Chargé(e) de gestion administrative & Référent(e) évènementiel (H/F)

Gif-sur-Yvette; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

La commune de Gif-sur-Yvette recherche un(e) Chargé(e) de gestion administrative & Référent(e) évènementiel au sein de son service Citoyenneté. Vous serez responsable de la coordination d'événements publics et de la gestion administrative du service, contribuant ainsi à l'image de la collectivité. Ce poste à temps complet, à pourvoir rapidement, offre une politique de ressources humaines attractive.

Prestations

25 jours de congés annuels + RTT

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois

Participations aux loisirs et vacances

Qualifications

• Connaissances des collectivités territoriales.
• Aisance rédactionnelle.
• Respect des délais.

Responsabilités

• Coordination du recensement de la population.
• Organisation des cérémonies commémoratives.
• Participation à la préparation des scrutins électoraux.

Connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques

Aisance relationnelle

Organisation

Ponctualité

Description du poste

Chargé(e) de gestion administrative & Référent(e) évènementiel (H/F)

Commune de plus de 23 000 habitants implantée au cœur du Parc Naturel Régional de la Haute Vallée de Chevreuse, située à 20 km au sud de Paris, accessible en transports en commun (RER B et plusieurs lignes de bus).
Rejoindre Gif-sur-Yvette, c’est intégrer une Ville dynamique en pleine évolution qui propose un panel de métiers dans différents secteurs et notamment dans celui du service de la citoyenneté.

Sous l’autorité et la supervision de la Responsable du service Citoyenneté, au sein d’une équipe de 16 agents répartis sur 5 sites, vous devrez assurer les missions suivantes :

1. Soutien aux missions ponctuelles du service

Coordination du recensement de la population

• Interlocuteur unique de l’INSEE et intégration des données préalables au recensement dans l’interface OMER
• Recrutement des agents recenseurs : arrêtés de nomination, cartes officielles, suivi de l’avancement de l’activité des agents dans OMER

Organisation des cérémonies

• Commémorations
- Sur la base de la liste de tâches préétablie, préparation matérielle des cérémonies commémoratives (Bons de commandes, réservation, fleurs …) des 8 mai, 24 août et 11 novembre.
- Suivi des dossiers de demande de subvention des associations d’Anciens combattants.

• Cérémonie de remise de carte électorale
- Sur la base du calendrier et de la liste de tâches préétablie, préparation matérielle de la cérémonie

• Tirage au sort des jurés d’assises

• Médailles du travail
- Réception des diplômes et élaboration du tableau de suivi.
- Organisation de la cérémonie en lien avec le Cabinet du maire

Participation active à la préparation des scrutins électoraux

• Préparation matérielle des scrutins électoraux (gestion des fournitures, des procurations et des dossiers règlementaires pour les 16 bureaux de vote)
• Logistique ville et canton (affichage ville, bulletins de vote…)
• Présence au bureau centralisateur les dimanches de scrutin.

2. Suivi administratif du service

• Suivi des archives, des achats, des commandes et fournitures
• Suivi de la signalétique interne en mairie

Dossiers spécifiques

• Traitement des statuts de syndicats (réception, récépissé numéroté, transmission au Tribunal judiciaire)
• Suivi de l’activité de l’espace France Services et préparation du dossier de demande de subvention auprès des services de l’État

• Soutien aux secteurs « Accueil » et « Fêtes et Cérémonies » sur demande du responsable

Vous travaillez pour un service d’accueil du public, vous représentez l’image de la collectivité.
Le service se divise en 6 secteurs, une très bonne connaissance des missions de chacun sera indispensable.
Formation
Toute application de nouvelles dispositions réglementaires ou de nouvelles procédures fera l’objet d’une information ou formation préalable en intra ou inter collectivité, un crédit d’heures de formation étant prévu sur le temps annuel de travail.
Horaires et congés
• Les congés et récupérations seront accordés par le responsable du service en fonction des priorités et besoins du service.
• La présence éventuelle le samedi matin sera définie et organisée selon le planning établi par le chef de service.
• Présence obligatoire les week-ends d’élections. Pas de prise de congés sur les périodes électorales.

Savoir-faire / compétences techniques

• Maîtrise et respect des procédures de travail et de la règlementation
• Connaissances des collectivités territoriales
• Aisance rédactionnelle
• Maîtrise des logiciels et outils bureautiques utilisés dans le service

Savoir-être

• Très bonne présentation
• Aisance relationnelle
• Aptitude au travail en équipe et à la polyvalence
• Organisation
• Ponctualité, disponibilité et rigueur
• Respect des délais

Poste à temps complet à pourvoir dès que possible, par voie statutaire ou contractuelle (CDD).

POLITIQUE RESSOURCES HUMAINES ATTRACTIVE :
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois
- 25 jours de congés annuels + RTT (cycle hebdomadaire 37h45)
- Commune adhérente au Comité Nationale d’Action Sociale (CNAS) : service de billetterie réduit (cinéma, spectacle, sorties culturelles, loisirs ...), Amicale du personnel
- Participation aux frais de centres de loisirs, séjours vacances
- Politique d’accompagnement des agents
- Participation à la prévoyance

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Monsieur le maire
Mairie de Gif-sur-Yvette
9, Square de la Mairie
91190 Gif-sur-Yvette