels,

- Suivi et mise à jour de Chronos (suivi des comptes-heures),

- Préparation du plan de formation en lien avec le Cadre Administratif de Pôle,

- Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, etc.).

1. Participation à la gestion de projets :

- Gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (dématérialisation, parcours patient, performance secrétariat, etc.),

- Production et suivi des indicateurs d’activité des secrétariats (taux de décroché téléphonique, suivi de la FHR, délai moyen des télédemandes, etc.),

- Suivi des évènements indésirables et proposition des mesures correctrices,

- Elaboration et mise à jour des procédures et bonnes pratiques des secrétariats,

- Réalisation d’audits, d’études et d’enquêtes auprès des différents services du PAM en fonction des projets en cours,

- Animation de réunions et des points Lean.

Une parfaite connaissance du métier de secrétaire médicale est demandée - Titre de secrétaire médicale et médico-sociale de niveau IV recommandé.

Des compétences managériales et d'animation d’équipe seraient un plus.

Le poste nécessite la maîtrise du pack office (Word, Excel, Power Point, Outlook) et des logiciels Easily, Chronos.

Savoir-être :

- Très bonne capacité relationnelle et diplomatie,

- Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités,

- Capacité à prendre des initiatives et capacité à rendre compte,

- Esprit d’équipe.

Conditions de travail :

- Rythme de travail temps plein : 5 jours – 37h30

- Horaires: 8h-18h amplitude horaire variable, à définir selon les nécessités de service (réunions, projets, etc.)

- Poste classé à repos fixe : 28 CA et 15 RTT

- Télétravail possible (2 jours/mois)

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité d’accéder au statut de la fonction publique par la voie des concours.