Coordinateur documents officiels / Officials Documents Coordinator H / F

BOURBON; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services maritimes recherche un support administratif à Marseille pour gérer les documents officiels de sa flotte. Le candidat idéal devra posséder une bonne expérience en gestion administrative, avec des compétences en communication en français et en anglais. La connaissance des réglementations maritimes ainsi que la maîtrise d'Excel sont des atouts pour ce poste.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative dans le milieu maritime préférable.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers de manière autonome avec des délais stricts.
• Connaissance des réglementations maritimes serait un plus.

Responsabilités

• Assurer un support à la flotte via la gestion des documents officiels.
• Contrôler la validité des documents quotidiennement.
• Gérer les dossiers relatifs aux changements administratifs des navires.

Connaissances

Gestion administrative

Communication en français

Communication en anglais

Maîtrise d'Excel

Sens de l'organisation

Outils

Pack Office

GED (Gestion Électronique de Documents)

Description du poste

Parmi les leaders du marché des services maritimes offshore, BOURBON propose aux producteurs d'énergie en mer une vaste gamme de services maritimes de surface et sous-marins sur les champs pétroliers, gaziers et oléïques. Cette offre de services repose sur une flotte moderne et standardisée de 223 navires et sur plus de 5 842 professionnels hautement qualifiés. En recherche permanente d'excellence opérationnelle, le groupe offre à ses clients un service de proximité dans ses 37 pays d’intervention, en garantissant les plus hauts standards de qualité et de sécurité. En 2024, BOURBON a réalisé un chiffre d’affaires ajusté de plus de 733 M.

Type d’offre : personnel sédentaire

Intitulé du poste

Rôles et responsabilités

Vous assurez un support à la flotte via la gestion des documents officiels (enregistrement pavillon ISM, ISPS, MLC, certificats statutaires et classe délivrés par le pavillon et/ou l’organisation reconnue par le pavillon) des navires en opération sous pavillons français et étrangers sur la flotte allouée :

• Contrôler quotidiennement la validité des documents.
• Initier, coordonner et suivre les visites statutaires et de classe selon procédure.
• Initier, coordonner et programmer les audits externes (ISM, ISPS, MLC, ASI, FSI, visite spéciale) avec les autorités du pavillon.
• Suivre les non-conformités (audits externes), recommandations, observations statutaires et de classe (délégation et notations de classe), et rappeler toutes les échéances aux membres de la cellule.
• Prendre en charge les demandes transversales liées aux certificats ou à la réglementation à l’échelle de toute la flotte.

Mettre à disposition à bord les documents officiels originaux.

Gérer les dossiers relatifs à tout changement administratif des navires de la flotte BOURBON en fonction des procédures pavillons et des délais communiqués :

• Préparer l’instruction des dossiers administratifs d’enregistrement auprès des autorités du pavillon en collaboration avec les différents services.
• Transmettre les nouveaux titres aux bordés et personnes concernées, et communiquer les informations de changement aux clients internes et externes.

Vous avez une bonne expérience en gestion administrative, capable de gérer plusieurs dossiers en autonomie avec des délais stricts, idéalement dans le milieu maritime.

Vous possédez également de réelles qualités en communication, un sens du service développé, et une aptitude réelle au travail en équipe.

Vous avez une excellente communication orale et écrite en français et en anglais.

La connaissance des réglementations maritimes serait un plus.

Vous maîtrisez le pack Office, notamment Excel (TCD, recherches H/V), Outlook, PDF Creator, OneNote, ainsi qu’une bonne connaissance d’une GED (Gestion Électronique de Documents).

La gestion des priorités, votre sens de l’organisation, ainsi que vos capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse sont des qualités reconnues.

Localisation du poste :

Europe, France, Marseille

Critères du candidat

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Coordinateur • Marseille, Bouches-du-Rhône, France