Chargé ou Chargée des Services Généraux H / F

Sciences Po; Vanves; Hybride; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique renommée cherche un chargé des services généraux pour gérer des relations avec des prestataires, assurer la qualité des services et centraliser la gestion administrative. Le candidat idéal a une formation Bac +2 en gestion et doit faire preuve de rigueur et d'autonomie. Des déplacements occasionnels sont à prévoir. Avantages : télétravail, congés payés, mutuelle et accès à des activités sociales.

Prestations

Télétravail (2 jours/semaine)

Rémunération fixe et primes

40 jours de congés payés

Protection sociale familiale

Prise en charge des frais de transport

Titres Restaurant

Cours de sport gratuits

Qualifications

• Expérience en tant que chargé(e) des services généraux.
• Connaissance des procédures d'achats publics appréciée.
• Capacité à gérer des tâches multiples et autonomie requises.

Responsabilités

• Assurer le suivi des prestations des marchés.
• Être l'interlocuteur privilégié des prestataires.
• Piloter les contrats et les plannings d'intervention.
• Centraliser la gestion administrative et les commandes.

Connaissances

Discrétion

Diplomatie

Gestion des priorités

Esprit d'initiative

Autonomie

Rigueur

Compétences en reporting

Excellent relationnel

Formation

Formation supérieure Bac +2 en gestion, bâtiment ou logistique

Outils

Cegid XRP Ultimate

Suite Office

Description du poste

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable adjoint des services généraux et au sein d'une équipe composée de 9 collaborateurs, vous êtes l'interlocuteur principal pour toutes les problématiques liées à vos domaines d'intervention : food & beverage. Vos missions consisteront à : - Assurer le suivi de l'exécution des prestations : - Du marché des traiteurs - Du marché des distributeurs automatiques - Du marché des fontaines à eau - Des prestations de machines à café Et être force de proposition sur le sujet de la restauration externe - Assurer les relations avec le CROUS - Interlocuteur(trice) privilégié(e) du directeur d'unité de gestion et de son adjoint(e) - S'assurer du bon respect des prestations devant être réalisées par le CROUS - Travailler avec les étudiants et le CROUS pour obtenir une alimentation conforme aux attentes de l'institution. - Piloter les contrats - Piloter les plannings d'interventions des différents prestataires en vous assurant de la continuité et la qualité de service - Etre l'interlocuteur privilégié des prestataires, piloter leur activité de façon régulière grâce à du reporting, des comités de pilotage, un bilan annuel d'activités, etc. - Etre force de proposition pour améliorer les processus et pour proposer des améliorations budgétées - Centraliser la gestion administrative : effectuer le suivi de la facturation, des relances, du calendrier de maintenance, etc. - Préparer les marchés et suivre leur exécution - Passer et suivre les commandes, le contrôle des livraisons - Être l'interlocuteur unique des prestataires et centraliser les demandes concernées par votre périmètre - Définir et rédiger les procédures, règles d'utilisation, contrôler leurs applications et s'assurer du suivi administratif et opérationnel - En fonction du prestataire et de son activité, s'assurer du suivi des documents administratifs obligatoires pour l'ensemble des prestataires pilotés (exemple : plans de prévention, documents légaux, attestations d'assurances, etc.) - Assurer et suivre les prestations sur l'ensemble des bâtiments - Assurer un rôle de conseil auprès des campus de région en étant l'interlocuteur(trice) privilégié(e) sur vos différents domaines. Des déplacements occasionnels dans les différents campus sont à prévoir. - Gestion du back-up sur le périmètre suivant : fournitures de bureaux, vêtements professionnels et commandes de la direction et / ou institutionnelles. N.B : Les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être ajustées en fonction des besoins du service et des problématiques qui lui sont rattachées. En effet, le chargé des services généraux pourra également se voir mobiliser dans le cadre d'autres missions des services généraux si l'activité l'exige.

• De formation supérieure de niveau Bac +2 idéalement spécialisée en gestion, bâtiment ou logistique, vous bénéficiez d'une expérience professionnelle réussie en tant que chargé(e) des services généraux - Une connaissance d'un outil système d'information comptable et financier (exemple : Cegid XRP Ultimate) serait appréciée - Une connaissance des procédures d'achats publics (appels d'offres, consultation, etc.) serait appréciée - Discrétion et diplomatie - Sens de l'anticipation et gestion des priorités - Capacité à gérer des tâches multiples - Disponibilité, assurer une présence terrain - Esprit d'initiative - Autonomie, rigueur, sens du détail - Sens du reporting, compétences sur la suite Office - Excellent relationnel, bon communicant(e) Avantages : - Télétravail (2 jours / semaine) - Rémunération fixe sur 12 mois et primes - 40 jours ouvrés de congés payés par an - Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) - Prise en charge de 55 % des frais de transport et / ou forfait mobilité durable (475 € / an) - Titres Restaurant - Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire - Offre sociale et culturelle du CSE Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.