Chargé(e) d'accueil et secrétaire des centres socioculturels

Ville de Villenave d'Ornon; Villenave-d'Ornon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une ville de Bordeaux Métropole recherche un(e) chargé(e) d'accueil et secrétaire pour développer des projets d'information et d'orientation au sein des centres socioculturels. Le candidat idéal doit avoir une maîtrise de l'outil informatique et des compétences en gestion administrative. Ce poste implique des responsabilités en secrétariat, accueil physique et orientation du public. Horaires de travail pouvant inclure des week-ends et des astreintes éventuelles.

Qualifications

• Expérience en gestion d'accueil et de secrétariat appréciée.
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe.
• Sens du service public et capacité d'adaptation.

Responsabilités

• Développer et coordonner des offres d'accueil et d'orientation.
• Assurer le secrétariat des centres socioculturels.
• Identifier et orienter les demandes du public.

Connaissances

Maîtrise de l'outil informatique

Capacité d'initiative

Maîtrise des techniques d'accueil

Connaissance en gestion de planning

Sens de l'organisation

Formation

Notions en gestion administrative

Formation en gestion d'outils de communication

Outils

Logiciel adhérents i-Noé

Logiciel Civil Finances

Description du poste

Contexte

Avec près de 40 000 habitants, Villenave d’Ornon est la cinquième des 28 communes de Bordeaux Métropole par son nombre d’habitants.

Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d’une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l’aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.

Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l’avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 15, 39, Lignes, 85, 87, 90, 89), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.

Avec son vaste territoire équilibré en plusieurs secteurs résidentiels, elle permet à chacun de vivre une vraie vie de quartier, non pas autour d’un, mais de plusieurs « centres villes ».

La Ville est dotée d’infrastructures efficaces mais aussi de nombreux équipements publics récents et de logements neufs abordables. Elle déploie également un fort dynamisme économique grâce à des zones d’activités bien intégrées au tissu urbain et fort recherchées par les nouvelles entreprises. À cela s’ajoutent de nombreux projets créateurs d’activité et d’emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.

Mission

Sous La Responsabilité Hiérarchique Du Responsable Du Pôle Des Moyens De L'EPA Centres Socioculturels Villenavais, Le Ou La Chargé(e) D'accueil Et Secrétaire a Pour Missions Principales

• Développer et coordonner une offre globale d’information et d’orientation
• Assurer le secrétariat du centre socioculturel
• Écouter, informer et orienter les publics
• Participer à l'élaboration du journal des centres socioculturels « Planète CSC »
• Contribuer au Projet Social et de son évaluation
• Être régisseur principal de la régie de recettes du centre socioculturel

Activités

• Accueil physique
• Proposer une offre d'accueil globale et d'orientation au sein du centre (physiquement et téléphoniquement) et par le biais de supports de communication (programme d'activités, réseaux sociaux)
• Animer et gérer l'espace dédié
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer un système de mesure de la fréquentation et réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
• Participer à la construction de liens avec les usagers

Renseignement Et Orientation Du Public

• Identifier et orienter la demande en fonction de son degré d'urgence
• Présenter des documents d'information et de communication
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la structure
• Réaliser les inscriptions et les encaissements des adhérents
• Participer à la construction de liens avec les usagers

Secrétariat

• Assurer le secrétariat, selon les procédures en vigueur, des centres socioculturels (gestion du courrier, fournitures, planning de réservation des salles et des véhicules, etc.)
• Réaliser des travaux de bureautique (saisie et mise en forme de courriers, compte rendu, organisation du tri, classement et archivage des dossiers)
• Suivre et gérer l'agenda de la structure
• Élaborer les supports de communication
• Adapter les messages aux supports de communication et aux publics ciblés (Internet, plaquette, petit journal du centre...)
• Effectuer les sauvegardes informatiques et mises à jour des fichiers
• Saisir les factures dans le logiciel métier (Civil Finances)

Autres Interventions Polyvalentes En Lien Avec L'équipe

• Participer aux temps forts d'animation en soutien à l'équipe d'animateurs

Profil attendu

Compétences techniques et professionnelles

• Maîtrise de l'outil informatique et du logiciel adhérents i-Noé, ainsi que des applications spécifiques liées au poste de travail
• Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueil
• Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion de planning
• Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique et d'internet

Qualités relationnelles

• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité d'adaptation et de réactivité
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Sens de l'organisation
• Sens du service public

Formations et/ou diplômes requis

• Notions en gestion administrative
• Formation en gestion d'outils de communication

Moyens nécessaires/Outils de travail

• Photocopieur/imprimante
• Matériel de bureautique
• Accès internet
• Téléphone

Conditions de travail

• L'agent sera appelé à travailler par roulement
• Heures supplémentaires possibles soirs et week-ends
• Possibilité d'astreintes de nuit (uniquement lors d'accompagnement de familles ou de jeunes en séjour)
• Liens internes : Président de l'EPA, DGS, Direction du Pôle Développement Durable, Directeur de l'EPA, Responsable du Pôle Moyens, responsable de structures, services concernés par le champ politique de la Ville, service communication, services techniques...
• Liens externes : CAF, CD33, services de l'État, tissu associatif local, services de la Ville, CCAS, Trésor Public, MSD, etc.

Date limite pour postuler : 18/03/2025