Chargée / Chargé d’accueil et de réservation

Communauté des Communes du pays de Barr; Andlau; Sur place; EUR 19 000 - 27 000; Temps partiel

Résumé du poste

La Communauté des Communes du pays de Barr cherche une personne en charge de l’accueil, des réservations et de la surveillance du patrimoine, à temps partiel (28 h/semaine), pour le CIP La Seigneurie à Andlau.

Vous accueillerez le public, gérerez les réservations et les ventes, et participerez à la promotion des activités culturelles tout au long de l’année, en assurant le bon fonctionnement du site et le service public.

Qualifications

• Maîtrise des techniques d’accueil
• Connaissance du milieu culturel et touristique
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (PAO/DAO serait un plus)
• Maîtrise de l’allemand et de l’anglais
• Notions de comptabilité
• Savoir s’adapter à des interlocuteurs différents
• Savoir organiser l’information
• Savoir gérer des flux de visiteurs
• Savoir vendre et gérer un stock
• Respect des procédures de sécurité

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter le public en face à face, par téléphone et par courriel.
• Informer sur le CIP et l’offre touristique du territoire.
• Assurer l’ouverture et la fermeture des bâtiments et le standard téléphonique.
• Assurer la gestion administrative des activités (ateliers, visites guidées, locations de salle) et les devis/contrats/facturation.
• Saisir la programmation sur le calendrier Outlook et gérer les locations et animations.
• Gérer la régie de recettes et la boutique (billetterie, produits, stocks, caisse).
• Promouvoir les manifestations culturelles et alimenter les contenus du site et réseaux sociaux.
• Participer à l’alimentation administrative (courrier, archivage, statistiques).
• Remplacer au pied levé un agent d’accueil absent.
• Veiller à la sécurité et au respect des règles d’accueil.

Connaissances

Accueil et relation client

Bureautique et informatique

Allemand et Anglais

Notions de comptabilité

Adaptation et écoute

Organisation et polyvalence

Rigueur et confidentialité

Outils

PAO/DAO

Description du poste

La Communauté des Communes du pays de Barr emploie une quarantaine d’agent, dont le personnel affecté à la
Seigneurie. Ce Centre d’interprétation du patrimoine, situé au pied du vignoble d’Andlau dans une magnifique bâtisse Renaissance, met en lumière, à travers un parcours de visite permanent, des expositions et une programmation culturelle tout au long de l’année, les patrimoines naturels et culturels du territoire ainsi que les savoir faire qui ont permis leur réalisation.
Nous recherchons une personne en charge de l’accueil, des réservations et de la surveillance du patrimoine, à temps non complet, pour une durée hebdomadaire de 28h00.

Missions

Accueil du public

• Accueille, informe, conseille et oriente les différents publics en face à face, par téléphone et par courriel (tout public et participants aux activités)
• Informe sur le Centre d’interprétation du patrimoine – la Seigneurie (tarifs, horaire, contenu, animations) et sur l’offre touristique du territoire
• Assure l’ouverture et la fermeture des bâtiments (mise sous alarme)
• Assure le standard téléphonique, le transfert des appels, l’accueil des rendez-vous

Gestion des réservations

• Assure la gestion administrative des activités proposées (ateliers, visites
• Guidées, conférences, locations de salle…) : devis, réservations, contrats, facturation, paiement, relance.
• Saisit la programmation des activités proposées sur le calendrier Outlook dans les plannings concernés : location salles, activités pédagogiques…

Gestion de la régie de recettes

• Assure les ventes de billetterie et de produits de la boutique, veille au quotidien à la bonne tenue de la régie de recettes en lien avec le régisseur.

Gestion de la Boutique

• Assure la gestion de la boutique en lien avec la direction : veille sur de nouveaux produits, mise à jour des tarifs de vente, paramétrage du logiciel de caisse et gestion des stocks (inventaire, commande, relations fournisseurs, réception, déballage, étiquetage, installation des marchandises…)

Promotion de l’équipement

• Actualise et entretient ses connaissances sur le contenu de la programmation et de la tarification
• Assure la promotion du Centre d’interprétation du patrimoine – la Seigneurie, notamment des manifestations culturelles (expositions temporaires, ateliers, conférences…)
• Relaie auprès des différents services les retours qualitatifs et les besoins des différents publics sur les activités, l’accueil et la programmation
• Participe à l’alimentation du site Internet et des réseaux sociaux (page Facebook, Instagram…) et des sites de programmation : mise à jour des contenus,
• Développe les clientèles (CE, groupes…)
• Participe à la diffusion des brochures du CIP

Gestion administrative

• Participe aux diverses missions liées au fonctionnement du service (courrier, archivage, classements, réassorts de documents, affichage, signalétique, etc.)
• Met en page, édite et imprime des documents de communication pour affichage à l’intérieur du CIP
• Saisit les statistiques de fréquentation
• Assure des missions administratives : commande de fournitures, aide administrative sur les projets en cours, mailings divers…

Hygiène et Sécurité

• Respecte et fait respecter les règles de sécurité liées à un équipement recevant du public

Activités complémentaires

• Peut être amené à remplacer au pied levé un agent d’accueil absent.

Profils recherchés

• Fort intérêt pour le patrimoine et la culture
• Connaissance du milieu culturel et touristique
• Maîtrise des techniques d’accueil
• Maitrise des outils bureautique et informatique : la connaissance d’outils de PAO/DAO serait un plus
• Maitrise de l’allemand et de l’anglais
• Notions de comptabilité
• Savoir s’adapter à des interlocuteurs différents
• Savoir organiser l’information
• Savoir gérer des flux de visiteurs
• Savoir vendre et gérer un stock
• Respecter les procédures de sécurité
• Grand sens des contacts, des relations humaines, de l’écoute et du travail en équipe
• Polyvalence
• Discrétion, rigueur et méthode
• Disponibilité et réactivité
• Probité et sens du service public
• Capacité de faire circuler l’information
• Respect de la confidentialité, objectivité
• Ponctualité
• Contact et modalités de candidature

Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent