CHARGE(E) DE PROJETS ÉVÉNEMENTIELS (H/F)

MAIRIE; Épinal; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) Chargé(e) de projets événementiels pour coordonner la mise en œuvre du festival Les Imaginales. Vous serez en charge de l'accueil des invités, de la logistique, et de l'organisation de divers événements. Un bon niveau d'anglais ainsi qu'une expérience en management de projets culturels sont requis. Conditions de travail incluent des horaires décalés et la possibilité de télétravail.

Prestations

Chèques déjeuner

Régime Indemnitaire

RTT

Protocole télétravail

Qualifications

• 2 ans d'expérience en management de projets culturels.
• Autonomie et travail en équipe.
• Disponibilité pour travailler le soir et le week-end.

Responsabilités

• Coordonner l'accueil des invités du festival Les Imaginales.
• Gérer la préparation logistique des événements.
• Contribuer à l'organisation générale de la manifestation.

Connaissances

Concevoir et gérer un projet

Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement

Mettre en oeuvre des actions de communication

Organisation d'événements thématiques

Utiliser les outils numériques

Anglais niveau avancé B2

Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires

Connaissances dans la chaîne du livre

Connaissances dans le domaine de l'édition

Formation

Bac+3 ou Bac+4 en Tourisme culturel

Licence professionnelle des métiers de la communication et de l'événementiel

Master en communication, marketing et production événementielle

Description du poste

C'est dans ce cadre qu'elle souhaite recruter un(e) «Chargé(e) de projets événementiels».Sous la responsabilité du Responsable des Evénements et des Fêtes Traditionnelles, vous coordonnerez la mise en œuvre du festival Les Imaginales en lien avec un binôme et un coordinateur technique.Vous pourrez également contribuer à la coordination de projets évènementiels aux côtés d'autres porteurs de projets dans le cadre de la conception, préparation et mise en œuvre d'évènements ou manifestations.Vous aurez pour missions principales :° Coordination de l'Accueil des Invités du festival Les Imaginales :- Planification et organisation des transports et séjours des auteurs et invités (intervenants, universitaires, modérateurs, etc.) du festival dans le cadre de l'articulation de la programmation aux côtés de l'équipe dédiée, de la Direction Artistique du festival et dans le respect du cadre administratif de référence (marché transport avec une agence de voyage, partenariats hôteliers et restaurateurs, etc.) ;- Établissement des contrats d'auteurs dans le respect de la charte du Centre National du Livre et suivi de leur application ;- Coordination de la logistique et d'accueil des auteurs sur place : établissement des feuilles de routes des invités et fiches auteurs ainsi que du livret d'accueil, préparation du kit d'accueil des invités, coordination de leur séjour en lien avec les hôtels partenaires, l'équipe et les personnes en charge des navettes, etc. ;- Suivi des dépenses liées à l'accueil des invités en lien avec la comptable dédiée à la manifestation ;Coordination générale de la manifestation :- Contribution à la gestion administrative et l'organisation générale des Imaginales, de sa préparation à sa mise en œuvre : impulsion et coordination de réunions (établissement des ordres du jours et des comptes-rendus), établissement de courriers et de documents administratifs, participation à la conception de supports de présentation ou de communication, contribution à l'établissement de cahiers des charges, négociations de partenariats, mobilisation et suivi des relations partenaires ou fournisseurs stratégiques et développement de logiques d'optimisation des dépenses et de co-production ;- Préparation et organisation des différents temps professionnels (entretiens Auteurs-éditeurs, Masterclass d'écriture, etc.) ;- Contribution à l'élaboration du bilan de la manifestation permettant de :o Comparer les effets (et impacts) au regard des objectifs et critères de résultats définis en amont ;o Exploiter les résultats de l'évaluation pour les stratégies futures ;o Mesurer les effets et impacts des projets culturels et artistiques.- Le cas échéant :o Développement des publics et de démarches de médiation s'intégrant à la manifestation en favorisant la prise en compte des nouveaux publics et, en particulier, des publics éloignés de l'offre culturelle ;o Contribution à l'élaboration et la proposition de projets s'intégrant à la manifestation ;o Contribution à d'autres missions relatives à l'activité, aux projets et évènements portés par la Direction de la Culture.Doté(e) d'un intérêt fort pour la lecture en général et la littérature de l'imaginaire en particulier, vous êtes reconnu(e) pour votre aptitude au travail en équipe, partenarial et collaboratif ainsi que pour votre bienveillance et aisance relationnelle et rédactionnelle., Vous disposez d'une grande disponibilité (soirs et week-ends) ;CONDITIONS DE TRAVAIL :Lieu de travail : Maison Romaine - 2 impasse des Blanchisseuses 88 000 Epinal(12 jours RTT), Chèque déjeuner, CET, RTT, Régime Indemnitaire, amicale du personnel (Comité d'Action sociale), protocole télétravail.POSTE A POURVOIR PAR VOIE STATUTAIRE OU CONTRACTUELLE et rémunération selon grille indiciaire de la fonction publique territoriale : grade Attaché(e)/Rédacteur(trice)Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) avant le 31/08/25

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 37H/semaineTravail en horaires décalés
Travail en journée
Travail les week-ends et jours fériés
Conditions de travail Déplacements professionnels
Travail en mode projet
Possibilité de télétravail
Salaire

• selon grille indiciaire

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) - management de projets culturels Cette expérience est indispensable
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Tourisme culturel Cette formation est indispensable

Compétences

• bonnes connaissances dans la chaîne du livre Cette compétence est indispensable
• bonnes connaissances dans le domaine de l'édition Cette compétence est indispensable
• Concevoir et gérer un projet Cette compétence est indispensable
• Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles Cette compétence est indispensable
• Licence professionnelle des métiers de la communication et de l'événementiel Cette compétence est indispensable
• Mettre en oeuvre des actions de communication Cette compétence est indispensable
• Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement Cette compétence est indispensable
• Organisation d'événements thématiques Cette compétence est indispensable
• Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement Cette compétence est indispensable
• Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement Cette compétence est indispensable
• Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning Cette compétence est indispensable
• Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l'événement Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Anglais niveau avancé B2
• Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation
• Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires
• Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture
• Master en communication, marketing et production événementielle
• Mettre en place des stratégies de marketing pour des événements
• Négocier avec les prestataires externes
• Organisation d'évènements professionnels
• Organisation de soirées
• Recueillir et analyser les besoins client
• connaissance de la collectivité territoriale
• B - Véhicule léger Ce permis est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de contrôle de soi
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Souhaitant préserver un cadre naturel exceptionnel, Epinal s'engage activement dans la transition écologique, favorisant les initiatives durables en œuvrant pour un environnement préservé. Dynamique sur le plan culturel avec le Musée des Images, la ville d'Epinal organise régulièrement des événements d'envergure : des festivals, comme Les Imaginales et des expositions qui enrichissent la vie locale, et favorise le bien vivre ensemble