CHEF DU SECRETARIAT PARTICULIER ET D'ÉTAT-MAJOR (H/F)

Académie de Police; Lognes; Vor Ort; EUR 19.000 - 29.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Académie de Police recherche un secrétaire administratif pour assurer le secrétariat de la direction et de l’état‑major, gérer l’agenda et la logistique des réunions.

Vous serez en charge de la rédaction des courriers, du suivi des dossiers et de l’accueil, avec discrétion et sens de l’initiative, dans un cadre polyvalent et exigeant.

Qualifikationen

• Connaissances informatiques et bureautiques maîtrisées.
• Capacités rédactionnelles et organisationnelles confirmées.
• Rigueur et discrétion exigées pour traitements confidentiels.

Aufgaben

• Gestion du secrétariat de la direction et de l'état‑major.
• Suivi des plannings et de l'agenda du directeur.
• Rédaction des courriers et dossiers.
• Organisation logistique des réunions et accueil téléphonique/physique.
• Gestion des boîtes fonctionnelles et archivage des documents.

Kenntnisse

Bureautique avancée

Gestion planning

Rédaction technique

Travail en équipe

Sens de l'initiative

Accueil

Relations humaines

Adaptabilité

Tools

LibreOffice

GESTT

MAARCH

Dialogue web

Intranet

Jobbeschreibung

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

• Encadrement de l’équipe du secrétariat
• Assurer les comptes-rendus de réunions
• Assurer la mise en forme des dossiers et des courriers,
• Aide à l’organisation du travail de direction
• Assurer le suivi des courriers adressés à la DGPN
• Assurer l'accueil physique et téléphonique,
• Gestion de l’agenda du directeur et de directeur adjoint,
• Participer à l'élaboration, au suivi d'un plan de classement et à l'archivage des documents internes au service,
• Préparer des dossiers de déplacements, de réunions,
• Participer à la logistique des réunions de la direction,
• Gestion des boîtes fonctionnelles,
• Gestion des salles de réunions,
• Mise à jour de l’annuaire et de l’organigramme de la direction, gestion de la permanence du service,
• Traiter les dossiers ponctuels
• Assurer la saisie dans DIALOGUE (notation, avancement, formation…)
• Assurer le suivi des congés sur l’outil de gestion gESTT

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Assiste l’équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail (le directeur, la directrice adjointe, la cheffe d’état-major) Pour ce faire, le secrétariat de la direction et de l’état-major assure la gestion RH du service, des courriers, le suivi des plannings et l’agenda, l’accueil téléphonique, le suivi des dossiers et l’établissement des tours de permanence.

Composition et effectifs du service

1 directrice – 1 directrice adjointe – 1 chef d’état major et son adjoint – 1 secrétariat de 3 agents - 4 divisions composées de 32 agents.

Liaisons hiérarchiques

La directrice de l’Académie de police, la directrice adjointe, le chef d’état-major.

Liaisons fonctionnelles

L’Académie de police, tous les services de l’Académie de police et toutes les structures de formation, toutes les directions actives, tous les services de police et partenaires institutionnels.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Horaires élargis pour assurer une permanence de 8h00 à 20h00 (selon organisation interne)

Maîtriser LIBRE OFFICE, GESTT, MAARCH, Dialogue web Internet et Intranet.

Discrétion, rigueur, sens de l'initiative, polyvalence, capacités rédactionnelles

NBI de 10 points

Qui contacter? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Cheffe du secrétariat particulier: 01.60.37.11.59 [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse:

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Date limite de dépôt des candidatures: 31/12/26

Important:

Prise de contact indispensable avec le service recruteur (coordonnées indiquées dans l'annonce) .

Le Formulaire de dépôt des candidatures doit impérativement être complété et signé pour tous les candidats (titulaires, contractuels déjà en poste ou contractuels en primo recrutement) .

Les postes sollicités devront être indiqués dans le cadre prévu à cet effet en respectant leur référence de publication.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Avoir le sens de l'initiative niveau maîtrise requis

Savoir rédiger niveau pratique requis

Savoir s'organiser niveau maîtrise requis

Savoir-être

savoir accueillir niveau expert requis

avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis

savoir s'adapter niveau maîtrise requis

savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis savoir communiquer niveau maîtrise requis

Vos perspectives: communes aux secrétaires administratifs

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Académie de Police

Académie de Police