Chef de service Formation continue H/F

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Saint-Germain-en-Laye; Sur place; EUR 23 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle MGEN

Remboursement transports

Formation interne

Résumé du poste

CY Tech recherche un chef de service FC pour diriger l’équipe administrative de la formation continue et coordonner les activités sur les sites de Saint-Germain-en-Laye, Cergy et Pau, en lien avec la direction administrative.

Vous mettrez en œuvre la démarche qualité, piloterez les accréditations et assurerez le suivi financier et les relations partenaires, tout en assurant le management quotidien.

Qualifications

• Expérience en environnement universitaire ou public (3–5 ans minimum).
• Capacité à piloter des projets et à coordonner des équipes.
• Maîtrise des procédures administratives et financière.
• Aptitude à communiquer et rédiger des documents.
• Maîtrise de l’anglais appréciée.

Responsabilités

• Mettre en œuvre et suivre la politique de la FC.
• Encadrer et animer l’équipe administrative (4 agents).
• Piloter les démarches d’accréditation et les projets trans sites.
• Gérer le suivi budgétaire, les contrats et les conventions.
• Réaliser des études et rapports demandés par la direction.
• Assurer la veille dans le domaine et le développement commercial des formations.

Connaissances

Réaliser des synthèses

Rédiger des rapports

Déléguer et évaluer

Pilotage de projets

Gestion budgétaire

Esprit d’analyse et de synthèse

Organisation et rigueur

Communication et pédagogie

Relationnel et travail en équipe

Formation

BAC+3

BAC+5

Description du poste

Au sein de CYU, CY Tech est la grande école de sciences et d’ingénierie, d’économie et de gestion. Elle porte en particulier les formations ingénieurs de CY Cergy Paris Université qui sont rassemblées dans CY Tech École d’ingénieurs.

Implantée à Cergy, Saint-Germain et à Pau, CY Tech dispose d’une offre de formation importante avec l’école d’ingénieurs, le Bachelor, l’école du design, les masters, les mastères spécialisés, l’apprentissage, les contrats pro.

Cy Tech possède les spécialités suivantes: Mathématiques appliquées (finance ou informatique data), Informatique, Génie civil, Biotechnologies et chimie, Mécanique.

L’école d’ingénieurs compte aujourd'hui 3 300 en filière ingénieur ProgrammeGrande École, 300 Enseignants-chercheurs, 89 personnels administratifs et 13 laboratoires de recherche, 160 Universités partenaires à l'international.

Le chef de service FC de CY Tech évolue au sein d’une structure universitaire dynamique et pluridisciplinaire, en lien étroit avec les services administratifs, financiers, et les équipes projet de la Direction Formation et Vie de Campus.

Appliquer et développer la politique de la FC définit par la direction de l’école d’ingénieurs et de l’école de design.

Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés.

Encadrer et animer l’équipe administrative de la formation continue (4 agents) et assurer la cohérence et l‘application de la politique sur les divers sites de l’Ecole d’ingénieurs en lien avec les équipes.

Mettre en place des actions de communication en interne et en externe.

Assurer la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

Organiser les missions relatives à la réalisation, la mise en œuvre et le suivi des opérations commerciales, administratives, financières et juridiques des formations de l’école d’ingénieurs CY TECH en toute concertation et en accord avec la direction administrative de l’école d’ingénieurs.

Assurer la coordination du service FC de CY Tech dans un environnement multisites, y compris avec l’école de design et en lien avec le site de Pau.

Assurer la supervision, le suivi et l’harmonisation des activités au sein du service FC de CY Tech en mobilisant et coordonnant les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.

Piloter l’accréditation des formations de l’école d’ingénieurs, y compris école de design.

Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes, notamment les CFA.

Assurer au quotidien le management de l’équipe.

Contrôler l'application des règles et procédures administratives.

Assurer le bon établissement des contrats et des conventions de formation avant l’entrée en formation et contribuer au développement des partenariats.

Travailler en étroite collaboration avec la direction de la Formation professionnelle et apprentissage (DFPA) de CYU, avec le service financier et l’agence comptable de CYU et s’assurer de l’encaissement des recettes de FC dans les délais impartis.

Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité et en informer sa hiérarchie.

Piloter et participer activement au développement commercial des formations en lien avec les divers sites.

Assurer le suivi des facturations et la vérification des paiements associés (organiser la relance si nécessaire des stagiaires).

Assurer le suivi de la scolarité des apprenants. Piloter le suivi des dossiers, de leur contractualisation, à la facturation et au règlement.

Mettre à jour la base de données clients et prospects.

Suivre le budget des formations, élaborer la charge d’enseignement et en assurer la réalisation.

Suivre les accréditations CGE (conférence des grandes écoles).

Assurer les entretiens professionnels, suivre la formation des agents et participer aux recrutements.

Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes de sa propre initiative ou à la demande de sa direction.

Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure.

Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

Connaissances/Savoirs

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Objectifs et projets de l'établissement
• Techniques de management
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances budgétaires générales
• Maitrise de la langue anglaise appréciée

Savoir-faire

• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir déléguer et évaluer
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord
• Sens de l’organisation, de la concertation et de l’anticipation
• Savoir piloter des projets et être force de proposition
• Réactivité
• Adaptabilité
• Sens du relationnel, capacité d’écoute et de pédagogie
• Sens de la hiérarchie
• Être autonomie en sachant remonter à sa hiérarchie les informations importantes et être force de proposition, Initiative et de l’anticipation des échéances
• Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Esprit d’équipe et aptitude à travailler en collaboration
• Courtoisie, discrétion, respect de la confidentialité
• Régularité, rigueur et précision dans l’accomplissement des missions
• Sens de l'écoute
• Sens du dialogue

Niveau de diplôme : BAC + 3; Bac +5

Expérience souhaitée en environnement universitaire ou public (3-5 ans minimum)

Conditions de travail

• Poste à pourvoir AU 07/11/26, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Mutuelle MGEN avec la participation employeur à hauteur de 50%
• Politique de formation interne développée
• Poste basé à St Germain en Laye (78)
• Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE) : entre 2100€ et 2500€ net par mois.