Coordinateur d'équipe accueil / admissions (H/F)

Description

Situé à Nancy, ville réputée pour ses universités, sa célèbre Place Stanislas et sa proximité avec de nombreux points d'intérêts européens, l'Institut de Cancérologie de Lorraine (ICL) est un Etablissement de Santé Privé d'Intérêt Collectif (ESPIC), membre d'Unicancer. Il est le seul établissement hospitalier de Lorraine 100% cancérologie. L'ICL, ce sont 800 salariés et plus de 150 métiers avec :

• les mêmes valeurs : engagement partagé, performance collective et équité.
• les mêmes missions : prévention, soins, recherche et enseignement.

Etre Coordinateur d'équipe accueil / admissions à l'ICL, qu'est-ce que c'est ? Placé(e) sous la responsabilité directe de la Directrice des Affaires Financières, vos missions sont les suivantes (sans être exhaustives) :

• Coordination de l'équipe :
  • Encadrer, animer et fédérer l'équipe accueil/admissions (7 personnes).
  • Etablir les plannings en fonction des flux patients.
  • Organiser des réunions régulières.
  • Assurer le suivi des entretiens annuels et accompagner les collaborateurs dans leur montée en compétences.
  • Gérer les remplacements et l'adaptation des effectifs en fonction des besoins.
  • Assurer la gestion des conflits et la médiation au sein de l'équipe.
• Gestion opérationnelle et optimisation des flux :
  • Superviser l'accueil des patients et optimiser la prise en charge administrative en fonction des variations d'affluence.
  • Soutenir l'équipe en cas de forte affluence en assurant un poste supplémentaire.
  • Assurer une répartition efficace des tâches.
  • Etre garant du respect des procédures et protocoles (identitovigilance, confidentialité, gestion des droits des patients).
  • Assurer le lien avec les secrétariats médicaux et les services cliniques pour fluidifier les admissions.
  • Participation à la mise en place puis au suivi d'outils numériques de GAP (Gestion Administrative des Patients).
• Contrôle et suivi des processus administratifs :
  • Superviser et améliorer les processus liés aux admissions et à la facturation.
  • Veiller au respect des procédures financières (tiers payant, avances, dossiers sans droits).
  • Etre le référent sur la gestion des dossiers complexes et apporter des solutions adaptées.
  • Etre le relais avec le service facturation et le cas échéant le PMSI dans le traitement des données de facturation.
  • Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures internes avant validation par la DAF.
• Communication :
  • Faire remonter à la hiérarchie les problèmes récurrents et proposer des axes d'amélioration.
  • Diffuser les informations clés auprès de l'équipe et garantir la bonne circulation des consignes.
  • Représenter l'équipe accueil / admissions dans les réunions internes pertinentes.

PROFIL :

• Formation Bac +2 minimum.
• Expérience en gestion d'équipe dans un environnement nécessitant une forte réactivité (santé, commerce, hôtellerie).
• Expérience confirmée en management d'équipe, idéalement dans un établissement de santé ou en grande distribution / secteur commercial avec gestion de flux clients.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et logiciels métiers (admissions, facturation hospitalière).
• Maîtrise des outils de téléphonie.
• Connaissance des procédures administratives liées aux admissions.
• Capacité à anticiper et gérer des pics d'activité.
• Excellentes qualités relationnelles et sens du service patient.
• Esprit d'équipe, diplomatie, gestion des conflits.
• Rigueur, organisation et autonomie.
• Résistance au stress et capacité à prendre des initiatives.

ORGANISATION :

Travail de journée du lundi au vendredi.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 12 Mois

Savoirs et savoir-faire

• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Assurer un accueil téléphonique.
• Identifier, traiter une demande client.

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie.

Formations

• Bac+2 ou équivalents.