Chef(fe) de projet déploiement ESR Missions - Travel Manager (F/H)

Chef(fe) de projet déploiement ESR Missions - Travel Manager (F/H), Paris

Observatoire de Paris - PSL

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, elle favorise le dialogue entre tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants, conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Observatoire de PARIS-PSL est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, spécialisé dans les sciences de l’univers et l’astronomie. Fondé en 1667, il dispose de sites à Paris 14ème, à Meudon et à Nançay. Vous serez basé à Paris XIVème.

Activités principales

Le/La travel manager sera placé(e) sous l’autorité de la directrice financière, en lien étroit avec les responsables administratifs des laboratoires, l’agence comptable et la Direction Informatique de l’Observatoire.

Gestion des dispositifs

• Organiser les déplacements professionnels (relation avec le prestataire FCM TRAVEL, module mission de SIFAC, suivi des remboursements, relevés d’opérations avec l’agence comptable).
• Gérer le projet de déploiement de la solution ESR dématérialisée, en assurant tous ses aspects (opérationnels, informatiques, administratifs, financiers, comptables).
• Être référent pour le traitement des difficultés liées aux missions et déplacements, gérer les litiges ou départs en mission non résolus par les gestionnaires.
• Paramétrer et mettre à jour les outils de gestion des missions et voyages.
• Proposer des évolutions et améliorations, en lien avec la Direction informatique.

Suivi des règles en matière de voyage et diffusion

• Rédiger, mettre à jour et diffuser les procédures internes et tutoriels de formation.
• Former les nouveaux collègues.
• Analyser et contrôler la fluidité des processus jusqu’au paiement par l’agence comptable.
• Participer aux réunions du réseau «Travel Manager» et animer les réunions internes du domaine.
• Créer un groupe d’échanges avec des homologues pour benchmark et évolutions métier.

Performance des prestations d’achat

• Suivre les marchés et accords, vérifier le respect des engagements des prestataires.
• Recenser les besoins, rédiger les cahiers des charges, analyser les offres selon les règles de la commande publique.
• Assister les structures pour toute demande particulière.
• Concevoir des indicateurs de performance et des tableaux de bord pour analyser et suivre l’activité.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Connaissance des techniques d’achat, de négociation et des règles de la commande publique.