Che(fe) de secrétariat

Direction Départementale des Territoires de la Haute-Savoie (DDT 74); Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration publique locale recherche un(e) secrétaire de direction pour gérer des fonctions administratives, assister la direction et encadrer d'autres secrétaires. Un solide savoir-faire en secrétariat est exigé, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. Le poste est basé en Auvergne-Rhône-Alpes et est ouvert à tous les candidats compétents, tant fonctionnaires que contractuels.

Qualifications

• Connaissance précise de la DDT et de ses activités.
• Rédaction de compte-rendus et de synthèses.
• Expression écrite et orale de qualité.

Responsabilités

• Gestion administrative des commandes.
• Assistance aux directeurs dans leur organisation quotidienne.
• Encadrement du poste de secrétaire de direction.

Connaissances

Solide expérience en secrétariat de direction

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité d'analyse et de synthèse

Sens de la discrétion

Travail en équipe

Autonomie

Outils

Casper

GIR

CHORUS DT

Resana

Description du poste

Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Direction Départementale des Territoires de la Haute-Savoie (DDT 74)
  La direction départementale des territoires (DDT), direction interministérielle, est chargée, sous l'autorité du préfet de département, de la mise en oeuvre sur le territoire départemental des ...
• Localisation : 15 RUE HENRY-BORDEAUX 74998 ANNECY CEDEX 9

Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Non

Le/la titulaire du poste assure des fonctions de secrétariat élargi, organisant en pleine responsabilité le traitement administratif de l'ensemble des commandes parvenant à la direction de la DDT, en sollicitant, coordonnant et synthétisant les retours des différents services concernés au sein de la DDT. Un suivi des différents dossiers signalés est également mis en oeuvre.
Le/la titulaire assiste également le directeur et la directrice adjointe de la DDT dans l'organisation quotidienne de leur travail : accueil téléphonique et physique, gestion des boîtes électroniques, gestion des agendas et des déplacements, organisation des réunions en lien notamment avec le secrétariat de la Préfète, organisation des missions d'inspections (MIGT, IGAPS), rédaction de compte-rendus, gestion des parapheurs soumis à la signature de la direction (utilisation du parapheur électronique).
Placé(e) sous l'autorité du directeur départemental des territoires, le/la titulaire a des relations fonctionnelles régulières avec la directrice adjointe. Il/elle est membre du comité de direction de la DDT, contribue à chaque CODIR et en élabore l'ordre du jour.
Le/la chef(fe) de secrétariat encadre par ailleurs l'autre poste de secrétaire de direction que compte la DDT. A plus long terme, la DDT engage une démarche de resserrement du secrétariat de direction sur un seul poste au lieu de deux, en développant un réseau d'appui auprès des assistantes de service. Le/la chef(fe) de secrétariat assurera une responsabilité fonctionnelle sur les différentes assistantes assurant les intérims nécessaires à la continuité de la mission. Il/elle aura également un rôle de tête de réseau des différentes assistantes.
Relations internes : tous les services de la DDT (chefs de service, adjoints, chefs de cellule, agents), référente de proximité du SGCD
Relations externes : préfecture (secrétariat du préfet, du directeur de cabinet, du secrétariat général, des sous-préfets), autres administrations départementales (DDETS, DDPP, UDAP, OFB, etc) et régionales (DREAL, DRAAF), collectivités territoriales, chambres consulaires, etc

Profil recherché

Savoirs :
Solide expérience en secrétariat de direction
Connaissance précise de la DDT, de ses activités, de son environnement institutionnel et de ses principaux interlocuteurs
Maîtrise des outils bureautiques, de la charte graphique et de la rédaction administrative
Rédaction des compte-rendus et de synthèses
Maîtrise des applications Casper, GIR, CHORUS DT, Resana

Savoir-faire :
Sens de la discrétion, de l'écoute, de la diplomatie, de la courtoisie
Travail en équipe
Capacité d'analyse et de synthèse
Expression écrit et orale
Techniques de l'accueil
Avoir le sens des relations humaines, établir une relation de confiance avec sa hiérarchie et les membres de la direction
Avoir une bonne capacité d'adaptation
Etre autonome et disponible, rigoureux et organisé dans l'exécution des tâches, savoir anticiper et hiérarchiser les urgences, prendre des initiatives dans son champ de responsabilités

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Contacter :

Jean-François HOU, directeur départemental
Mél : [e-mail]
Tél : [phone]

Séverine FEBVRE, directrice départementale adjointe
Mél : [e-mail]
Tél : [phone]

Pour les informations administratives, contacter le SGCD 74 :
Geneviève FAYE, cheffe du service ressources humaines et gestion des compétences
Tél : [phone]
Mél : [e-mail] et [e-mail]

N° du poste : E000029229

Cotation RIFSEEP : groupe 2 pour le corps des secrétaires administratives

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

Vacant à partir du 01/11/2025

Directrice / Directeur de cabinet

Des offres d'emplois recommandées pour vous

Direction et pilotage des politiques publiques

• Localisation : Haute Savoie (74)
• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Employeur : Services départementaux d'incendie et de secours

Direction et pilotage des politiques publiques

• Localisation : Haute Savoie (74)
• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

Direction et pilotage des politiques publiques

• Localisation : Haute Savoie (74)
• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Employeur : Structures de coopération territoriale

Direction et pilotage des politiques publiques

• Localisation : Haute Savoie (74)
• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

Direction et pilotage des politiques publiques

• Localisation : Haute Savoie (74)
• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

Direction et pilotage des politiques publiques

• Localisation : Haute Savoie (74)
• Fonction publique : Fonction publique Territoriale