Coordinateur Administration de Projets (H/F/D) - CDD 6 mois

MSD; Paris; Hybrid; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid work arrangement

Job summary

Merck & Co., Inc. propose le poste de Coordinateur Administration de Projets à Paris.

Vous assurerez l’exécution opérationnelle, administrative et financière des projets impliquant des Professionnels de Santé et des événements, du contrat à la clôture, en respect des règles de conformité et des délais. En collaboration avec les équipes Siège et Terrain, vous piloterez la gestion budgétaire, la rédaction et le suivi des contrats, et veillerez à la traçabilité et à l’audit pour garantir qualité et

Qualifications

• Formation supérieure Bac+2 à Bac+3 en gestion, administration ou assistanat.
• Expérience d’au moins 3 ans en coordination de projets ou organisation d’événements.
• Bonne maîtrise budgétaire, suivi contractuel et outils bureautiques/digitaux.
• Excellentes capacités d’organisation et gestion des priorités dans un contexte multi-projets.
• Rigueur, confidentialité et sens du service.

Responsibilities

• Assurer la coordination administrative et logistique d’événements et projets destinés aux Professionnels de Santé.
• Suivre la rédaction et le suivi des contrats avec experts, intervenants et prestataires.
• Organiser et piloter la logistique événementielle avec les prestataires externes.
• Assurer le suivi des participants et le bilan post-événement.
• Coordonner les parties prenantes pour respecter délais, budgets et procédures internes.
• Suivre les engagements budgétaires, bons de commande, facturation et paiements fournisseurs.
• Identifier les risques opérationnels et proposer des solutions.
• Participer à l’amélioration des processus et au maintien des standards de qualité/compliance.
• Contribuer à des projets transverses pour optimiser méthodes et efficacité opérationnelle.

Skills

Document Management

Event Planning

Expense Claims

Financial Budgeting

Office Applications

Project Contracts

Project Management

Education

Bac+2 à Bac+3 en gestion, administration, assistanat ou domaine équivalent

Tools

Pack Office

Outils collaboratifs

Job description

Job Description

Le/la Coordinateur Administration de Projets est responsable de l’exécution opérationnelle, administrative, financière et réglementaire des projets/événements externes impliquant des Professionnels de Santé (PS), Congrès, Parrainages, Boards, RP, Contrats... Depuis la préparation jusqu’à la clôture, en garantissant conformité, qualité de service, respect des délais et traçabilité auditIl/elle évolue au sein d’une équipe transverse de Coordinateurs Administration de Projets, avec des règles communes de fonctionnement et agit comme point de coordination central entre les équipes Siège, Terrain et les fonctions support (Compliance, Juridique, Achats), afin de sécuriser et fluidifier l’exécution des opérations impliquant des PS.Il/elle a la responsabilité de l’archivage et de la traçabilité des projets en cas d’audit interne.Il/elle doit dans ce cadre-là, alerter en cas de non-respect des règles de compliance et rappeler les bonnes pratiques.Il/elle contribue à l’optimisation et l’homogénéisation de la gestion opérationnelle et financière des projets en collaboration avec les différentes parties prenantes.

Principales responsabilités

• Assurer la coordination administrative et logistique d’événements et de projets destinés aux Professionnels de Santé.
• Gérer la préparation, la rédaction et le suivi des contrats avec les experts, intervenants, partenaires et prestataires dans le respect des exigences réglementaires et de conformité.
• Organiser et piloter l’ensemble de la logistique événementielle en collaboration avec les prestataires externes.
• Assurer le suivi des participants, de l’envoi des invitations jusqu’au bilan post-événement.
• Coordonner les différentes parties prenantes afin de garantir le respect des délais, des budgets et des procédures internes.
• Suivre les engagements budgétaires, les bons de commande, la facturation et les paiements des fournisseurs.
• Identifier les risques opérationnels et proposer des solutions adaptées pour garantir la réussite des projets.
• Participer à l’amélioration continue des processus, à la préparation des audits et au maintien des standards de qualité et de conformité.
• Contribuer à des projets transverses visant à optimiser les méthodes de travail et l’efficacité opérationnelle.

Qualifications

• Formation supérieure (Bac+2 à Bac+3) en gestion, administration, assistanat ou domaine équivalent.
• Expérience d’au moins 3 ans en coordination de projets, gestion administrative ou organisation d’événements, idéalement dans un environnement réglementé.
• Bonne maîtrise de la gestion budgétaire, du suivi contractuel et des outils bureautiques et digitaux (Pack Office, outils collaboratifs).
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités dans un contexte multi-projets.
• Fortes compétences relationnelles et de communication, avec un réel sens du service et du travail en équipe.
• Rigueur, proactivité, adaptabilité et sens de la confidentialité

Required Skills

• Document Management, Event Planning, Expense Claims, Financial Budgeting, Government Regulation, Legal Compliance, Office Applications, Project Contracts, Project Management

Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status: Project Temps (Fixed Term)

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements: Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date: 11/8/2026*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.