Chargé.e de formation et d’administration

La Manufacture Chanson; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une structure culturelle incontournable recherche un agent de maîtrise pour assurer le traitement administratif des activités de formation. Ce rôle est essentiel pour la gestion des financements et l'organisation des formations professionnelles. Vous apporterez votre rigueur, votre autonomie et vos compétences relationnelles à une petite équipe dynamique. Des outils numériques variés seront utilisés pour optimiser les activités administratives et garantir le succès des formations.

Prestations

Tickets restaurant

50 % du Navigo

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative des formations.
• Connaissance en comptabilité et facturation est un plus.
• Compétences en rédaction et expression orale requises.

Responsabilités

• Gestion administrative des activités de formation.
• Suivi des inscriptions et gestion des relations avec les financeurs.
• Mise à jour des outils numériques de gestion de formation.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Organisation

Relations interpersonnelles

Formation

Bac + 2

Outils

Pack Office

Sage

Airtable

Description du poste

Bac + 2 minimum - avoir une expérience de la gestion administrative de centre de formation, de financements états-Europe et / ou de structures culturelles.

Qualités personnelles et savoir-être :

Très bonnes qualités relationnelles - Rigueur, autonomie, capacité d’initiative, grandes qualités d’anticipation et d’organisation - Sens du travail en équipe et en petite structure - Grande disponibilité et implication

Compétences et savoir-faire :

Bonne connaissance de la formation professionnelle - Excellente maîtrise des outils numériques, notamment bureautique (word, excel, CRM, outils no code, Wordpress…) - Connaissance en comptabilité et facturation - Connaissance des secteurs culturels de la musique, du spectacle vivant et enregistré. - Qualités rédactionnelles et bonne expression orale

MISSIONS ET ACTIVITÉS DE LA FONCTION

Il / elle est en charge du traitement administratif des activités de formation professionnelle continue, initiale et loisir.

Activités principales :

• Référencement du catalogue de formation sur divers plateforme (DOKELIO, EDOF, Les Arts de la Table, autres CARIF OREF…)
• Gestion administrative des formations professionnelles (suivi inscriptions, devis, contrats, relance auprès des futurs stagiaires et des organismes financeurs, contrat, convocations, déclaration KAIROS, suivi feuilles émargement en collaboration avec l’accueil, facturation, règlements…)
• Utilisation, suivi et mise à jour des outils numériques de gestion de la formation et des différentes plateformes de financement de la formation professionnelle.
• Travaux administratifs divers (dossiers de subventions ADAMI, SACEM, SCPP et SPPF, conventions, partenariats…)
• En collaboration avec la coordinatrice pédagogique, suivi des inscriptions aux épreuves de certifications (bulletins inscriptions, partitions), édition et envoi des parchemins au certifiés, accrochage des certifiés auprès de France Compétence
• Participation au «Comité Formation» et à la mise en œuvre de la certification Qualiopi
• Organisation et suivi administratif des masters class
• Organisation et suivi administratif des formations loisirs

Activités ponctuelles :

• Gestion administrative du «Fonds de Professionnalisation et de Solidarité» d’AUDIENS (suivi inscription, facturation, relance)
• Personnes ressource pour l’équipe accueil : gestion administrative des mises à disposition de salles (conventions, réservations, devis, factures, règlements), gestion et suivi des plannings, accueil-informations des usagers
• Participation à des groupes de travail de la FNEIJMA ou autres réseaux, représentation et présence à divers évènements (JIRAFE, Forum asso du 11

MOYENS ET CONDITIONS D’EXERCICE

Outils professionnels utilisés :

Les Arts de la Table (Airtable) - Logiciel de comptabilité (Sage) - Pack Office – Planning PME – Plateformes organismes financeurs (EDOF, Dokelio, France Travail, AFDAS…)

Conditions spécifiques d'exercice :

• L’équipe étant réduite, une grande polyvalence est nécessaire (accueil, information, petits travaux administratifs ou autres possibles) - Possibilités de travail en soirée ou en week-end -- Télétravail partiel
• Date embauche : 18 août 2025
• Type de contrat : CDD (remplacement de congé maternité)
• Durée hebdomadaire de travail : temps plein
• Convention collective appliquée : CCNSVP
• Qualification : agent de maitrise – Echelon : 1
• Salaire brut : 2 074,21 € bruts
• Tickets resto + 50 % du Navigo

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