Chef de service du Protocole - MAIRIE DE METZ (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Metz; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

La Ville de Metz, au Secrétariat Général, recherche un Responsable Protocole pour organiser les cérémonies officielles, coordonner les déplacements du maire et veiller à l’application du protocole. Vous dirigerez le service du Protocole, produirez des notes et mémoires, préparerez le budget et suivrez les dossiers de fonds, tout en assurant l’animation et le contrôle des plannings.

Profil attendu: connaissance du décret de 1989 relatif aux cérémonies publiques, sens de la diplomatie, aptitudes

Qualifications

• Maîtrise des règles protocola Les principes de préséance et les usages diplomatiques.
• Bonne expression orale et écrite.
• Capacité à coordonner des équipes et à piloter des projets.
• Aisance avec les outils bureautiques (Suite Office).

Responsibilities

• Organiser des événements officiels (cérémonies, réceptions, visites) et coordonner les déplacements du maire.
• Veiller à l’application du protocole et du préséance selon les règles en vigueur.
• Piloter les dossiers de fonds, préparer les notes protocolaires et les mémoires afférents, et suivre le budget.
• Encadrer le service du Protocole et assurer la circulation de l’information.

Job description

Au sein du Secrétariat Général de la Ville de Metz, vous êtes en charge de l'organisation des événements, des déplacements de Monsieur le Maire et de la bonne application du protocole. De plus, vous encadrez le service du protocole tout en assurant le pilotage de dossiers de fonds.

Organiser des événements

• Planifier et coordonner les cérémonies officielles, réceptions et visites de personnalités
• Planifier et coordonner les cérémonies organisées par la Ville de Metz en présence de Monsieur le Maire
• Coordonner la logistique en amont, lors de la cérémonie et après

Veiller à l’application du Protocole

• Veiller au respect du cérémonial, des règles de préséance applicables en Alsace-Moselle

Piloter des dossiers de fonds

• Produire des notes protocolaires et courriers réservés
• Assurer les activités de Chancellerie: recueil des propositions de nomination aux ordres nationaux et rédaction des mémoires afférents
• Préparer, présenter et suivre le budget

Encadrer le service du Protocole

• Organiser et piloter l’activité du service
• Encadrer et accompagner l’équipe en assurant la circulation de l’information
• Identifier les besoins et proposer des améliorations
• Être en mesure de remplacer un agent du protocole en cas d’absence ou d’empêchement

Organiser les déplacements de Monsieur le Maire

• Préparer les remboursements des notes de frais
• Emettre des propositions d’hébergement et de moyens de transports en fonction de la législation en vigueur
• Suivre et gérer le planning en lien avec le ou les services concernés

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Attaché, Attaché hors classe, Attaché principal

Profil recherché

• Connaitre les règles protocolaires et notamment le décret de 1989 relatif aux cérémonies publiques
• Connaitre le fonctionnement des collectivités et instances locales, nationales et des Institutions de l'Etat ainsi que l’organisation des services de la Ville
• Posséder des notions d’anglais et éventuellement des notions d'allemand
• Avoir des notions de psychologie individuelle et sociale
• Savoir piloter, suivre et contrôler des activités
• Connaitre les principes et techniques d’animation
• Posséder des techniques de gestion et d'organisation de l'activité (gestion des flux, tableaux de bord)

Vos atouts pour ce poste

• Vous maitrisez le protocole républicain, les usages diplomatiques et les règles de préséance
• Vous savez accueillir des personnalités et des délégations
• Vous maitrisez les logiciels de conceptions d’invitation ainsi que la suite Office
• Vous êtes à l’aise dans le suivi et la gestion des plannings
• Vous disposez d’une excellente expression orale et écrite
• Vous disposez d’une grande aisance dans la communication institutionnelle
• Vous savez faire preuve de discrétion et de diplomatie
• Vous savez faire preuve de réactivité et de rigueur organisationnelle

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes