Coordinateur / rice Guest Relations

LHÔPITAL AMÉRICAIN DE PARIS est un établissement privé à but non-lucratif reconnu d'utilité publique.

Créée en 1906 et dotée d'une forte culture d'entreprise, notre institution a pour mission de délivrer le meilleur des pratiques médicales françaises et américaines à ses patients français et internationaux.

LHôpital Américain de Paris bénéficie d'une double reconnaissance française et américaine en matière de qualité des soins par la Haute Autorité de Santé (certification A) et par The Joint Commission selon les normes appliquées aux Etats-Unis.

LHôpital Américain de Paris est le 1er établissement de santé français parmi les établissements publics et privés assurant concomitamment des activités de médecine, chirurgie et obstétrique.

• pour la mesure de la « satisfaction patients » sur 5 critères : accueil, qualité des soins, sécurité des soins, restauration, hébergement.
• Données 2017, 2018 et 2019, pour tous les patients hospitalisés +48h au sein de l'Hôpital Américain de Paris et qui ont répondu à un questionnaire administré par la Haute Autorité de Santé.

Sous la responsabilité du Guest Relations Manager et au sein d'une équipe de 3 personnes rattachées à la direction de la collecte de fonds, le / la Coordinateur / rice Guest Relations a pour mission principale de garantir une prise en charge d'excellence à la patientèle VIP de l'Hôpital Américain de Paris et de s'assurer de sa pleine satisfaction. La patientèle VIP est constituée de grands donateurs de l'établissement, ainsi que de personnalités issues des mondes économique, politique, sportif ou culturel.

Le / la Coordinateur / rice Guest Relations est leur interlocuteur privilégié au sein de l'établissement et facilite leur prise en charge administrative en amont, pendant et après leur séjour, quel que soit leur parcours (hospitalisation conventionnelle ou ambulatoire, consultation, urgences, etc). Il / elle réalise également la prise en charge des patients dans le cadre de Bilans Personnalisés et s'assure de leur pleine satisfaction.

Dans la prise en charge de la patientèle VIP, le / la Coordinateur / rice Guest Relations sera amené(e) à :

1. Faciliter la prise de rendez-vous (consultations, plateaux techniques, etc) et accueillir et accompagner le / la patient(e) lors de sa visite;
2. En cas d'hospitalisation conventionnelle ou ambulatoire programmée, préparer la venue du patient et faciliter les démarches administratives, notamment en pré-admission et aux admissions;
3. Rendre visite au patient hospitalisé et s'assurer du bon déroulement de son séjour;
4. Alimenter le Cardex en fonction des préférences du patient (type de chambre, restriction alimentaire, presse);
5. Accompagner la patientèle dans les démarches de facturation (explications, transmission de facture, etc);
6. Aller à la rencontre du patient lors de son passage à la PMCet faciliter, tant que possible, sa prise en charge;
7. Prendre de ses nouvelles après une hospitalisation;
8. Encourager les patients non donateurs à devenir Membres Donateurs de l'hôpital;
9. Assurer une parfaite coordination avec l'ensemble des équipes administratives et médicales;
10. Mettre à jour la base de données VIP;
11. Effectuer des reportings réguliers à son responsable hiérarchique.

Pour les bilans personnalisés, le Coordinateur / rice Guest Relations sera amené(e) à :

1. Gérer les demandes de bilans personnalisés effectuées par les médecins de l'AHP ou de l'extérieur;
2. Programmer l'ensemble des rendez-vous de consultation et / ou PMT;
3. Établir une estimation de frais et un planning de la prise en charge personnalisée;
4. Coordonner sur le terrain les rendez-vous des patients tout au long de leur bilan;
5. Gérer la facturation et l'encaissement des bilans effectués.
6. Préparer l'ensemble des documents (dossiers médico-administratifs) pour les patients : centralisation de l'ensemble des examens et comptes rendus.

Qualifications :

Secrétariat médical confirmé : BAC SMS ou équivalent.

Horaires de travail et aménagement du temps de travail :

35h hebdomadaire : 10h 18h (1h de pause).

Expérience souhaitée :

3 ans minimum d'expérience dans la prise en charge de patients nationaux et internationaux.

Procédures et réglementation à respecter :

Règlement intérieur, procédures et protocoles institutionnels, standards JC et HAS.

Connaissances des outils informatiques métier :

Savoir-être Compétences :

Rigueur et organisation, présentation irréprochable, sens du relationnel, empathie, discrétion, respect absolu de la confidentialité.