Chief of Staff / Executive assistant to the CIO - F/H

AXA Group; Malakoff; Sur place; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

A leading company is seeking an Executive Assistant to support the CIO in managing operations across multiple countries. The role involves coordinating projects, preparing strategic documents, and ensuring effective communication within the team. Ideal candidates will have extensive experience in IT or management consulting, strong communication skills, and proficiency in both French and English.

Prestations

Diversity and Inclusion Commitment

Tree Planting for New Hires

Qualifications

• At least 5 years of experience in IT or consulting.
• Advanced skills in analysis and project management.

Responsabilités

• Support the CIO with daily activities and manage key initiatives.
• Coordinate studies and promote agile methodologies.

Connaissances

Communication

Adaptability

Proactivity

Formation

IT or Management Consulting Experience

Outils

PowerPoint

Description du poste

Dans un contexte d'exécution et de transformation opérationnelles complexes et multi-pays, ce poste est essentiel pour aider le Chief Information Officer (CIO) à gérer et maximiser les performances de la direction, conformément à notre stratégie SCALE UP, en respectant les délais, coûts et en garantissant la qualité.

Le titulaire de ce poste apporte un soutien essentiel au directeur en travaillant en étroite collaboration avec lui sur les activités quotidiennes, en gérant certaines initiatives clés et en assurant une coordination efficace entre les équipes et départements. L'Executive Assistant (EA) sert de liaison entre le directeur et l'équipe, aide à établir les priorités et gère des projets importants. L'EA joue un rôle clé dans la rationalisation des opérations, la gestion des priorités, la conduite d'études transversales, la coordination de projets globaux, la préparation de réunions, et garantit l'efficacité de l'équipe.

Les responsabilités principales incluent :

Soutien à la direction

• Anticiper les besoins du directeur en partenariat avec l'assistant personnel : préparer le contenu des réunions, rédiger les communications, hiérarchiser et gérer les priorités, stocker et archiver les documents.
• Coordonner et gérer la gouvernance de l'équipe du CIO, y compris la préparation des ordres du jour, des présentations, l'enregistrement et le suivi des actions, la surveillance des objectifs, la transmission d'informations, la gestion des demandes et autres soutiens nécessaires.
• En collaboration avec la direction, préparer des notes stratégiques ou opérationnelles, des présentations pour divers publics, anticiper et revoir les documents pour le Comité Exécutif d'AXA Partners. Collaborer avec les équipes pour une préparation efficace des réunions et documents.
• S'assurer que les décisions sont suivies et mises en œuvre efficacement, et que toutes les parties sont informées en temps voulu.
• Proposer des idées pour améliorer la gouvernance et l'efficacité de la fonction.
• Veiller au bon déroulement des réunions en termes de contenu, calendrier et résultats.

Etudes et analyses

• Coordonner et mener des études en informatique, chez AXA Partners et avec le Groupe, les cabinets de conseil, et toutes les parties prenantes internes et externes.
• Contrôler et suivre les livrables avec la direction.
• Promouvoir la méthodologie agile et le projet OTOBOS - On Time, On Budget, On Scope.
• Maintenir l'organigramme de la fonction à jour.
• Contribuer à améliorer la communication sur nos activités de transformation et de business.

Votre Profil

• Au moins 5 ans d'expérience, idéalement dans le domaine IT ou en environnement informatique, avec un intérêt pour la technologie ou une expérience en conseil en management.
• Compétences en communication très efficaces, capacité d'adaptation culturelle, expérience de travail international dans une organisation matricielle.
• Niveau avancé en analyse, synthèse, gestion de programme/projet, gestion du changement, maîtrise des outils PowerPoint, notes, etc.
• Orientation service, apprentissage et amélioration continue des processus.
• Esprit proactif, anticipation des besoins et actions.
• Excellentes capacités d'écoute, humilité, pragmatisme, confidentialité.
• Maîtrise courante du français et de l'anglais, niveau bilingue souhaité.

AXA Partners s’engage, à compétences égales, pour la diversité & l’inclusion.

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