Chef(fe) de projet déploiement ESR Missions - Travel Manager (F / H)

Observatoire de Paris - PSL; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public renommé à Paris recherche un Travel Manager pour gérer les déplacements professionnels et optimiser les processus d'achat. Ce poste clé nécessite une expertise en gestion de projet et en négociation, tout en collaborant étroitement avec divers départements. Vous serez responsable de l'organisation des voyages, de la rédaction des procédures internes et de l'analyse des performances. Rejoignez une institution prestigieuse qui valorise l'innovation et l'excellence dans le domaine scientifique et culturel.

Qualifications

• Connaissance des techniques d'achat et de négociation.
• Maîtrise des règles de la commande publique.

Responsabilités

• Organisation des déplacements professionnels et gestion des remboursements.
• Suivi des marchés et vérification du respect des engagements.

Connaissances

Gestion de projet

Techniques d'achat

Négociation

Règles de la commande publique

Description du poste

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, cette université favorise le dialogue entre tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Observatoire de PARIS-PSL est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, spécialisé dans les sciences de l’univers et l’astronomie. Fondé en 1667, il possède des sites à Paris 14ème, à Meudon et à Nançay. Le poste est basé à Paris XIVème.

Activités principales

Le / La travel manager travaille sous l’autorité de la directrice financière, en étroite collaboration avec les responsables administratifs des laboratoires, l’agence comptable et la Direction Informatique de l’Observatoire.

Gestion des dispositifs

1. Organisation des déplacements professionnels : relation avec le prestataire FCM TRAVEL, gestion du module mission de SIFAC, suivi des remboursements et des relevés d’opérations avec l’agence comptable.
2. Gestion de projet : déploiement de la solution ESR dématérialisée, en lien avec tous ses aspects (opérationnels, informatiques, administratifs, financiers et comptables).
3. Référent : gestion des difficultés liées aux missions et déplacements, traitement des litiges ou des départs en mission non résolus par les gestionnaires.
4. Paramétrage et mise à jour des outils de gestion des missions et voyages.
5. Proposition d’évolutions et d’améliorations en lien avec la Direction informatique.

Suivi des règles et diffusion

1. Rédaction, mise à jour et diffusion des procédures internes et tutoriels de formation.
2. Formation des nouveaux collègues.
3. Analyse et contrôle de la fluidité des processus jusqu’au paiement par l’agence comptable.
4. Participation aux réunions de réseau «Travel Manager» et animation des réunions internes.
5. Échanges avec des homologues pour benchmark et évolutions métier.

Performance et achats

1. Suivi des marchés et accords commerciaux, vérification du respect des engagements.
2. Recensement des besoins, rédaction des cahiers des charges, analyse des offres, respect des règles de la commande publique.
3. Soutien aux structures pour demandes particulières.
4. Conception d’indicateurs de performance et de tableaux de bord pour l’analyse et l’évolution de l’activité.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus : connaissance des techniques d’achat, de négociation et des règles de la commande publique.