Chef du Protocole - Mairie de Bethune H/F

Communes; Béthune; Presencial; EUR 28.000 - 36.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Communes recherche un responsable protocole pour organiser et coordonner les manifestations officielles et publiques de la collectivité, encadrer les équipes et assurer la bonne exécution des cérémonies.

Le poste exige une connaissance approfondie des règles protocolaires, des procédures budgétaires et des achats publics, avec un sens aigu de l'organisation et de la diplomatie.

Formación

• Connaître impérativement les règles protocolaires.
• Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.
• Maîtrise des procédures d'achat public et du cadre budgétaire.
• Capacités d'organisation, d'adaptation et gestion du temps.
• Management et supervision d'équipe.

Responsabilidades

• Organiser et coordonner les manifestations protocolaires et réceptions.
• Encadrer les équipes et planifier les activités du service protocole.
• Préparer et transmettre le planning des agents.
• Prévoir l'aménagement des salles et les repas protocolaires.
• Veiller au pavoisement des édifices publics et assurer les relations publiques.

Conocimientos

Organisation

Gestion du temps

Management

Relationnel

Logistique

Herramientas

Sonorisation

Diffusion d'images

Drapeaux

Protocole

Descripción del empleo

Assurer l'organisation, la planification et la coordination aussi bien sur le plan technique, réglementaire et administratif des manifestations officielles et publiques de la collectivité et en assurer le bon déroulementAssurer le bon déroulement des manifestations officielles et publiques : Les voeux protocolaires Les cérémonies de remise de médailles de la Ville, de médailles du travail, de la famille et des retraités, de remise des legs grenier... Les cérémonies patriotiques inscrites au Journal Officiel, en collaboration avec la Préfecture, les associations d'Anciens Combattants, le Comité d'Entente, l'Harmonie Municipale Les événements commémorant des dates anniversaires ou cérémonies de Légion d'Honneur... Planifier l'accueil de délégations étrangères ou de visites et les manifestations extérieures à la collectivité ou à l'Hôtel de Ville Organiser et coordonner les manifestations initiées par les services municipaux Promouvoir l'image de la Ville auprès d'interlocuteurs extérieurs lors de manifestations Organiser, planifier et gérer les manifestations : Encadrer une équipe Réceptionner les fiches de demande de protocole transmises par les services municipaux et en assurer le suivi, en lien avec les services à mobiliser Organiser et assurer la transmission du planning des agents opérationnels du service Protocole (cérémonies, demandes des services municipaux, demandes émanant du Cabinet du Maire...) Concevoir et gérer le fichier protocole Prévoir l'aménagement des salles de réception et l'organisation des repas protocolaires selon les règles de savoir-vivre Gérer les outils de relations publiques et de protocole : drapeaux, sonorisation, diffusion d'images... Veiller au pavoisement des édifices publics Recenser les besoins concernant le service Protocole auprès de la Directrice de la Communication et du Protocole (commandes, actes administratifs, courriers...) Réaliser le transport des personnalités

SAVOIR Connaître impérativement les règles protocolaires Avoir des connaissances générales en matière d'organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales Connaître l'organisation de la collectivité et son environnement Avoir des bases en matière d'exécution budgétaire Connaître les procédures d'achat public Connaître le décret n°89-655 du 13/09/89 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires Démontrer des capacités d'organisation, d'adaptation et de gestion du temps Savoir s'adapter aux situations d'urgence Savoir collecter et organiser des informations et les présenter sous forme de document de synthèse SAVOIR FAIRE Être force de propositions pour l'amélioration des événements protocolaires Accueillir le public Assurer l'organisation protocolaire des réceptions et cérémonies (accueil des personnalités, prise de parole, réceptions, buffets...) Appuyer les services municipaux en matière de protocole pour l'organisation de manifestations Maîtriser parfaitement les usages protocolaires Avoir des compétences en communication, organisation, logistique pour organiser et coordonner des événements Savoir Faire complémentaire Management Organiser le travail des équipes Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service Repérer et réguler les problèmes et conflits Motiver et faire évoluer son équipe Evaluer les agents SAVOIR ETRE Faire preuve d'aisance relationnelle Faire preuve de discrétion Respecter la confidentialité Faire preuve de diplomatie Être rigoureux Être organisé Être disponible Être capable de s'adapter à différentes situations Savoir prendre des initiatives Apprécier le travail en équipe et savoir travailler en transversalité ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Travail alternant bureau et extérieur Travail annualisé Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service Grande disponibilité (soirées, week-ends, jours fériés en fonction des besoins) Contacts réguliers avec le public interne et externe à la Mairie Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Déplacements fréquents (permis B)