Chargé.e de gestion administrative au sein des écoles doctorales de PSL (F/H)

Université PSL; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université PSL recherche un.e chargé.e de gestion administrative pour accompagner les Écoles doctorales Sciences du vivant et Sciences cognitives. Le candidat idéal aura un BEP à Bac+2, deux ans d'expérience, et de solides compétences organisationnelles. Ce poste comporte une gestion administrative des doctorants, un suivi scolaire, et une interaction avec divers partenaires universitaires. La position est d'un CDD de 12 mois avec 39 heures de travail hebdomadaire, possibilités de télétravail.

Prestations

Tickets restaurant

Participation mutuelle santé

Accès à l’offre sportive et culturelle du campus

Qualifications

• Minimum de 2 ans d'expérience en gestion administrative.
• Connaissance des processus administratifs universitaires et dispositifs de financement de la recherche appréciée.
• Sens de la confidentialité important.

Responsabilités

• Gestion administrative de l’Ecole doctorale et suivi de la scolarité des doctorants.
• Gestion sur la plateforme ADUM.
• Assistance à la Direction dans la mise en place de documents cadre.

Connaissances

Compétences organisationnelles

Capacité à communiquer

Connaissance de l’enseignement supérieur

Connaissance du fonctionnement d’une école doctorale

Formation

BEP, Bac à Bac+2

Outils

Office 365

Outil ADUM

Description du poste

Structure d'accueil

PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.

Composée de 13 établissements (2 900 enseignants-chercheurs et 17 000 étudiants, 140 laboratoires) elle figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle est lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA) et de France 2030.

L’Université PSL est chef de file du Pôle PSL Innovation, financé dans le cadre de l’AAP Pôles Universitaires d’Innovation (PUI), qui vise à fédérer l’ensemble des acteurs de l’innovation de l’écosystème PSL, et à coordonner et renforcer le transfert, l’incubation et l’accompagnement de projets innovants et de partenariats avec le monde socio-économique. Les objectifs principaux du Pôle PSL Innovation sont de stimuler l’émergence de projets innovants, les interactions avec le monde socio-économique et le flux de créations d’entreprises et de transfert de technologies et connaissances.

Pour plus d’informations : www.psl.eu ; https://psl.eu/pole-universitaire-dinnovation-de-luniversite-psl

L'Université PSL a récemment créé deux nouvelles écoles doctorales : l'École doctorale Sciences du vivant-PSL (fondée en 2023, accueillant 80 doctorant.e.s/an) et l'École doctorale Sciences cognitives-PSL (2025).

Ces écoles visent à renforcer la compétitivité internationale de PSL en s'alignant sur les Programmes Gradués existants (Sciences du Vivant et FrontCog) pour offrir un parcours cohérent Master-Doctorat dans des domaines de recherche de pointe en biologie, biotechnologies, santé et sciences cognitives.

Missions

Activités principales

Le-la chargé.e de gestion administrative a pour mission principale d’accompagner la Direction des Ecoles doctorales Sciences du vivant et Sciences cognitives. Il/elle est rattachée hiérarchiquement à la Direction de la recherche de PSL et est placé.e sous l’autorité fonctionnelle du Directeur de l’Ecole doctorale Sciences du vivant.

Le chargé.e de gestion administrative travaillera initialement principalement au sein de l'école doctorale Sciences du Vivant et développera graduellement son activité au sein de l'Ecole doctorale Sciences Cognitives au fur et à mesure de l’accroissement de l’activité de cette nouvelle école.

Sous la supervision de la personne en charge de la coordination de l’Ecole doctorale Sciences du vivant, il/elle est en charge de la gestion administrative, pédagogique et organisationnelle des activités des écoles doctorales.

Il/elle est en charge de l'accompagnement des doctorants dans la scolarité (inscriptions, suivi), de la gestion des processus administratifs en lien avec les partenaires de l’Ecole doctorale (Collège Doctoral de PSL, établissements de préparation de thèse, organismes de financements et contribue à la mise en œuvre des programmes de formation. Il/elle travaille au sein d’une équipe et interagit avec les étudiants et leurs encadrants.

Activités Principales

• Gestion administrative de l’Ecole doctorale et suivi de la scolarité des doctorants, de l’inscription jusqu’à la soutenance, en lien avec les services des établissements de PSL et dans le respect des procédures règlementaires du doctorat
• Gestion sur la plateforme ADUM (inscription, réinscription, traitement des rapports de comité de suivi individuel et des formations, demandes de soutenance)
• Gestion du mailing avec les doctorants, les encadrants et autres partenaires de l’ED, animation des réseaux sociaux de l’ED, en lien avec la Direction de la communication de PSL
• Assister la Direction dans la mise en place de documents cadre
• Aide à l’organisation et à la gestion de l’offre de formation de l’Ecole doctorale en collaboration avec le Collège doctoral de PSL, le Programme Gradué et l’Ecole Interne
  
  

Activités Secondaires

• Soutien au suivi des instances de l’ED : planification des réunions du conseil de l’ED, du comité de direction, de l’assemblée générale ; rédaction des comptes-rendus
• Soutien à l’organisation des journées d’accueil, séminaires, conférences, soutenances ; gestion de la logistique des événements et des formations en lien avec le comité de direction
  
  

Poste Ouvert Aux

• Non titulaires de la fonction publique : CDD de droit public de 12 mois
• Temps de travail hebdomadaire : 39 heures
• Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète
• Télétravail selon politique de PSL et activités du service
• Ecole de formation interne
• Tickets restaurant
• Prise en charge transport par PSL : 75%
• Participation mutuelle santé
• Accès à l’offre sportive et culturelle du campus PSL (Installations sportives, théâtres, conférences, concerts…)
  
  

L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Niveau de diplôme requis : BEP, Bac à Bac+2

Domaines : Assistanat/gestion administrative

Niveau minimum d'expérience requis : 2 ans

Compétences Et Connaissances

• Compétences organisationnelles
• Capacité à communiquer efficacement et à travailler avec des interlocuteurs multiples
• Connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche français, notamment dans le domaine du doctorat appréciée
• Connaissance du fonctionnement d’une école doctorale appréciée
• Connaissance des processus administratifs universitaires et dispositifs de financement de la recherche appréciée
  
  

Savoirs Être

• Rigueur et autonomie
• Sens de la confidentialité
  
  

Compétences Numériques

• Maîtrise des outils bureautiques (Office 365)
• Connaissance de l’outil ADUM appréciée
  
  

Candidater

• CV et lettre de motivation
  
  

Diplôme et expérience professionnelle

Bac, Bac+1/Bac+2, BEP/CAP