Coordinateur Administratif H / F

Raya Accompagnement; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion immobilière à Marseille recherche un(e) Property Administrator pour assurer le relais administratif entre les équipes opérationnelles et support. Le candidat idéal doit avoir une formation BTS ou Licence et une expérience similaire. Les compétences en gestion des données et en communication sont essentielles. Un niveau d'anglais B1 est requis. Cette fonction offre un environnement protocolé avec des processus clairs à suivre.

Qualifications

• Expérience similaire en gestion administrative.
• À l'aise avec la gestion des données.
• Capacité à prendre des responsabilités.

Responsabilités

• Collaborer avec les équipes pour évaluer les prestataires.
• Communiquer sur les aspects administratifs des contrats.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus.

Connaissances

Gestion des données

Responsabilité

Rigueur

Communication

Formation

BTS ou Licence

Outils

Tableurs Excel

Logiciels de gestion

Description du poste

Overview

En tant que Property Administrator (H / F), votre rôle consistera à être le relai des équipes opérationnelles et support (RH, finance, ADV) sur la partie administrative, en collaboration avec les collaborateurs en interne, et sous la direction de votre manager.

Vos Missions :

Responsibilities

• Collaborer avec l'ensemble des équipes pour recueillir des données pertinentes pour l'évaluation des prestataires.
• Communiquer efficacement avec les équipes internes pour aborder les aspects administratifs des contrats avec les fournisseurs et la conformité aux normes.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus dans les aspects administratifs de la gestion des contrats avec les fournisseurs.
• Aider à la mise en oeuvre de procédures simplifiées pour améliorer l'efficacité globale.
• Assurer un support administratif des opérations de manière générale (commandes, suivi des process, des investissements,).
• Etablir les KPIs adaptés en support des opérations.
• Soutenir les équipes sites dans le maintien d'un système de classement bien organisé et accessible.
• Participer à la gestion documentaire des opérations (rédaction des procédures, mise à jour, classement).
• Assurer la supervision administrative des bons de commande opérationnels du site, des reçus et de la facturation.
• Assurer la liaison avec la finance, en fournissant des informations pour assurer l'exactitude et la conformité des transactions financières.
• Aider à assurer la gestion efficace du processus de bons de commande pour les fournisseurs.
• Aider à la supervision et à la coordination de l'achat de tous les biens et services de bureau.
• Aider à tenir des registres précis et à faciliter les processus d'approvisionnement.
• Organiser l'accès au site des fournisseurs, entrepreneurs, fournisseurs tiers, etc. pour la gestion des bâtiments, et en support des opérations en tant que de besoin.
• Apporter un support administratif aux opérations (suivi dépenses OPEX, CAPEX, lancement commandes).

Qualifications

• Formation BTS ou Licence idéalement, avec une expérience similaire en gestion administrative
• Être à l'aise avec la gestion des données (tableurs Excel, manipulations sur différents logiciels)
• Savoir prendre des responsabilités pour intervenir, décider des choix à faire
• Apprécier les environnements protocolés, avec des process à suivre et (faire) respecter
• Utiliser l'anglais (au niveau min B1 - être capable de s'exprimer un minimum)
• Mettre la rigueur, l'organisation et la communication au centre de votre activité