Chef.fe du service scolarité du Collège Sciences, Humanités et Société (F/H)

PSL Research University; Paris; Presencial; EUR 60.000 - 90.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Tickets restaurant

Transport PSL 75%

Mutuelle santé

Accès à l’offre sportive et culturelle

Descripción de la vacante

PSL Research University recrute un(e) chef(fe) de service de la scolarité pour le Collège Sciences, Humanités et Société sur le campus Jourdan (75014). Vous coordonnez les activités administratives et la scolarité, encadrez l'équipe et assurez le pilotage des procédures liées à l'organisation des cursus.

Vous travaillez en lien avec les directeurs et partenaires, sécurisez les actes, assurez le RGPD, le suivi budgétaire et l'amélioration continue des procédures, garantissant une expérience

Formación

• Maîtrise de la réglementation relative à la scolarité (inscriptions, contrôles des connaissances, jurys, diplomation, fraude et procédure disciplinaire)
• Ingénierie de formations et création d’emplois du temps
• Management d'équipe et encadrement d'une équipe administrative
• Maîtrise du RGPD et dématérialisation des procédures
• Capacité à planifier, coordonner et gérer les périodes de pics d’activité (rentrée, jurys, diplomation)

Responsabilidades

• Organisation de la scolarité et coordination des tâches sur l'année universitaire et le cursus de premier cycle
• Gestion des outils et paramètres de scolarité
• Supervision des inscriptions administratives et pédagogiques et des actes de scolarité
• Pilotage des plannings semestriels et des examens
• Préparation et suivi des jurys et des évaluations
• Suivi du déroulement des enseignements et rédaction des documents statutaires
• Encadrement de l'équipe et articulation avec les partenaires externe
• Conformité et pilotage des procédures, suivi budgétaire et datasets (RGPD)

Conocimientos

Management d'équipe

Gestion budgétaire

Organisation

Communication écrite

RGPD

Planification

Prise de décision

Relationnel

Educación

Bac+5

Herramientas

Excel

Descripción del empleo

Structure d'accueil

PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.

PSL figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm.

Elle est lauréate du programme d’investissement d’aventure (PIA) et de France 2030.

Pour plus d’informations : www.psl.eu

LE COLLÈGE SCIENCES, HUMANITÉS ET SOCIÉTÉ

Le Collège Sciences, Humanités et Société comprend environ 700 étudiants inscrits au sein de plusieurs parcours caractérisés par une approche pluridisciplinaire, une spécialisation progressive, une formation par la recherche et un rythme soutenu.

L'organisation de cette formation requiert une technicité administrative particulière et une coordination rigoureuse avec les partenaires (lycées Henri-IV et Louis-le-Grand, Dauphine-PSL en particulier).

LE SERVICE SUPPORT DE SCOLARITÉ CENTRALE

Le service support de scolarité centrale de l'Université PSL accompagne l'ensemble des formations opérées par l'Université PSL, notamment le Collège Sciences, Humanités et Société (premiers cycles), la Paris School of AI (PSAI), la Licence Professorat des Écoles (LPE), ainsi que les entités de formation amenées à se développer dans les années à venir. Il assure des fonctions mutualisées de gestion de la scolarité, d'accompagnement des étudiants et de soutien aux équipes administratives et pédagogiques dédiées à chaque cursus.

Positionnement Du Poste De Chef.fe De Service Scolarité Du Collège Sciences, Humanités Et Société Dans La Structure

Le.la chef.fe de service est placé.e sous l'autorité hiérarchique du.de la directeur.trice des formations adjoint.e chargé.e de la scolarité centrale, qui coordonne l'ensemble des formations opérées par l'Université PSL.

Il.elle travaille en étroite collaboration avec les directeurs des études, les coordinateurs de disciplines, les équipes de scolarité des autres formations et les services centraux de l'Université PSL.

Il.elle travaille également en lien étroit avec la direction académique du Collège. Il.elle est l’interlocuteur.trice du Collège auprès des pôles de la scolarité centrale (étudiants et international, orientation et insertion professionnelle, supports) ainsi que des autres directions et services de l’Université PSL, selon la nature des questions à traiter (ex. logistique, DAJ, DAF, DRH, etc.).

Sous la direction du.de la directeur.trice des formations adjoint.e en charge de la scolarité centrale, le.la chef.fe de service assure la coordination des activités administratives et de scolarité du Collège Sciences, Humanités et Société. Il.elle encadre l'équipe dédiée et contribue au pilotage et au bon déroulement de la formation.

Cette équipe compte au moins quatre agents.

Missions

Activités principales

Les Activités Principales Sur Ce Poste Sont

Scolarité

• Organisation de la scolarité, planification et coordination des tâches sur l'année universitaire et tout au long du cursus de premier cycle (de l'admission à la diplomation)
• Paramétrage et gestion de l'outil de scolarité
• Supervision des inscriptions administratives et pédagogiques et des actes de scolarité en cours de cursus
• Pilotage de l'organisation des plannings semestriels et des examens
• Préparation, sécurisation et suivi des jurys
• Suivi du déroulement des enseignements
• Proposition et conception d'outils de gestion administrative, de procédures et de documents
• Orientation des étudiant.e.s du Collège vers les pôles de la scolarité centrale ou de la vie étudiante

Encadrement et travail en réseau

• Management de l'équipe de scolarité
• Participation directe aux tâches de gestion lors des pics d’activité (inscriptions administratives, rentrées, jurys, etc.)
• Conduite des entretiens professionnels annuels, identification des besoins de formation de l'équipe et participation au recrutement de ses membres
• Échanges avec les lycées partenaires (ex. Henri-IV, Louis-le-Grand), les établissements-composantes de l'Université PSL engagés dans les formations, les partenaires internationaux et les organismes liés à la formation (ex. CROUS, rectorat)
• Coordination administrative des cursus menés en partenariat avec les lycées

Communication, coordination, évènements

• Information, accompagnement et assistance des étudiant.e.s et enseignant.e.s
• Rédaction et actualisation des supports d'information
• Participation à l'organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, rentrées et pré-rentrées...
• Contribution à toute initiative de promotion de la formation

Conformité, pilotage, développement

• Contrôle de l'application des règles et des procédures administratives
• Préparation et mise à jour annuelle du règlement des études du Collège
• Sécurisation juridique des actes de scolarité
• Réalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d'indicateurs et production des bilans statistiques
• Garantie de la fiabilité des données étudiantes dans les outils de scolarité, du respect du RGPD, des règles d'archivage et contribution aux remontées institutionnelles
• Suivi du budget, analyse et engagement des dépenses
• Suivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées à la masse salariale
• Contribution aux projets transversaux de la scolarité centrale
• Participation aux évolutions de l'offre de formation (maquettes, nouveaux parcours, accréditation) et à leur mise en œuvre administrative
• Mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités et suivi de l'évolution de la réglementation de l'enseignement supérieur

Instances, vie institutionnelle, représentation

• Rédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions, et organisation des instances de la formation
• Organisation des élections des représentant.e.s étudiant.e.s au conseil du Collège et animation du réseau des délégué.e.s
• Représentation de la direction des formations dans les réunions et instances du Collège en l'absence du.de la directeur.trice des formations adjoint.e et délégation de signature
• Gestion des situations urgentes ou sensibles et information de la hiérarchie et de la direction académique du Collège

NB : Cette fiche de poste et ses missions sont susceptibles d'évoluer (développement de l’université, évolutions de l’offre de formations et de la structuration administrative)

Le poste comporte des pics d'activité (rentrée, inscriptions, jurys, diplomation) nécessitant une disponibilité accrue à certaines périodes de l'année.

Localisation

Le.la chef.fe de service est basé.e sur le campus Jourdan de l'ENS-PSL (75014).

Il.elle est aussi amené.e à se déplacer très fréquemment sur différents sites de l'Université PSL et de ses partenaires (75005, 75006, 75016).

Poste Ouvert Aux

• Titulaires de la fonction publique (Catégorie A)
• Non titulaires de la fonction publique : CDD de droit public de 36 mois
• Temps de travail hebdomadaire : 39 heures
• Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète
• Télétravail selon politique de PSL et activités du service
• Ecole de formation interne
• Tickets restaurant
• Prise en charge transport par PSL : 75%
• Contrat collectif de mutuelle santé
• Accès à l’offre sportive et culturelle du campus PSL (Installations sportives, théâtres, conférences, concerts…)

L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Niveau de diplôme : Bac+5

Niveau minimum d'expérience requise : 3 ans

• Expérience des procédures dans la gestion administrative d'une structure d'enseignement

Connaissances Et Savoirs

• Connaissance approfondie de l'enseignement supérieur et du fonctionnement des établissements publics d'enseignement supérieur
• Une connaissance des classes préparatoires ou des cursus menés en partenariat entre lycées et université serait un atout

Compétences Opérationnelles

• Maîtrise de la réglementation relative à la scolarité (inscriptions, contrôle des connaissances, jurys, diplomation, fraude et procédure disciplinaire) et du fonctionnement des instances universitaires
• Ingénierie de formations (maquettage, création d'emplois du temps, etc.)
• Sensibilisation à la qualité et à la protection des données personnelles (RGPD)
• Appétence pour la dématérialisation des procédures
• Techniques et expérience avérée de management, encadrement et animation d'une équipe
• Prévention et gestion des conflits
• Méthodologie de conduite de projet
• Gestion budgétaire

Qualités Personnelles

• Qualité rédactionnelle
• Forte capacité d'initiative, d'organisation
• Grand sens des responsabilités et de l'anticipation
• Autonomie, rigueur
• Discrétion
• Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
• Aptitude à la représentation institutionnelle
• Aptitude à la prise de décision en autonomie, notamment en l’absence de la hiérarchie
• Disponibilité, réactivité, capacité à planifier les activités et gérer les urgences
• Qualités relationnelles pour communiquer avec des publics variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs, etc.)
• Sens de la diplomatie et de la médiation, capacité à traiter avec tact et discrétion des situations individuelles sensibles
• Goût du travail en transversalité dans un environnement multi-acteurs (établissements-composantes, lycées partenaires, services centraux) et sens du service public

Outils Numériques

• Expérience obligatoire d'un ou plusieurs outils et logiciels de scolarité de l'enseignement supérieur
• Excellente maîtrise du logiciel Excel

Langue Anglaise

• Niveaux B1-B2 minimum du CECRL

Candidater

• CV et lettre de motivation

Diplôme et expérience professionnelle

Bac+5