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Food Preparation Worker • Marseille

Dernière mise à jour : il y a 1 jour

Description de poste

AP-HM Direction des Affaires Médicales (DAM) Secrétariat de Direction

Date d'application : 04 / 03 / 25

Version : version I

Rédigée et validée par : Anne-Laure DE CESARE et Dimitri SANCHEZ

CHAMP D'ACTIVITÉ

La Direction des affaires médicales (DAM) est composée des secteurs suivants :

1. Gestion des effectifs médicaux seniors et juniors
2. Gestion du temps de travail médical
3. Pilotage budgétaire, paie et certification
4. Coopérations - Groupement Hospitalier de Territoire (GHT)
5. Formation continue (DPC)

Le secrétariat de direction est rattaché directement aux Directeurs des affaires médicales.

OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU SECRÉTARIAT DE LA DAM

Le secrétariat de direction est un maillon essentiel de la DAM, dont il est garant de l'image auprès du public accueilli et tout particulièrement de l'ensemble de la communauté médicale, composée de près de 2000 médecins seniors et de 1000 internes présents chaque semestre à l'AP-HM. A ce titre, il veille à assurer un accueil de qualité auprès des personnes qui sollicitent la DAM, et contribue au bon fonctionnement administratif de la DAM et à la circulation de l'information entre les différents secteurs de la DAM. Il assure également le lien entre la DAM et les secrétariats des autres Directions, Sites et Pôles et les partenaires institutionnels.

MISSIONS DU SECRÉTARIAT DE DIRECTION

1. Organiser l'activité quotidienne de la Direction
2. Gestion de l'agenda des Directeurs : Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements ; Réponse aux sollicitations et invitations formulées auprès des Directeurs ; Coordination des plannings pour assurer la bonne synchronisation des agendas.
3. Gestion des correspondances : Réception, enregistrement informatique, et ventilation du courrier vers les secteurs ; Gestion des circuits de signature : réception, vérification et ventilation des parapheurs ; Enregistrement numérique et référencement des courriers sortants.
4. Accueil et orientation du public : Accueil téléphonique : réception, traitement et / ou orientation des appels entrants ; Accueil numérique : traitement de la boîte mail du secrétariat ; Accueil physique : accueil et orientation du public (rendez-vous, visites spontanées).
5. Gestion des tâches logistiques : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d'interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion.
6. Assister la direction dans les tâches administratives
7. Préparation des dossiers et réunions
8. Classement et archivage de dossiers et documents
9. Appui administratif à la gestion des affaires générales : rédaction de courriers, notes, comptes rendus, conception de présentations
10. Aide ponctuelle aux différents secteurs de la direction : suivi des grèves, participation aux conventions / PST, participation au processus administratif suite au choix des internes
11. Suivi des nominations aux chefferies de pôle et de service
12. Appel des appels à candidature et suivi des réponses
13. Rédaction des décisions des nominations
14. Mise en paiement des primes et contrôles paie afférents
15. Mise à jour et suivi d'un tableau de bord

QUALITÉS REQUISES

1. Savoir-être adapté à l'accueil d'un public, aisance orale et relationnelle
2. Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité
3. Esprit pragmatique, rigueur, précision, sens de l'organisation et méthode
4. Grande capacité d'anticipation, de réactivité et de priorisation
5. Esprit d'équipe et de service
6. Capacité d'initiative, autonomie et sens des responsabilités
7. Curiosité intellectuelle, disponibilité et réactivité
8. Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, SharePoint
9. Maîtrise des logiciels RH : Agirh (formation prévue)
10. Connaissances en gestion administrative générale
11. Connaissance des normes rédactionnelles
12. Capacités de communication et maîtrise des usages de l'accueil physique et téléphonique
13. Maîtrise des méthodes d'organisation de réunions, rendez-vous et évènements
14. Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation

RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

Intitulé du poste : Assistant(e) de direction

Grade : Adjoint administratif

Pôle d'activité : DAM

Lieu d'exercice : Administration centrale - Rue Brochier

Lien hiérarchique : Directeurs des affaires médicales

Déplacements sur autres sites : non

Horaires : 7h48 / jour